Chỉ tiêu KPI là gì? Cách xác định chỉ tiêu KPI hiệu quả

1. Chỉ tiêu KPI là gì

Chỉ tiêu KPI (Key Performane Indicator) hay còn có tên gọi khác là chỉ tiêu đánh giá việc thực hiện công việc. Đây là một trong những phương pháp phổ biến hiện này giúp cho các công ty có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân sự mỗi bộ phận dựa trên việc hoàn thành chỉ tiêu KPI. Dựa trên khối lượng công việc hoàn thành theo chỉ số KPI đã đề ra, công ty sẽ đưa ra các chế độ thưởng phạt đối với từng cá nhân. Từ đó giúp nâng cao năng suất làm việc và đào thải những cá nhân không có năng lực thích ứng.

2. Phân loại chỉ tiêu KPI

Có rất nhiều cách để phân loại chỉ tiêu KPI nhưng có hai cách phổ biến được nhiều công ty và các doanh nghiệp sử dụng là KPI chiến thuật và KPI chiến lược.

2.1. KPI chiến lược

Chỉ tiêu KPI chiến lược thường được gắn với các mục tiêu chiến lược như lợi nhuận, doanh thu, các thị phần, thương hiệu. Những chỉ tiêu này chính là yếu tố tác động trực tiếp đến sự sống còn và hỗ trợ thực hiện chiến lược của công ty.

Ví dụ như chỉ tiêu KPI chiến lược với mục tiêu doanh thu là 100 tỷ/năm thì KPI chiến lược phải đảm bảo công ty có doanh thu để có thị phần và lợi nhuận tốt. Nếu không đạt chỉ tiêu đề ra thì công ty sẽ không bảo đảm được lợi nhuận, thậm chí mất cả thị phần vào tay đối thủ khác. Về lâu dài sẽ không đạt mục tiêu trở thành công ty đứng trong top đầu của thị trường.

2.2. KPI chiến thuật

KPI chiến thuật sẽ gắn với các chỉ tiêu mang tính chiến thuật. Nói theo một cách dễ hiểu tức là hoạt động cụ thể sẽ nhằm đạt tới mục tiêu chiến lược.

Ví dụ như để đạt mức doanh thu 100 tỷ/năm thì công ty cần có ít nhất 500 khách hàng kí hợp đồng với các giá trị mỗi hợp đồng trung bình 200 triệu/năm. Vậy để có 500 khách hàng ký hợp đồng thì công ty cần tạo ra khoảng 10.000 khách hàng có khả năng tiếp cận qua các website, fanpage. Chỉ số KPI chiến thuật ở đây sẽ là số lượng khách hàng tiếp cận với số kế hoạch mục tiêu là 10.000 khách hàng/năm. Thông thường chỉ tiêu chiến thuật này sẽ được giao phó cho phòng marketing.

Chỉ tiêu KPI chiến thuật này có thể tách nhỏ hơn thành những chỉ tiêu cụ thể để giao cho các thành viên khác phụ trách tương ứng với từng chức năng công việc. Giả dụ như sẽ có 4000 khách hàng tiếp cận qua website và 6000 khách hàng tiếp cận qua fanpage.

Như vậy, KPI chiến lược có thể được coi là các chỉ tiêu ở cấp công ty và được phân bổ cho các thành viên Ban giám đốc rồi xuống đến các phòng ban cụ thể. Các trưởng phòng sẽ làm nhiệm vụ phân tích các chỉ tiêu này một cách cụ thể hơn ở cấp chiến thuật và giao cho các thành viên có trách nhiệm tương ứng để hoàn thành các chỉ tiêu KPI được để ra.

Xem thêm: File KPI mẫu là gì? Bật mí quá trình xây dựng một KPI mẫu

3. Cách xác định chỉ tiêu KPI

Việc xác định chỉ tiêu KPI và đánh giá hiệu quả làm việc cho nhân viên luôn là vấn đề đau đầu của mọi tổ chức đặc biệt là các doanh nghiệp. Một công cụ được sử dụng phổ biến hiện nay để giải quyết các vấn đề liên quan đến chỉ số đo lường hiệu suất là thẻ điểm cân bằng BSC. Đầu tiên chúng ta cần xác định được điểm khách biệt giữa thước đo hiệu suất và thước đo kết quả.

Chỉ số hiệu suất sẽ đại diện cho hết của của các hành động đã thực hiện trước đó, trong khi chỉ số kết quả sẽ là thược đo định hướng cho những kết quả đạt được trong chỉ số hiệu suất. Bởi, nếu không có các tác nhân biểu thị kết quả thì hiệu suất không thể cho chúng tả biết cách để đạt được những kế quả đã đề ra.

