Organizational Structure là gì? Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

1. Lý giải Organizational Structure là gì chính xác nhất?

Khi được hỏi bạn có biết ý nghĩa của “Organizational Structure là gì hay không” thì chắc nhiều người chỉ hiểu nó là cơ cấu tổ chức chứ về ý nghĩa thực sự của nó chắc ít ai có thời gian để tìm hiểu chính xác về nó. Vậy cùng bài viết này, và bỏ một chút thời gian của bản thân để tìm hiểu về Organizational Structure hiện nay như thế nào nha.

Organizational Structure là cơ cấu tổ chức giúp một công ty phân công một hệ thống phân cấp xác định vai trò, trách nhiệm và giám sát. Đó là kế hoạch phác thảo ai báo cáo cho ai và ai chịu trách nhiệm cho việc gì. Nó thường được ghi lại và chia sẻ dưới dạng sơ đồ tổ chức bao gồm các chức danh công việc và cấu trúc báo cáo.

Cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng bởi tổ chức và cung cấp nền tảng cho các quy trình hoạt động cụ thể của một doanh nghiệp bất kỳ. Thông qua cơ cấu của tổ chức giúp xác định những cá nhân nào, thành viên nào sẽ tham gia vào quá trình ra quyết định quản lý và hành động của một tổ chức sẽ được người đó ra quyết định quản trị như thế nào và ở mức độ ra sao.

Một tổ chức có cấu trúc tốt đạt được sự phối hợp hiệu quả, vì cấu trúc mô tả các kênh liên lạc chính thức và mô tả cách các hành động riêng biệt của các cá nhân được liên kết với nhau. Cấu trúc mà một tổ chức thiết kế phụ thuộc rất lớn vào tầm nhìn, mục tiêu và chiến lược mà nó áp dụng trong việc đạt được các mục tiêu đó. Do đó, điều rất quan trọng đối với một tổ chức là hết sức quan tâm trong khi tạo ra cấu trúc tổ chức. Cấu trúc nên xác định rõ ràng các mối quan hệ báo cáo và luồng thẩm quyền vì điều này sẽ hỗ trợ giao tiếp tốt - dẫn đến luồng quy trình làm việc hiệu quả và hiệu quả.

Để biết được các hình thức cơ cấu tổ chức hiện nay các doanh nghiệp đang áp dụng vào doanh nghiệp mình như thế nào thì cùng đón đọc ngay phần tiếp theo của bài viết này để có thêm thông tin cần thiết cho bản thân mình.

2. Các hình thức cơ cấu tổ chức được doanh nghiệp áp dụng hiện nay

2.1. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo trực tuyến

Với hình thức doanh nghiệp áp dụng cơ cấu tổ chức theo trực tuyến tức là lấy người quản lý doanh nghiệp ra quyết định và giám sát trực tiếp trước tất cả công việc với những người cấp dưới của mình. Và nhân cấp dưới chỉ chịu sự điều hành của một người quản lý cụ thể hoặc người lãnh đạo trực tiếp của mình.

Với hình thức cơ cấu tổ chức này khiến mối quan hệ của các thành viên trong tổ chức thực hiện một cách trực tuyến với nhau và hoạt động của nhân viên chỉ nhận trực tiếp từ một người phụ trách trực tiếp của một người. Mỗi người quản lý sẽ có trách nhiệm đưa ra những chỉ thị và quyết định với nhân viên của mình và nhận báo cáo trực tiếp từ người nhân viên đó.

Thông thường các doanh nghiệp sẽ áp dụng cơ cấu tổ chức trực tuyến này chỉ đến các bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đến các mục tiêu của tổ chức như bộ phận dịch vụ, bộ phận thiết kế sản phẩm, bộ phận phân phối và sản xuất sản phẩm. Với việc thực hiện cơ cấu trực tuyến cho doanh nghiệp mang đến cho doanh nghiệp sự thống nhất, và đặc biệt là chi phí quản lý điều hành doanh nghiệp thấp.

