Office manager là gì? Thông từ A đên Z về quản lý văn phòng

1. Bạn đã biết office manager là gì? Những thông tin về office manager

Bạn chịu trách nhiệm làm việc dưới sự quản lý của ai? Trong một văn phòng với hàng ngàn nhân viên thì ai là người quản lý chung? Đó chính là office manager.

1.1. Hiểu đúng về office manager

Office manager là gì? Office manager được hiểu là quản lý trong văn phòng, người phụ trách điều hành một văn phòng gọi tắt là quản lý văn phòng. Người quản trị văn phòng là người chịu trách nhiệm tổ chức tất cả các hoạt động hành chính tạo điều kiện cho văn phòng hoạt động trơn tru. Họ phải có kỹ năng giám sát các nhân viên khác một cách công bằng, nhất quán. Nhiệm vụ của người quản lý cũng có thể bao gồm tuyển dụng và sa thải nhân viên, cũng như giải quyết xung đột trong nhóm.

Người quản lý văn phòng là người chịu trách nhiệm về các hoạt động quản lý hành chính của một công ty hoặc tổ chức. Đôi khi họ được gọi chung là quản lý dịch vụ hành chính hoặc quản lý văn phòng kinh doanh. Công việc chính của họ là điều hành một văn phòng bao gồm phân bổ các nguồn lực vật chất như vật tư và không gian văn phòng, cũng như lên lịch các sự kiện nội bộ. Quản lý văn phòng cũng giám sát nhân viên vận hành như nhân viên hành chính, kỹ thuật viên và kế toán. Họ cũng phát triển, thực hiện, giám sát và xem xét các kế hoạch, quy trình làm việc giữa các phòng ban và hệ thống chiến thuật và hoạt động, tuân thủ các mục tiêu chiến lược, chính sách, thủ tục, ngân sách, quy chế, nguyên tắc điều hành công sở, thời hạn và các yêu cầu liên quan khác của tổ chức.

Nói cách khác, họ phải đảm bảo rằng nhân viên hỗ trợ của công ty hoặc tổ chức đang hoạt động tốt và trơn tru. Họ có thể phải làm việc với các nhà cung cấp, phân tích mức tiêu thụ năng lượng và đảm bảo các cơ sở được an toàn và sạch sẽ. Quy mô quản lý và công việc của họ phụ thuộc nhiều vào quy mô của tổ chức. Ví dụ, trong một tập đoàn đa quốc gia họ có thể quản lý vài trăm nhân viên. Mặt khác trong một doanh nghiệp nhỏ, người quản lý văn phòng có thể chỉ phụ trách một vài nhân viên.

1.2. Quản lý văn phòng thực hiện những nhiệm vụ gì?

Nhiệm vụ cho người quản lý văn phòng thay đổi tùy theo quy mô của tổ chức sử dụng lao động, do đó, điều đó có thể có nghĩa là tổ chức, lập kế hoạch và giám sát một nhóm lớn trợ lý hành chính , hoặc làm việc với một hoặc hai người trong một văn phòng nhỏ hơn. Bất kể quy mô của tổ chức, một người quản lý văn phòng phải có khả năng thúc đẩy và khuyến khích nhân viên tăng cả năng suất và chất lượng công việc.

Trách nhiệm của Office manager bao gồm:

- Tổ chức các cuộc họp và sắp xếp các cuộc hẹn

- Chịu trách nhiệm gõ và xử lý thư, khiếu nại và truy vấn; đặt hàng văn phòng phẩm và nội thất; chuẩn bị thư, thuyết trình và báo cáo; giám sát công việc của nhân viên thư ký, văn thư và hành chính.

- Những Office manager cũng chịu trách nhiệm tổ chức các chương trình giới thiệu nhân viên mới; đảm bảo rằng các chính sách an toàn lao động luôn; xử lý tuyển dụng nhân viên và thẩm định chất lượng nhân sự.

- Chịu trách nhiệm tham dự các cuộc họp với nhà quản lý cấp cao: lưu giữ hồ sơ nhân sự

1.3. Nhiệm vụ hằng ngày của nhân viên quản lý văn phòng là gì?

Bên cạnh những nhiệm vụ trên, những quản lý văn phòng sẽ có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể theo từng ngày tiêu biểu như:

- Đào tạo, cố vấn, giám sát và kỷ luật nhân viên hành chính.

