Biểu mẫu về quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là những vật phẩm đơn giản phục vụ cho các hoạt động văn phòng như: giấy in, sổ, giấy viết, bút (chì, bi), ghim, kẹp..., vô cùng cần thiết cho công việc của mỗi nhân viên. Vì vậy, việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty cần dùng đến biểu mẫu để có thể kiểm soát được chất lượng, số lượng văn phòng phẩm một cách có hệ thống và hiệu quả.

Mỗi văn phòng làm việc đều luôn cần sử dụng các dụng cụ văn phòng phẩm thường xuyên. Chính vì vậy, việc quản lý, sử dụng văn phòng phẩm một cách khoa học, có hệ thống sẽ giúp ích rất nhiều cho phòng hành chính trong việc theo dõi, bảo quản và điều chỉnh số lượng, chất lượng văn phòng phẩm từ các bộ phận khác trong công ty.

Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm là việc rất cần thiết của đội ngũ nhân viên hành chính trong mỗi công ty. Tuy nhiên, mỗi nhân viên văn phòng cần có ý thức tổ chức, sắp xếp, sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả và không gây tốn kém. Ngoài ra còn có thể kèm theo mẫu biên bản bàn giao tài sản nhằm mục đích quản lý nhân viên khi xử dụng tài sản công cần giữ gìn cẩn thận. Bên cạnh đó cần quản lý tốt mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng để khi xảy ra sự cố gì về văn phòng có thể đối chiếu về trách nhiệm của mỗi bên.

Timviec365.vn xin giới thiệu tới các bạn bộ tài liệu biểu mẫu về quản lý và sử dụng văn phòng phẩm sao cho hiệu quả và tối ưu. Biểu mẫu dưới đây sẽ đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng văn phòng phẩm cho bộ phận hành chính của mỗi doanh nghiệp.

Việc làm hành chính - văn phòng

1. Giới thiệu về biểu mẫu

Biểu mẫu là tài liệu có chỗ trống để điền vào các thông tin chuẩn, nó thường có sẵn nội dung, định dạng. Trong các doanh nghiệp, chúng ta có một số loại biểu mẫu như: biểu mẫu về việc sửa chữa tài sản, trang thiết, biểu mẫu kế hoạch tổ chức cuộc họp, biểu mẫu về quy trình đi công tác,… Biểu mẫu thường được in bằng hai chất liệu là giấy Carboless và giấy Ford. Giấy Carboless thường dùng để in biểu mẫu lưu hành nội bộ hoặc giao dịch với đối tác, khách hàng khi cần in nhiều liên để giao lại cho nhiều bên vì loại giấy này có thể in tự động các thông tin lên các liên sau. Khi không cần in số lượng lớn để giao dịch, cụ thể là sử dụng biểu mẫu đơn, chất liệu giấy Ford được sử dụng để tiết kiệm chi phí in ấn.

Xem thêm: Mẫu phiếu đánh giá tín nhiệm

1.2. Chức năng của biểu mẫu

Biểu mẫu có một số chức năng cơ bản như sau:

- Biểu mẫu giúp cho doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh của mình, giúp doanh nghiệp có được cái nhìn thiện cảm từ đối tác, khách hàng. Khi bắt đầu việc hợp tác kinh doanh, khách hàng sẽ quan sát việc thực hiện quản lý cơ sở vật chất, hàng hóa, tài chính, nhân lực trong công ty thông qua việc sử dụng biểu mẫu. Nếu một doanh nghiệp có thể sử dụng biểu mẫu để làm công việc quản lý thật chặt chẽ, quy củ, minh bạch, rõ ràng thì đối tác, khách hàng của doanh nghiệp đó sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp và có sự tin tưởng, yên tâm khi hợp tác.

- Biểu mẫu giúp tạo sự công bằng, minh bạch, có hệ thống trong công tác quản lý của một doanh nghiệp, từ đó giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được tình hình hoạt động của chính mình, tạo dựng uy tín, sự tin cậy của doanh nghiệp đối với nhân viên.

Ngoài hợp đồng và thỏa thuận được kí kết, việc sử dụng biểu mẫu cũng rất quan trọng trong các hoạt động hợp tác do nó được coi là một loại giấy tờ bảo đảm, là cơ sở để khẳng định tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.

Xem thêm: Mẫu nhật ký công việc

1.3. Biểu mẫu về quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

Biểu mẫu về quản lý và sử dụng văn phòng phẩm là một trong những biểu mẫu quan trọng để quản lý về việc sử dụng văn phòng phẩm trong nội bộ các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo đủ nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm trong doanh nghiệp. Đồng thời, biểu mẫu này còn có thể làm căn cứ để phân phối và lên kế hoạch sử dụng thật hợp lý, tiết kiệm, tránh gây lãng phí ngân quỹ của công ty.

2. Quy định quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

2.1. Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm

– Tất cả các loại văn phòng phẩm được sử dụng chung tiêu chuẩn không phân biệt các chức danh, trừ các loại văn phòng phẩm được phân cấp như như dưới đây.

>> Trọn bộ biểu mẫu về quản lý văn phòng phẩm:

Bieu mau ve quan ly va su dung van phong pham.rar

2.2. Định mức sử dụng

– Phòng Hành chính phải lập ra định mức sử dụng riêng cho mỗi loại văn phòng phẩm. Trước khi tiến hành đặt mua, phòng Hành chính cần lập ra định mức tạm tính, sau đó thống nhất với Trưởng bộ phận rồi chuyển Ban Giám đốc ký hoặc người được ủy quyền ký thay giám đốc.