2.2. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng

Khi doanh doanh lựa chọn cơ cấu tổ chức theo chức năng tức là phần nhiệm vụ và chức năng quản lý tách riêng cho một bộ phận hoặc một cơ quan nào đó đảm nhiệm. Cơ cấu doanh nghiệp này giúp cho nhân viên quản lý cần phải am hiểu sâu rộng các kiến thức chuyên môn, nhiệm vụ và các kiến thức có liên quan trong phạm vị quản lý được phân nhiệm vụ như quản lý chất lượng, quản lý hành chính, quản trị văn phòng, quản trị dự án...

Đây là cách tổ chức doanh nghiệp mang đến nhiều ưu điểm, doanh nghiệp thực hiện chuyên môn hóa các chức năng quản lý, để có được những chuyên gia chuyên sâu trong ngành, các bộ phận trong doanh nghiệp được phân công nhiệm vụ rõ ràng, việc làm này đã giúp được hiện tượng chồng chéo chức năng của các bộ phận với nhau từ đó thúc đẩy chuyên môn hóa các bộ phận và hoàn thành tốt nhất công việc được giao. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm thì còn hạn chế như cấp dưới, nhân viên sẽ chịu chỉ huy và chị đảo từ nhiều người cấp trên, người chỉ huy khác nhau.

Việc làm quản lý điều hành tại Hồ Chí Minh

2.3. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo trực tuyến kết hợp với chức năng

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp tuyến đi kèm với chức năng, theo đó bạn có thể hiểu mối quan hệ của cấp trên và cấp dưới đi theo đường thẳng, còn các bộ phần chức năng được thực hiện theo những chỉ dẫn cụ thể từ các lời chỉ dẫn, lời khuyên và việc kiểm tra hoạt động từ các bộ phận trực tuyến trong doanh nghiệp hiện nay.

Đâu là cơ cấu tổ chức nhằm thu hút các chuyên gia trực tiếp giải quyết các vấn đề chuyên môn và từ đó giảm bớt được các gánh nặng với các nhà quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên điểm hạn chế của bộ máy là là cồng kềnh, nhiều đầu mối và đòi hỏi những người quản lý phải biết cách điều phối hoạt động để ăn khớp với nhau và hoạt động hiệu quả cho doanh nghiệp.

2.4. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo trực tuyến đi kèm với tham mưu

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo hướng trực tuyến – tham mưu đặc điểm là người lãnh đạo doanh nghiệp chính là người chịu trách nhiệm với những quyết định của mình, là người đưa ra những mệnh lệnh những chỉ đạo. Khi lãnh đạo gặp vấn đề khó giải quyết họ sẽ tìm đến ý kiến tham mưu của các chuyên gia ở các bộ phận cụ thể nào đó, chẳng hạn như khi gặp vấn đề về tài chính họ sẽ tìm đến thâm mưu bởi giám đốc tài chính trong doanh nghiệp.

Thông qua cơ cấu tổ chức trực tuyến đi kèm với tham mưu này giúp các nhà lãnh đạo tận dụng triệt để được năng lực chuyên môn, tài năng của các chuyên gia và giảm bớt được những rủi ro có thể xảy ra, và giảm bớt sự phức tạp cho tổ chức. Tuy nhiên, với cơ cấu tổ chức này đòi hỏi người lãnh đạo đứng đầu doanh nghiệp cần biết cách để tuyển dụng được những người phụ trợ tốt nhất cho mình.

Việc làm quản lý nhân sự

2.5. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo các chương trình và mục tiêu hoạt động

Khi doanh nghiệp tổ chức cơ cấu theo chương trình và mục tiêu thì các chương trình và mục tiêu của từng chương trình được gắn kết chặt chẽ với nhau và đưa ra một ban chủ nhiệm với các chương trình và mục tiêu được đặt ra, bạn chủ nhiệm sẽ có nhiệm vụ điều phối các thành viên, các nguồn lực, giải quyết các vấn đề và thực hiện các chương trình để đạt được mục tiêu mà chương trình đó hướng đến.

Ưu điểm khi cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo hình thức này là đảm bảo được sự phối hợp của các bộ phận, các ngành để thực hiện chương trình và đạt được mục tiêu. Thông qua việc thành lập cơ cấu chương trình mục tiêu thì khi chương trình diễn ra các thành viên phối hợp để thực hiện mục tiêu, khi chương trình kết thúc thì các thành viên sẽ quay lại với nhiệm vụ trước đây của mình. Tuy nhiên, khi thực hiện cơ cấu tổ chức theo chương trình này sẽ dẫn đến một vấn đề đó là dễ xảy ra xung đột, đòi hỏi cần có những chính sách và biện pháp để gắn kết thành viên và hoàn thành nhiệm vụ của doanh nghiệp.

