Nghề Business Analyst là gì? Và những hiểu biết về Business Analyst

1. Business Analyst là gì?

Business Analyst là viết chi tiết của nghề BA hay một cách khác cũng có thể gọi là IT business analyst, vậy IT business analyst là gì? nó có nghĩa là một chuyên viên phân tích nghiệp vụ.  Và chuyên viên phân tích nghiệp vụ ở đây chính là người đứng giữa kết nối rất nhiều khách hàng lại với nhau, người thì làm kinh doanh, người làm kĩ thuật doanh nghiệp… Và hiện nay Business Analyst đã được chia thành 4 giai đoạn như sau: Business Objectives  – Stakeholders – solutions – transition.

- ICT business analyst là gì? Là một chuyên viên phân tích nghiệp vụ phần mềm truyền thông, làm việc với nhiều người cùng một lúc để xây dựng lên hệ thống vững mạnh và liên kết với nhau.

-  ERP business analyst là gì? Là một phần mềm cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành hệ thống kế toán, quản lý vật tư, quản lý kinh doanh sản xuất… Nói chung là phần mềm hỗ trợ các thể loại quản lý.

1.1. Business Analyst Concept

Và nó sẽ được cụ thể như thế này. Với tất cả các vấn đề mà doanh nghiệp hay gặp phải, và doanh nghiệp có mục tiêu phải giải quyết tất cả các vấn đề này. Và các mục tiêu đó được gọi là Business Objectives . Có thể thấy được rằng từ các Business Objectives, BA sẽ có thể làm việc hiệu quả hơn với Stakeholders để đưa ra các chiến lược cũng như Solution cụ thể. Và mặt khác các Solution này luôn phải đáp ứng được yêu cầu của các Stakeholders đưa ra.

Tiếp sau đó, BA cùng các đồng bọn như thế này sẽ xây dựng và triển khai ra nhiều Solution đó cho daonh nghiệp nói trên. Giai đoạn triển khai này được gọi là transition. Nó sẽ biến nguyên hiện trạng của doanh nghiệp ở thời điểm đó thành một trạng thái mới. Mong muốn trong tương lai. Và dường như những lúc như thế này, các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải hầu như đã được giả quyết toàn vẹn.

Do đó mà Business Analyst luôn là một loại công việc, người nào làm được một trong các công việc trên thì người đó được gọi là Business Analyst. Tôi đang có một suy nghĩ rằng là với BA phải nói được ngôn ngữ kinh doanh và ngôn ngữ lập trình. Hiểu được tất cả các khái niệm kinh doanh cũng như các khái niệm đặc thù của ngành IT và Công nghệ thông tin cùng vô số các vấn đề khác.

Nếu tất cả mọi người vẫn cho rằng nếu nhắc đến BA là nhắc đến cầu nối, sự liên kết hay là người phiên dịch. Nhưng như đã nói ở trên, thì đó chỉ là điều kiện cần mà chưa đủ của BA thôi chứ không thể nói lên được nghề là gì và làm những gì.

Và solution không chỉ là một hệ thống, phần mềm hay những giải pháp công nghệ nào đó. Mà nói chung là solution có thể sẽ là bất cứ điều gì, bất cứ thứ gì. Từ những việc như thay đổi chính sách hay quy trình nào đó trong doanh nghiệp, hay đơn thuần đó chỉ là training lại cho doanh nghiệp của mình. Miễn sao có thể giải quyết được vấn đề Business Objectives thì đó đều được quy thành là  Solutions.

Việc làm it phần mềm tại Hà Nội

1.2. Vài ví dụ cụ thể

Có một số công ty muốn mở rộng thị trường. Họ cần phải học cách quản lý khách hàng và các cơ hội kinh doanh của họ sẽ mở ra một cách tốt hơn. Thay vì một thời điểm hiện tại thì tất cả đều được quản lý bằng excel. Thì đâu đó ở trong đây, một hệ thống CRM có thể giúp họ quản lý được tốt hơn tất cả các phần bên trên đã nói. Business Objective ở đây có ngĩa là muốn nói đến quản lý tốt hơn về mặt khách hàng và mở ra nhiều cơ hội kinh doanh. BA cần phải nhìn ra điều này sớm nhất và cung cấp cho solution chính là một hệ thống và làm việc áp dụng hệ thống CRM vào bộ máy hoạt động của công ty đó. Tuy nhiên việc đó là không hề dễ dàng gì.