- Đảm bảo hiệu quả tổng thể của hoạt động hàng ngày bằng cách giám sát quy trình làm việc hàng ngày và phân công nhiệm vụ phù hợp giữa các nhân viên.

- Theo dõi hiệu suất của nhân viên, ngân sách dự án và thời hạn.

- Đưa ra các khuyến nghị và điều chỉnh cần thiết cho các phương pháp và hệ thống làm việc hiện tại.

- Chuẩn bị thuyết trình, đề xuất và báo cáo.

- Giám sát bảo trì và sửa chữa thiết bị văn phòng, cũng như thay thế các vật tư bị thiếu.

1.4. Những kỹ năng cần thiết mà office manager phải có

Để thực hiện nhiệm vụ này bạn cần sẵn sàng những kỹ năng và yêu cầu cần thiết như sau:

- Kỹ năng giao tiếp: Người quản lý văn phòng cộng tác với đồng nghiệp, quản lý, báo cáo trực tiếp và trong một số trường hợp khách hàng. Họ cần có khả năng lắng nghe và giao tiếp hiệu quả. Khả năng giao tiếp nghĩa là phải đáp ứng những yêu cầu: khả năng giao tiếp bao gồm nói, soạn thảo văn bản và và giao tiếp với nhân viên, đồng nghiệp, giám đốc điều hành; có thể trình bày thông tin và ý tưởng cho các nhóm khác nhau, đơn giản hóa các vấn đề thường phức tạp và dài dòng; truyền đạt một thái độ hấp dẫn và sử dụng giọng điệu có ảnh hưởng với trọng tâm là phát triển các mối quan hệ lâu dài, cả bên trong và bên ngoài, để tạo điều kiện cho các nỗ lực làm việc, liên kết và hợp tác; và xử lý các yêu cầu và yêu cầu một cách chuyên nghiệp, ngoại giao và khéo léo.

- Chú ý đến chi tiết: Từ việc đặt hàng vật tư văn phòng đến việc tuân thủ các tiêu chuẩn của từng nghề nghiệp, đảm bảo mọi chi tiết đều đúng là rất quan trọng đối với công việc của người quản lý văn phòng.

- Kỹ năng lãnh đạo: Quản lý văn phòng phụ trách nhân viên hỗ trợ. Họ cần phải thúc đẩy, kỷ luật và giải quyết xung đột một cách thường xuyên. Khả năng lãnh đạo giúp họ thúc đẩy bản thân và những người khác để đạt được kết quả và vượt quá mục tiêu; và tháo vát, hoạt bát và thể hiện khát vọng mạnh mẽ phát triển doanh nghiệp. Khả năng lãnh đạo giúp họ được mọi người chú trọng; sẵn sàng đặt lợi ích của khách hàng và đồng nghiệp lên hàng đầu.

- Kỹ năng phân tích: Làm thế nào công ty có thể tiết kiệm tiền? Có phải chúng ta đang tận dụng tối đa nguồn lực của mình? Các nhà quản lý văn phòng cần tìm ra sự thiếu hiệu quả và tiết kiệm chi phí như một phần công việc hàng ngày của họ. Xác định các vấn đề và giải quyết vấn đề kịp thời bằng cách sử dụng sáng tạo và phán đoán hợp lý; và có thể thu thập, giám sát và phân tích tất cả các loại dữ liệu định lượng và định tính vào các báo cáo và trình bày thông tin cho các mục đích hoạch định chiến lược và giải quyết vấn đề.

- Kỹ năng quản lý dự án và tổ chức xuất sắc: Có khả năng làm việc độc lập và là một phần của nhóm trong môi trường có nhịp độ nhanh; linh hoạt, linh hoạt và sẵn sàng làm việc trong các ưu tiên liên tục thay đổi; và có thể ưu tiên các nhiệm vụ và trách nhiệm phù hợp.