2.6. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo ma trận

Một cấu trúc ma trận được tổ chức để quản lý nhiều chiều. Nó cung cấp cho các cấp báo cáo theo cả chiều ngang cũng như chiều dọc và sử dụng các nhóm chức năng chéo để đóng góp cho chuyên môn chức năng. Vì những nhân viên như vậy có thể thuộc về một nhóm chức năng cụ thể nhưng có thể đóng góp cho một nhóm hỗ trợ chương trình khác.

Kiểu cấu trúc này tập hợp các nhân viên và người quản lý qua các phòng ban để cùng nhau hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Nó dẫn đến việc trao đổi và lưu chuyển thông tin hiệu quả khi các bộ phận phối hợp chặt chẽ và liên lạc với nhau thường xuyên để giải quyết các vấn đề.

Cấu trúc này thúc đẩy động lực giữa các nhân viên và khuyến khích một phong cách quản lý dân chủ, nơi đầu vào từ các thành viên trong nhóm được tìm kiếm trước khi các nhà quản lý đưa ra quyết định.

Tuy nhiên, cấu trúc ma trận thường làm tăng sự phức tạp bên trong trong các tổ chức. Vì báo cáo không giới hạn ở một giám sát viên duy nhất, nhân viên có xu hướng bị nhầm lẫn về việc người giám sát trực tiếp của họ là ai và hướng đi của ai. Quyền hạn và giao tiếp kép như vậy dẫn đến khoảng cách giao tiếp, và phân chia giữa các nhân viên và người quản lý.

3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chịu ảnh hưởng bởi yếu tố nào?

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp theo các cơ cấu tổ chức cụ thể sẽ gặp các vấn đề và các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức để hoạt động tổ chức được hiệu quả nhất. Cùng với timviec365.vn đi điểm danh các yêu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp cụ thể như sau:

3.1. Yếu tố khách quan ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan đó là:

+ Bị ảnh hưởng bởi hệ thống các quy định của nhà nước trong việc tổ chức và phân cấp tổ chức trong bộ máy quản lý.

+ Cơ cấu tổ chức bị ảnh hưởng bởi khối lượng công việc được giao cho.

+ Chịu ảnh hưởng bởi trình độ kỹ thuật, công nghệ, khoa học và mức độ trang bị của lao động trong tổ chức.

+ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý còn chịu ảnh hưởng bởi địa bàn hoạt động, địa điểm nơi đặt tổ chức.

+ Một trong những yếu tố khách quan nữa đó chính là môi trường hoạt động của tổ chức chính là một yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức.

Để có thể phát triển tổ chức được tốt nhất thì doanh nghiệp nên chú ý thay đổi tổ chức sao cho phù hợp với các yếu tố này để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động được ổn định và tốt nhất.

Việc làm phó giám đốc điều hành

3.2. Yếu tố chủ quan ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Bên cạnh những yếu tố khách quan còn có những yếu tố chủ quan ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý như sau:

+ Chịu ảnh hưởng bởi trình độ của người quản lý trong doanh nghiệp, tổ chức.

+ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới chịu ảnh hưởng từ cơ cấu tổ chức cũ của bộ máy quản lý cũ.

+ Chịu ảnh hưởng từ năng lực làm việc, trình độ của các cán bộ tại bộ phận tham mưu cho tổ chức

+ Cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng bởi quan hệ trong tổ chức.

+ Cuối cùng là chịu ảnh hưởng bởi mục tiêu và phương hướng hoạt động của tổ chức.

Khi tổ chức giải quyết được các vấn đề này thì sẽ giúp cơ cấu tổ chức trong bộ máy quản lý được tốt nhất và hiệu quả nhất.

Cần tìm việc

Qua chia sẻ về Organizational Structure là gì giúp bạn hiểu được ý nghĩa, các hình thức cơ cấu tổ chức hiện nay trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó biết được các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý để từ đó có được những hướng đi tốt nhất cho cơ cấu tổ chức của tổ chức, doanh nghiệp.