[Reservation là gì?] Những thông tin về reservation bạn cần biết

1. Tìm hiểu về reservation là gì?

Reservation là một thuật ngữ chuyên ngành khách sạn - nhà hàng tiếng Anh và hiểu trong tiếng Việt chính là “đặt phòng” hay “đặt chỗ”. Đây được biết đến là một bộ phận rất quan trọng đối với ngành quản trị nhà hàng và dịch vụ ăn uống - quản lý khách sạn, giúp tiếp nhận các thông tin về yêu cầu đặt phòng từ khách hàng cũng như phối hợp với một số bộ phận liên quan khác để phục vụ, đáp ứng được tối đa nhu cầu của khách hàng. Có thể thấy, đây chính là bộ phận nòng cốt và chủ yếu giúp mang đến nguồn doanh thu trong hoạt động kinh doanh của khách sạn.

Hiện nay, với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ cùng các ứng dụng hiện đại thì bên cạnh việc khách hàng đến trực tiếp các địa điểm quầy lễ tân khách sạn để đặt phòng thì họ còn có thể thực hiện điều đó thông qua hệ thống online của khách sạn, gọi điện thoại, gửi email, fax,... Khách hàng cũng có thể liên hệ với các bên trung gian có mối liên kết với khách sạn để đặt phòng như là các trung tâm, những người làm dịch vụ booking phòng khách sạn bên ngoài, các đại lý trung gian (reservation agent) như Traveloka, Agoda, Trivago,... để việc đặt phòng được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, giảm bớt các thủ tục phức tạp.

Bộ phận reservation trong khách sạn sẽ có mối quan hệ rất mật thiết, chặt chẽ đối với một số bộ phận khác như lễ tân (recepionist)/ tiếp tân, buồng phòng, các nhân viên thuộc bộ phận front office... để qua đó thông báo về số lượng khách đặt phòng cho bộ phận lễ tân sắp xếp, kiểm tra các loại phòng như phòng dorm, phòng deluxe, phòng bungalow (hay xuất hiện trong các khu resort), phòng đôi, phòng standard, phòng suite, phòng premier, phòng executive,... nhập vào hệ thống quản lý, đón tiếp khách hàng chu đáo hay liên hệ với bộ phận buồng phòng để dọn dẹp và trang trí phòng sao cho sạch sẽ, đảm bảo phù hợp với yêu cầu mà khách hàng đưa ra.

Đối với các khách sạn có quy mô lớn thì bộ phận reservation sẽ được phân chia thành 3 bộ phận nhỏ như sau:

- Tổ trưởng bộ phận – người sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý các hoạt động diễn ra hàng ngày trong bộ phận.

- Giám sát việc đặt phòng – người sẽ hỗ trợ cho tổ trưởng bộ phận để giám sát, kiểm tra các hoạt động đặt phòng của khách sạn.

- Nhân viên đặt phòng – những người sẽ trực tiếp làm việc với khách hàng, tiếp nhận thông tin và xử lý các yêu cầu về đặt phòng của khách hàng.

Việc làm khách sạn - nhà hàng tại Hà Nội

2. Các hình thức reservation phổ biến hiện nay

Có rất nhiều hình thức đặt phòng dành cho khách hàng, tuy nhiên phổ biến nhất hiện nay bao gồm 2 hình thức sau đây:

- Đặt phòng có đảm bảo hay còn gọi là Guaranteed reservation – một hình thức thể hiện sự thỏa thuận giữa khách hàng với bộ phận đặt phòng trong khách sạn. Theo những thỏa thuận nhất định đó thì phía khách sạn sẽ cần phải giữ phòng cho khách hàng đến thời điểm mà họ rời đi theo mong muốn của họ. Trong trường hợp khách đã đặt phòng mà không sử dụng, cũng không báo hủy thì sẽ phải chịu trách nhiệm đền bù tổn thất về tiền cho khách sạn chính là không được hoàn lại số tiền đã đặt cọc trước đó.

Đối với hình thức này thì khách hàng sẽ phải đảm bảo về yêu cầu đặt phòng của mình thông qua các cách sau:

+ Thanh toán trước tiền phòng cho khách sạn

+ Đặt cọc trước một phần tiền phòng cho khách sạn

+ Thanh toán qua thẻ tín dụng tiền phòng

+ Thanh toán qua các đại lý trung gian có liên kết với khách sạn

- Một hình thức khác dành cho khách hàng khi đặt phòng khách sạn đó là việc không đảm bảo đặt phòng hay còn gọi là Non – guaranteed reservation. Với hình thức này thì có thể hiểu đó là khách hàng yêu cầu về việc giữ phòng và khách sạn sẽ chỉ giữ đến một thời điểm nhất định nào đó tùy theo quy định mà họ đưa ra. Trường hợp khách hàng không đến thì họ sẽ tự động hủy bỏ yêu cầu đặt phòng trước đó và trong trường hợp này khách hàng không thanh toán hay đặt cọc trước tiền.