Không phải bất cứ lúc nào mà Business Objectives cũng luôn đúng và rõ ràng… chỉ đơn giản như vậy thôi. Phần lớn các khách hàng đều không định hình rõ được là họ muốn gì và không muốn gì, hoặc muốn một điều gì đó quá nhiều. Điều đó khiến cho công việc của Business Analyst cần phải có nhiều chiến lược và đồ nghề hơn nữa, như vậy thì mới có khả năng để nhìn ra được đâu là Business Objectives thật sự của khách hàng. Họ nói cần B nhưng không đồng nghĩa với việc mà họ thiếu B nên họ mới cần. Hoặc họ nói Cần B nhưng thực chất khách hàng lại cần A nhiều hơn.

Chính vì như thế nên việc phát hiện chính xác các vấn đề của họ đã khó , đề xuất một solutions cho nó phù hợp thì lại càng khó hơn, cho nên mọi chuyện sẽ không dễ dàng như bạn nghĩ.

Thêm một điểm cần lưu ý nữa đó là không phải lúc nào việc áp dụng một hệ thống mới cũng là một phương án hay. Và việc sử dụng Excel cũng là cách hoạt động lỗ thời trong thời đại này.

Có rất nhiều doanh nghiệp lớn tại Nhật Bản họ vận hành cả bộ máy nhưng chỉ với những gì Sheet Excel. Nhưng đó là do họ phát triển và họ biết họ cần những gì và với họ bao nhiêu là đủ.

Excel là một công cụ tuyệt vời với khả năng vô tận của nó. Thậm chí đến Bill Gates có lẽ còn chưa chắc biết hết được chức năng của nó.

Cũng là một nước phát triển như Nhật Bản, có một ông tên Tatsuo Horiuchi. Ông này là họa sĩ nhưng không hiểu vì sao mà ông không vẽ trên giấy bút hay các phần mềm đồ họa khác như mọi người. Mà ông này vẽ bằng…..Excel.

Ông đã chọn Excel như giải pháp để ông thể hiện ý tưởng của mình. Một giải pháp mà không ai ngờ được.

1.3. Business Analyst xuất hiện ở mọi ngóc ngách trong cuộc sống

Thiệt đúng là như vậy. Công việc BA tồn tại ở mọi ngóc ngách trong cuộc sống của mình.

Ví dụ một hôm nào đó bạn đi làm về và xe hết xăng

Rõ ràng là ngay lúc đó ai cũng muốn làm tuần tự theo các cách như sau: tìm  trạm xăng >> đổ xăng >> chạy tiếp về nhà.

Vậy thì Business Objectives lúc này sẽ là: “xe được đổ xăng để chạy tiếp về nhà” đúng không nào.

Sẽ có rất nhiều Solutions các bạn có thể nảy sinh ra ngay, như:

Dắt bộ đến trạm xăng gần nhất.

Gọi bạn bè ra cứu mình.

Nhờ bà con bên đường giúp đỡ.

Tìm cây xăng lẻ.

Hoặc thậm chí gửi xe đâu đó, bắt Grab đến cây xăng gần nhất rồi mua bịch xăng về đổ.

Mọi người sẽ phải chọn, xem đâu là Solution phù hợp nhất ngay lúc này. Và Solution này có đáp ứng được mức độ hài lòng của các Stakeholders hay không.

Stakeholders trong trường hợp này có thể là:

- Vợ con đang ở nhà chờ cơm.

- Đồng bọn đang chờ ở bàn nhậu.

- Một cuộc hẹn cà phê nào đó vào buổi tối.

- Hoặc có thể là mình chẳng phụ thuộc vào ai cả, tự mình chính là Stakeholder của chính mình.

- Mọi người cần phải tìm ra được solution đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các stakeholders ngay lúc này.

- Khi đã có solution, các bạn phải thực hiện quá trình Transition một cách hiệu quả. Nếu không muốn tốn quá nhiều thời gian vào chuyện này.

- Các bạn có thể khẩn trương dắt xe tới ngay một trạm xăng gần đó. Hoặc có thể thư thả gọi đồng bọn tới cứu mình. Tất cả những điều này đều tùy ở bản thân mình. Miễn đáp ứng được mục tiêu xe được đổ xăng để chạy về nhà là thành công.

- Nếu thực hiện các công việc trên, thì mọi người đã làm công việc của một Business Analyst rồi. Chỉ khác ở chỗ không phải là phiên bản công việc, mà là phiên bản cuộc sống thực tế thôi.

2. Business Analyst làm gì?

Công việc của Business Analyst được thực hiện dưới rất nhiều vai trò khác nhau. Và họ cũng làm y như sơ đồ ban đầu.

Với một bản sơ đồ như sau:

 Từ Business Objectives >> làm việc với Stakeholders >> đề xuất Solutions >> làm Transition

Nhưng mỗi người sẽ thực hiện ở một mức độ khác nhau.