- Kỹ năng hành chính văn phòng Thể hiện sự thành thạo trong xử lý văn bản máy tính, bảng tính và các ứng dụng cơ sở dữ liệu; và thể hiện khả năng gõ với tốc độ 40 đến 60 từ mỗi phút, ...

Ngoài ra bạn cũng cần chuẩn bị những kỹ năng cơ bản sau: Khả năng thích ứng; kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xây dựng mối quan hệ; kỹ năng tổ chức; kỹ năng sử dụng tin học văn phòng; là người sáng tạo; kỹ năng giải quyết vấn đề; ...

Bên cạnh các kỹ năng được liệt kê ở trên, Quản lý văn phòng cần có được kiến ​​thức sâu rộng về thực hành và thủ tục văn thư, cũng như các nguyên tắc quản lý kinh doanh. Họ thường làm như vậy bằng cách hoàn thành một văn bằng sau đại học về quản trị kinh doanh hoặc kế toán.

Có kiến ​​thức cơ bản về lĩnh vực mà ứng viên muốn làm việc luôn là điều bắt buộc. Do đó, những Office manager có thể chọn theo đuổi các bằng cấp và khóa học bổ sung trong các lĩnh vực như giáo dục hành chính văn phòng hoặc quản lý lữ hành và du lịch.

Hầu hết các vị trí Quản lý Office yêu cầu tối thiểu 3 đến 5 năm kinh nghiệm quản lý điều hành hành chính trước đó, trong khi một số vị trí có thể yêu cầu tối đa 10 năm. Kinh nghiệm quản lý dự án tạo thành một tài sản nhất định, cũng như kinh nghiệm kế toán và kế hoạch sự kiện. Một số chứng nhận về y tế cũng thường được ưu tiên trong quá trình ứng tuyển.

Việc làm Hành chính - Văn phòng tại Hà Nội

2. Những công việc tuyển dụng quản lý văn phòng nổi bật hiện nay

Vị trí Office manager được tuyển dụng nhiều và gần như công việc nào cũng cần vị trí này. Trong đó nổi bật nhất phải kể tới những ngành nghề sau:

- Quản lý nhân sự: Người quản lý nhân sự (HR) chịu trách nhiệm tuyển dụng, phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên mới cũng như đóng vai trò liên kết giữa nhân viên và quản lý của công ty. Vai trò này chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các kế hoạch và thủ tục, như chính sách nhân sự và giám sát công việc của phòng nhân sự. 

- Trợ lý hành chính: có công việc tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân viên, làm việc với khách hàng và thực hiện bất kỳ chỉ thị nào được đưa ra bởi người quản lý. Người này có thể chịu trách nhiệm tạo lịch làm việc và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Vì đây cũng là vai trò của khách hàng, trợ lý giám đốc có thể chịu trách nhiệm giúp đỡ khách hàng bằng cách hoàn lại tiền hoặc trao đổi và đảm bảo sự hài lòng chung.

- Quản lý kế toàn và tiên lương: Người quản lý tiền lương là một chuyên gia tài chính và nhân sự kinh doanh, người xử lý tất cả các khía cạnh của việc chuẩn bị và phân phối các khoản thanh toán của nhân viên. Điều này bao gồm duy trì hồ sơ tiền lương, tính thuế, cân đối tài khoản tiền lương và giám sát các thành viên khác của nhân viên biên chế.

Các nhà quản lý tài chính chịu trách nhiệm giám sát sức khỏe tài chính của một tổ chức. Họ tạo báo cáo tài chính, hoạt động đầu tư trực tiếp và tạo kế hoạch tài chính dài hạn của một tổ chức.