3. Những trạng thái booking trong reservation khách sạn

Các khách sạn hiện nay hầu hết đều luôn tiếp cận một cách nhanh chóng và áp dụng các hình thức hoạt động, kinh doanh theo sự phát triển tân tiến của công nghệ hiện đại. Do đó, họ thường sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn, quản lý phòng ốc để đảm bảo quá trình hoạt động được diễn ra suôn sẻ, không xảy ra nhầm lẫn làm ảnh hưởng đến uy tín cũng như sự hài lòng của khách sạn.

Theo đó, đối với bất kỳ yêu cầu đặt phòng, hủy phòng, nhận hay rời phòng của khách hàng đều sẽ được cập nhật đầy đủ, thông báo về bộ phận quản lý để họ có thể nắm được tình hình. Và dưới đây sẽ là những trạng thái đặt phòng dành cho bộ phận reservation mà các bạn cần lưu ý nếu muốn làm trong lĩnh vực này.

- “Confirmed” – đã xác nhận đặt phòng theo yêu cầu khách hàng

- “Operational” – xác nhận phòng đã được đặt và khách đang lưu trú tại khách sạn

- “Completed” – xác nhận phòng đã được checkout

- “Cancelled” – phòng đặt đã bị hủy

- “Cancelled with penalty” – phòng đạt bị hủy, khách sẽ phải đền bù tiền cho khách sạn

- “No show” – khách hàng đã đặt phòng nhưng không đến nhận

- “No show with penalty” – khách hàng đã đặt phòng nhưng không đến nhận và bị đền bù tiền cho khách sạn

- “On request” – Không còn phòng trống vào thời điểm khách nhận phòng

- “Unsuccessful” – phòng khách sử dụng vượt quá thời gian cho phép về check in , check out.

4. Công việc của bộ phận reservation trong khách sạn

Bộ phận reservation trong khách sạn cần đảm bảo thực hiện đầy đủ các công việc cụ thể sau đây:

- Là người tiếp nhận các thông tin về yêu cầu đặt phòng đến từ khách hàng qua các hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp và cần lưu lại toàn bộ các thông tin đó bao gồm:

+ Họ tên của khách hàng hay đoàn khách, người đăng ký đặt phòng

+ Địa chỉ, email, số điện thoại đặt phòng của khách hàng

+ Số lượng khách hàng đặt phòng

+ Thời gian đến nhận phòng và rời khỏi khách sạn

+ Số lượng phòng cần đặt, loại phòng cần sử dụng

+ Thông tin về giá phòng, các hình thức thanh toán, khách hàng đặt phòng đảm bảo hay không đảm bảo.

+ Những yêu cầu đặc biệt khác từ khách hàng

- Tiếp theo, bộ phận reservation sẽ cần phải xác định về khả năng có thể đáp ứng theo yêu cầu khách hàng của khách sạn như thế nào, liệu có thể phục vụ được tốt nhất theo yêu cầu họ đưa ra hay không?

- Công việc tiếp đến mà bộ phận reservation đó là thỏa thuận về các thủ tục đặt phòng với khách hàng, cụ thể đó là:

+ Trường hợp khách sạn còn phòng trống và có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì sẽ tiến hành xác nhận việc đặt phòng của họ.

+ Còn trong trường hợp khách sạn không còn trống phòng và không thể đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu mà khách hàng đưa ra thì cần báo lại cho khách và cũng có thể đưa ra những gợi ý khác cho khách hàng lựa chọn như là chọn loại phòng khác, đặt phòng ở khách sạn khác gần đó,...

- Sau đó, bộ phận reservation sẽ phải nhập toàn bộ các thông tin, dữ liệu về yêu cầu đặt phòng của khách hàng như đã tiếp nhận.

Việc làm nhân viên khách sạn 5 sao

- Xác nhận lại với khách hàng về các thông tin họ đã cung cấp thông qua điện thoại và email như là tên, địa chỉ, số điện thoại, số lượng phòng, số lượng khách hàng,...

- Tiếp đến, bộ phận reservation sẽ phải lưu lại các thông tin về yêu cầu đặt phòng, đồng thời chuyển các thông tin đó đến các bộ phận liên quan để họ chuẩn bị, sắp xếp đón tiếp khách hàng chu đáo.

- Trong trường hợp khách hàng có yêu cầu về sửa đổi các thông tin đặt phòng hay hủy phòng thì bộ phận reservation cần tiếp nhận để thay đổi cũng như giải quyết theo đúng quy định của khách sạn.