Nhưng với BABOK ver3.0, việc làm it Business Analyst được thực hiện bởi 6 vai trò sau: Business Requirement Analyst, System Analyst, Business System Analyst, Functional Analyst, Agile Analyst, Service Request Analyst.

Và công việc chính ở đây đó là:

Bước 1: Chính là làm việc với khách hàng. Nói không quá nhưng chúng ta phải “nịnh” khách hàng, từ việc khen ngợi, khai thác các yêu cầu, phân tích và đề xuất những giải pháp sao cho phù hợp. Với mô hình hóa các quy trình, tài liệu hóa và yêu cầu xác nhập thông tin với khách hàng một cách chính xác.

Bước 2: Đó là chuyển giao thông tin nội bộ nhóm. Nó bao gồm cả nhóm sẽ phải phát triển dự ánh như PM, Dev, QC… hay những nhóm liên quan trực tiếp đến dự án hoặc 1 modular được nhúng hay phân tích vào một hệ thống thông tin mà bạn đang phụ trách.

Bước 3: Quản lý sự thay đổi theo yêu cầu. Bởi vì bản chất của Business là luôn luôn thay đỏi, chính vì vậy sẽ có những yêu cầu về thời gian cần phải cập nhật lại phần mềm hay hyệ thống, do đó BA thật sự cần phải phân tích được những hình ảnh cũng như ảnh hưởng của sự thay đổi trên đến tổng hệ thống cao nhất. Và tất nhiên là phải quản lý được sự thay đổi đó qua từng thời kì phiên bản được cập nhật.

2.1. Business Requirement Analyst

Đầu tiên là Business Requirement Analyst. Người đảm nhiệm vai trò này thường sẽ là người đưa ra các giải pháp ngay thời điểm ban đầu làm việc với khách hàng.

Giải pháp ở đây rất đa dạng, có thể là: Thay đổi chính sách công ty, điều chỉnh quy trình nghiệp vụ hoặc training cho nhân viên. Sau đó mới là đề xuất áp dụng phần mềm, hệ thống hay một giải pháp công nghệ. Hoặc áp dụng nhiều giải pháp với nhau để giải quyết bài toán mà doanh nghiệp gặp phải.

Người giữ vai trò này thường là Project Manager, Senior Business Analyst hoặc Principle Business Analyst. Nói chung người giữ vai trò này sẽ là người có vị thế cao.

Vai trò này xuất hiện thường xuyên nhất trong giai đoạn Pre-Sales. Thường thì các PM hoặc những người làm Business Analyst giàu kinh nghiệm sẽ tham gia vào quá trình này.

Họ sẽ tiếp nhận các vấn đề và yêu cầu ban đầu của doanh nghiệp. Phân tích một bức tranh toàn cảnh và đưa ra 1 giải pháp tổng quan phù hợp nhất.

Xem thêm: Developer là gì? Những kỹ năng cần có của một Developer

2.2. System Analyst

System Analyst thường là vai trò dành cho những người làm kỹ thuật. Họ có nhiều kinh nghiệm và rất am hiểu về hệ thống.

System Analyst thường là chuyên gia về một khái niệm kỹ thuật hoặc một phương pháp kỹ thuật phức tạp nào đó. Như blockchain chẳng hạn. Họ thường tham gia vào các dự án có độ phức tạp về kỹ thuật cao.

Thường có một số dự án liên quan đến migrate data, đưa hệ thống lên mây hoặc tích hợp hệ thống sẽ cần sự tham gia rất nhiều của System Analyst.

System Analyst sẽ phân tích hệ thống hiện tại, xem xét các yêu cầu và thiết kế một kiến trúc hệ thống mới dựa trên những gì đã có.

2.3. Business System Analyst

Điều quan trọng và đặc biệt nhất của một người làm BA là vai trò chính. Theo trình tự timeline của dự án, một người có vai trò Business System Analyst sẽ có những nhiệm vụ chính sau:

Moi móc và khai thác thông tin từ các Stakeholders về chức năng và yêu cầu của dự án. Có thể thông qua email, phỏng vấn trực tiếp hoặc demo hệ thống.

Làm tài liệu. Đây là một trong những công việc và kỹ năng rất quan trọng của BA. Document thì có rất nhiều loại, mỗi loại dành riêng cho một Stakeholder. Vì không thể nào đưa bản thiết kế nhà cho thợ điện lắp ráp điện được đúng không. Nói dễ, viết mới khó. Viết sao cho người khác dòm zô là hiểu cái một là một kỹ năng đòi hỏi phải thực hành nhiều.