Việc làm Hành chính - Văn phòng tại Hồ Chí Minh

3. Operations Manager và Office Manager sự khác biệt giữa hai công việc này là gì?

3.1. Operations Manager là gì? Khác biệt cơ bản giữa Operations Manager và Office Manager

Operation Manager là người quản lý những hoạt hoạt động doanh nghiệp. Nói một cách đơn giản, một người quản lý hoạt động là người tập trung vào các mục tiêu lớn và đặt nền tảng đúng đắn để hoàn thành chúng. Họ là những người luôn nhìn về phía trước, phân tích những cách phù hợp để làm cho doanh nghiệp có lợi nhuận và hiệu quả hơn. Các nhà quản lý hoạt động giám sát tình trạng sức khỏe tổng thể của một công ty, khắc phục các sự cố hoặc chậm lại nơi họ có thể xảy ra. Đôi khi được gọi là điều phối viên văn phòng, nhiệm vụ cụ thể của họ thay đổi từ văn phòng này sang văn phòng khác, nhưng có một số trách nhiệm chính có xu hướng bật lên nhiều nhất, bao gồm xây dựng chiến lược hoạt động, giám sát chuỗi cung ứng, cải thiện hiệu suất của nhân viên và thúc đẩy tuân thủ công việc.

Họ thường làm việc bên ngoài các nhóm hoặc nhóm cụ thể, thay vào đó tập trung nỗ lực và thời gian của họ vào hoạt động kinh doanh nói chung. Cả người và kỹ năng quản trị đều rất quan trọng đối với người quản lý hoạt động vì không có hai ngày nào đòi hỏi phải có chuyên môn hoàn toàn như nhau - ví dụ, một số được dành để giải quyết các vấn đề giữa các đồng nghiệp, trong khi những người khác dành riêng để đặt mục tiêu hữu hình cho năm hoặc quý tiếp theo.

Trong khi đó, các nhà quản lý văn phòng là những người làm hài lòng môi trường văn phòng, giống như chất keo gắn kết mọi người lại với nhau vì lợi ích của toàn bộ tổ chức. Họ lấp đầy mỗi ngày làm việc với các hoạt động cải thiện môi trường chung và tinh thần chung của không gian của họ. Nhiệm vụ điển hình của người quản lý văn phòng bao gồm tiến hành đăng ký với nhân viên, nhận cuộc gọi và ghi chú chi tiết, giám sát việc sử dụng vật tư văn phòng, quản lý bảng lương, lên kế hoạch cho sự kiện và giám sát khách.

Các nhà quản lý văn phòng làm việc để thống nhất và làm sinh động nơi làm việc, đây là một khía cạnh cực kỳ quan trọng, nếu thường bị bỏ qua, của một doanh nghiệp hiệu quả. Họ là chuyên gia về tổ chức và giao tiếp, và có khả năng, vì sự tương tác liên tục của họ với cư dân văn phòng, họ cũng sẽ kết thúc việc cải thiện hiệu quả và quy trình làm việc của văn phòng. Chúng là một phần không thể thiếu của bất kỳ nơi làm việc thành công nào, nhưng chức danh công việc của họ là một điểm gây tranh cãi cho một số người.

3.2. Khi nào cần Operations Manager khi nào cần Office Manager

Khi xem xét vai trò của điều phối viên văn phòng so với người quản lý văn phòng , hãy xem cụ thể về bản chất của hoạt động và văn phòng doanh nghiệp bạn. Mặc dù chức danh của họ rất giống nhau, nhưng người quản lý hoạt động và người quản lý văn phòng đơn giản là không có nhiều sự chồng chéo giữa các nhiệm vụ tương ứng. Các nhà quản lý hoạt động được cho là nhìn vào bức tranh lớn, làm việc mỗi ngày để cải thiện tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp để tiếp tục các mục tiêu của công ty. Trong khi đó, các nhà quản lý văn phòng là những người dồn nén vỉa hè, thiết lập giọng điệu của văn phòng và đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có động lực và hài lòng với công việc của họ.

Điều quan trọng nhất cần ghi nhớ với cả hai vai trò là cho dù tên của chúng là gì, chúng đều cần thiết cho một văn phòng hiện đại, năng suất. Công việc của họ là bổ sung, làm việc để tăng cường những phần tốt nhất của nơi làm việc trong khi đồng thời cố gắng giảm thiểu những phần tồi tệ nhất. Mặc dù các chức danh gần gũi, nhưng điều duy nhất các nhà quản lý hoạt động và quản lý văn phòng có điểm chung là cả hai đều sử dụng thời gian của mình để cải thiện trải nghiệm làm việc trong văn phòng.

Tuyển dụng

Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ được những thông tin cơ bản về Office Manager là gì cho mình.