- Cuối cùng đó là cần tổng hợp lại toàn bộ danh sách khách hàng đến, khách hàng rời đi trong 1 ngày và chuyển kết quả đến bộ phận lễ tân quản lý.

- Bộ phận reservation cũng thực hiện một số công việc có liên quan theo yêu cầu của quản lý trong khách sạn.

>> Xem thêm: Novotel là gì

5. Cơ hội việc làm bộ phận reservation trong khách sạn

5.1. Nhu cầu tuyển dụng ngày càng cao

Nhà hàng – khách sạn hiện nay được đánh giá là một trong số những ngành có tiềm năng cũng như điều kiện phát triển mạnh mẽ nhất. Theo đó, nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho các vị trí việc làm cũng tăng cao, đặc biệt phải kể đến chính là bộ phận đặt phòng – reservation.

Theo kết quả tìm kiếm từ Google cho thấy, có tới 64.000.000 kết quả tuyển dụng việc làm ngành khách sạn chỉ trong 0,73 giây. Điều đó cho thấy sự phát triển mạnh mẽ và sự thiếu hụt nguồn nhân lực trầm trọng trong lĩnh vực này như thế nào. Do đó, những bạn trẻ tốt nghiệp từ các trường học, ngành liên quan đến du lịch, nhà hàng – khách sạn sẽ có rất nhiều cơ hội việc làm và tương lai sự nghiệp vô cùng rộng mở, nhất là những bạn có năng lực và trình độ ngoại ngữ tốt.

Việc làm quản lý khách sạn

5.2. Môi trường làm việc năng động

Khách sạn là ngành hoạt động gắn liền với sự phát triển của du lịch, nhà hàng cùng rất nhiều các lĩnh vực liên quan khác. Do đó, đây được đánh giá là một ngành rất năng động, môi trường làm việc chuyên nghiệp, rất phù hợp dành cho các bạn trẻ có nhiệt huyết, đam mê và tính cách hướng ngoại, khả năng giao tiếp tốt.

Làm việc trong ngành này, đặc biệt là bộ phận reservation, các bạn sẽ có cơ hội được rèn luyện bản thân với những kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm xử lý vấn đề, thường xuyên tiếp xúc với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, trong đó bao gồm các các khách hàng nước ngoài đến Việt Nam du lịch, công tác. Như vậy, cơ hội để các bạn có thể khám phá những nét văn hóa thế giới, tiếp thu kiến thức, mở rộng tầm nhìn ra ngoài quốc tế là rất lớn.

Chính vì vậy, nghề khách sạn, nhất là làm reservation sẽ là một sự lựa chọn tuyệt vời dành cho các bạn trẻ có đam mê du lịch, khách sạn hiện nay.

>> Xem thêm: Capsule hotel là gì

5.3. Mức thu nhập hấp dẫn

Một trong những điểm thu hút sự quan tâm nhiều nhất từ các bạn trẻ cho công việc reservation trong khách sạn đó chính là mức thu nhập vô cùng hấp dẫn. Như đã phân tích ở trên, ngành này phát triển có liên quan đến một số ngành về du lịch, nhà hàng, do đó nhu cầu của khách hàng cho các dịch vụ này là rất lớn. Điều đó đồng nghĩa với việc thu nhập mà các doanh nghiệp đưa ra để có thể chiêu mộ được nhân tài cũng sẽ rất tốt.

Đối với những bạn mới ra trường và chưa có nhiều kinh nghiệm thì sẽ nhận được mức lương cho vị trí reservation là khoảng 6 – 8 triệu đồng/tháng + thưởng hoa hồng. Với những ai đã có kinh nghiệm từ 6 tháng trở lên thì mức lương sẽ khoảng từ 10 – 15 triệu đồng/tháng + thưởng hoa hồng. Đặc biệt với những ai làm việc ở vị trí cao hơn như giám sát, trưởng bộ phận thì mức lương sẽ có thể lên đến 20 – 30 triệu đồng/tháng tùy vào quy mô và sự phát triển của khách sạn.

Nói chung, mức lương đối với nhân viên bộ phận reservation sẽ rất hấp dẫn, phụ thuộc chủ yếu vào số lượng khách hàng đặt phòng. Với những bạn làm việc tự do hay có thêm các khách hàng ở bên ngoài thì chắc chắn sẽ có mức thu nhập hàng tháng rất “khủng”.

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về reservation là gì cùng các thông tin có liên quan đến bộ phận này. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một công việc trong bộ phận reservation hay bất kỳ công việc nào trong khách sạn thì có thể truy cập vào website timviec365.vn để tìm kiếm thông tin và ứng tuyển nhanh nhất nhé!

Việc làm