Truyền đạt thông tin. BA phải đảm bảo được tất cả Stakeholders đã hiểu đúng các vấn đề. Một dự án thường gặp phải nhiều vấn đề và cần truyền đạt rất nhiều thông tin. BA có kỹ năng ăn nói tốt, giải quyết mâu thuẫn và giải quyết vấn đề tốt thì thông tin trong dự án được truyền đi rất mượt và nhất quán.

Suy nghĩ cho kĩ solution. Mang tiếng là người đi giải quyết các vấn đề mà không làm công việc này thì đúng là hơi kì lạ. Vấn đề có vấn đề lớn, vấn đề nhỏ. Từ khâu làm việc nội bộ với một nhóm cho đến làm việc với khách hàng.

Sẽ có hàng trăm thứ xảy ra đòi hỏi mình phải xử lý rất nhiều. Việc đối mặt với vấn đề không phải lúc nào cũng thuận tiện, nhưng bằng cách nào đó, nó sẽ giúp các bạn tư duy logic và cứng hơn rất nhiều.

Xem ngay: Việc làm Business Analyst

2.4. Functional Analyst

Vai trò này giống như Business System Analyst. Nhưng thay vì phát triển mới một sản phẩm giải pháp hầu như là không thể (build from scratch), người làm Functional Analyst sẽ dựa trên một sản phẩm hay một platform sẵn có. Từ đó configure hoặc customize sao cho sản phẩm đó mapping được với yêu cầu của khách hàng. Giúp giải quyết bài toán mà doanh nghiệp gặp phải. Trên thị trường có rất nhiều ông lớn cung cấp các sản phẩm hoặc nền tảng sẵn có như: Microsoft, SAP, Oracle, Sharepoint, Salesforce… có rất nhiều loại khác nữa.

2.5. Agile Analyst

Người giữ vai trò Agile Analyst sẽ có trách nhiệm đảm bảo việc giao nhận thông tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp với các đối tượng Stakeholder.

Ngoài ra, Agile Analyst là vai trò không thể thiếu trong các dự án triển khai theo phương pháp Agile như Scrum chẳng hạn.

Giao và nhận những gì đã cam kết với khách hàng là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng trong dự án Agile. Do đó Agile Analyst đóng một vai trò rất quan trọng trong dự án kiểu như vậy.

Việc làm quan hệ khách hàng

2.6. Service Request Analyst

Thường thì BA sẽ giữ vai trò này trong giai đoạn triển khai giải pháp cho khách hàng (transition).

Người giữ vai trò Service Request Analyst sẽ có nhiệm vụ training cho hết mục sử dụng, thực hiện các buổi User Acceptance Test (UAT), xử lý khi gặp lỗi nếu có và có thể là tiếp nhận thêm những yêu cầu tính năng mới từ phía khách hàng.

Business Analyst có 6 vai trò khác nhau, nhưng không phải mỗi người chỉ được đảm nhận một vai trò. Là một Business Analyst, bạn cần đảm nhận nhiều vai trò cùng một lúc.

Business Requirement Analyst thông thường được giao cho người quản lý dự án hoặc phân tích nhu cầu kinh doanh có nhiều năm kinh nghiệm.

Còn hầu như một người làm BA bình thường đều đảm nhận các vai trò còn lại.

Đối với tất cả những bạn nào có vai trò Business System Analyst thì sẽ không có vai trò Functional Analyst. Và ngược lại, người làm Functional Analyst sẽ không làm Business System Analyst. Nhưng các vai trò khác vẫn được đảm bảo.

3. Kết luận lại Business Analyst

Nói chung là Business Analyst có thể được coi là một nghề cũ trên thế giới, nhưng nó lại khá mới mẻ tại Việt Nam. Và để nói một cách khách quan và công bằng thì đây được coi là một trong những nghề khá thú vị, thu hút nhiều các bạn trẻ thích học hỏi và khám phá. Business Analyst đòi hỏi những bạn trẻ phải có tính kiên nhẫn, chất xám và sự sáng tạo cao, hơn nữa phải là những đầu óc cực kì nhanh nhạy và hơi “kì dị” thì mới có thể theo và hiểu biết hết tần tật nhàng nghề nhiều thuật ngữ cững như mã ẩn như vậy.

Qua bài viết này, vieclam88.vn hi vọng đã cung cấp cho các bạn những thông tin mà các bạn cần biết, cùng với đó đã phần nào giả đáp thắc mắc về nghề, cũng như Business Analyst là gì, hơn thế nữa có thể định hướng nghề nghiệp và giải đáp các thắc mắc nghề nghiệp cho nhiều bạn trẻ. Website vieclam88.vn luôn momg muốn có sự quan tâm cũng như tương tác từ độc giả, một lần nữa chức các bạn độc giả vui vẻ với bài viết.

Xem thêm: Phần mềm dịch tiếng anh chuyên ngành công nghệ thông tin online