Ngược lại, với các chỉ số kết quả có thể báo hiệu những cải thiện trong chính sách mới của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không cho biết những cải thiện đó có dẫn dắt các kết quả về tài chính, khách hàng hay không nếu không có các chỉ số đo lường hiệu suất.

Những thước đo này phản ảnh những nhân tố thành công cốt lõi của danh nghiệp. Khi các đơn vị đặt mục tiêu phát triển công ty, ví dụ như các trường đại sẽ xây dựng chỉ tiêu KPI vào các năm như tỉ lệ đỗ đại học? Tỉ lệ tốt nghiệp? Tóm lại, dù có là chỉ tiêu nào đi nữa thì chúng cũng phải phản ánh mục tiêu và sứ mệnh của doanh nghiệp.

Việc xác định rõ các chỉ tiêu KPI và bám sát vào các chỉ số này rất quan trọng. Rất nhiều đơn vị đề ra các chỉ tiêu KPI sai mục đích dẫn đến doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả. Ví dụ điển hình như trở thành một doanh nghiệp có tiếng nhất cũng không phải là một KPI chuẩn vì sự nổi tiếng đó không thể so sánh với các doanh nghiệp khách nếu không có các chỉ số dẫn chứng hay chỉ tiêu là thu hút khách hàng cũ đến mua hàng nhiều lần. Đó được coi là chỉ tiêu KPI vô ích vì không có sự phân biệt rõ ràng giữa khách hàng mới và khách hàng cũ.

Bạn có thể tham khảo một số cách xây dựng chỉ tiêu KPI cụ thể như nếu đặt mục tiêu là xây dựng một đội ngũ bán hàng giỏi thì doanh số hàng năm sẽ là chỉ tiêu KPI để đánh giá hiệu quả công việc. Chỉ tiêu này sẽ được thiết lập dựa trên hệ thống thông tin kinh doanh. Sau đó, doanh nghiệp chỉ cần đặt chỉ tiêu KPI bán hàng như tăng 20% doanh thu/năm. Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm KPI để giúp cho quá trình phân tích các chỉ số được chính xác hơn.

Tuy nhiên, trên thực tế thì có chất nhiều chỉ số không thể đo lường được đồng nghĩa với việc không thể tìm ra chìa khóa thành công cho doanh nghiệp. Do vậy, khi chọn chỉ tiêu KPI thì cần thận trọng chọn ra những chỉ tiêu cho thấy được tổng thế những yếu tố quan trọng và những việc vần ưu tiên thực hiện trong họa động của mình. Đó mới là những yếu tố quan trọng để đảm bảo mọi nhân viên đều tập trung vào việc đạt các mục tiêu đề ra trong chỉ tiêu KPI để đạt hiệu quả cao nhất.

4. Lợi ích của việc xác định chỉ tiêu KPI

Chỉ số KPI thường được tính toán trong hệ thống quản trị tổng thể của doanh nghiệp (ERP). Với mỗi phòng ban khác nhau thì lại có các chỉ tiêu KPI khác nhau. Tất cả điều đó cho thấy những lợi ích của việc đề ra những chỉ tiêu KPI và thực hiện nó trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.

Chỉ tiêu KPI giúp đo lường hiệu suất làm việc của một cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp so với những mục tiêu đã đề ra trước đó. Dựa vào khôi lượng công việc hoàn thành theo chỉ số KPI đề ra giúp nhà quản lý có thể đưa ra chế độ lương thưởng hợp lý đối với từng nhân viên. Từ đó tạo động lực cho nhân viên có tinh thần làm việc tốt hơn.

Ngoài ra, KPI còn góp phần không nhỏ giúp cho đội ngũ nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu, định hướng của công việc, các nhân tố quan trọng cần ưu tiên hoàn thành trước để đạt được mục tiêu. Chỉ tiêu KPI còn định hình hướng phát triển, mở rộng tầm nhìn, chiến lược cho doanh nghiệp một cách sâu sát đến với từng cá nhân.

Tóm lại, chỉ tiêu KPI là một công cụ đánh giá hiệu quả làm việc không thể thiếu trong một doanh nghiệp. Mong rằng qua bài viết trên đây bạn có thể hiểu chỉ tiêu KPI là gì? Và cách xác định chỉ tiêu KPI một cách hiệu quả nhất.