– Hàng quý, Phòng Hành chính có trách nhiệm rà soát, kiểm tra lại định mức sử dụng văn phòng phẩm cho phù hợp, trường hợp có xuất hiện thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng Hành chính cùng nghiên cứu để đổi lại định mức cho phù hợp.

2.3. Quy trình cấp phát

– Vào ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị văn phòng phẩm của tháng sau theo biểu mẫu Bảng đề nghị cấp phát văn phòng phẩm, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng Hành chính xem xét.

– Phòng Hành chính có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu chưa chính xác thì chuyển về cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa, nếu đã làm đúng thì tổng hợp tất cả các bảng đề xuất và làm bảng tổng hợp và sau đó đưa lên Ban Giám đốc phê duyệt.

– Phòng Hành chính tiến hành liên hệ với nhà cung ứng đặt mua văn phòng phẩm căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt.

– Văn phòng phẩm được mua làm 01 lần, mức tồn kho quy định là 20 % mức đã phê duyệt để tiến hành mua.

– Việc cấp phát được phòng Hành chính thực hiện từ ngày 1 đến ngày 5 của tháng. Sau khi nhận văn phòng phẩm và kiểm tra số lượng xong thì người nhận văn phòng phẩm tại mỗi bộ phận ký tên vào biên bản cấp phát.

>> Bạn đang có mong muốn tìm việc làm nhanh để kiếm công việc lâu dài, phát triển sự nghiệp? Tìm hiểu ngay những thông tin hot và cập nhật nhất trên thị trường để nắm bắt cơ hội việc làm.

Đồng thời bạn cũng có thể sử dụng ngay những mẫu cv được thiết kế tỉ mỉ cho phép tạo online cực kỳ dễ dàng để ứng tuyển việc làm nhanh chóng hơn bao giờ hết!

Việc làm chuyên viên hành chính

>> Trọn bộ biểu mẫu về quản lý văn phòng phẩm: Bieu mau ve quan ly va su dung van phong pham.rar

2.4. Quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

– Công nhân viên được cấp phát văn phòng phẩm phục vụ cho công việc thì phải sử dụng đúng mục đích, sử dụng hợp lý, tiết kiệm, không được lãng phí, làm thất thoát, hư hỏng hay làm mất văn phòng phẩm đã được cấp.

– Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng văn phòng phẩm của toàn bộ công nhân viên dưới quyền.

– Phòng Hành chính có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng văn phòng phẩm trong công ty, đồng thời, cần phải có trách nhiệm đảm bảo định mức tồn kho là 20%.

Xem thêm: Bảng thanh toán tiền lương

2.5. Cấp phát đột xuất

- Nếu công nhân viên có nhu cầu về văn phòng phẩm đột xuất thì cần lập giấy đề nghị theo biểu mẫu 1/BM – QDQLVVP rồi chuyển cho Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển cho phòng Hành chính xem xét.

- Phòng Hành chính sau khi xem xét xong nếu thấy đúng định mức sử dụng theo quy định thì chuyển cho Ban Giám đốc duyệt còn không thấy đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa.

- Sau khi giấy đề nghị văn phòng phẩm đột xuất được phê duyệt, phòng Hành chính sẽ liên hệ với nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm.

- Văn phòng phẩm được nhận về sẽ được cấp phát theo trình tự đã quy định.

Xem thêm: Mẫu đánh giá công việc cá nhân

3. Một số lưu ý về quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

3.1. Đối với phòng Hành chính

- Trước khi mua văn phòng phẩm, phòng Hành chính cần dựa trên các biểu mẫu kê khai văn phòng phẩm đang có nhu cầu để tổng hợp số lượng hàng hóa cần mua. Việc này nhằm đảm bảo mua đủ số văn phòng phẩm cần dùng, tránh việc mua thiếu dẫn đến không đảm bảo nhu cầu hoặc mua thừa gây lãng phí ngân quỹ.

- Phòng Hành chính cần theo dõi giám sát chi tiết văn phòng phẩm trong kho để kiểm soát được văn phòng phẩm đã sử dụng, văn phòng phẩm nào sắp hết để có kế hoạch mua, không để công việc gián đoạn.

- Phòng Hành chính cần đưa ra định mức sử dụng và kiểm tra lượng văn phòng phẩm đã sử dụng so với định mức xem đã phù hợp chưa để có sự điều chỉnh số lượng cho hợp lý.

- Khi tiến hành chọn nhà cung ứng, phòng Hành chính cần chọn các thương hiệu có uy tín, đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng văn phòng phẩm để đảm bảo an toàn cho người dùng và không làm gián đoạn công việc do mua phải văn phòng phẩm chất lượng kém.

Xem thêm: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

Tìm việc nhanh

3.2. Đối với các nhân viên

- Các nhân viên cần giữ gìn vệ sinh tại bàn làm việc bằng cách lau chùi mặt bàn, dọn dẹp thường xuyên, chỉ để các vật dụng cần thiết trên mặt bàn và trong ngăn bàn.

- Cần có sự phân chia góc để văn phòng phẩm nếu có nhiều người dùng chung để tránh nhầm lẫn đồ dùng của nhau, việc này sẽ giúp các nhân viên có thể tự kiểm soát được số lượng văn phòng phẩm mình đang dùng.

- Các nhân viên cần sắp xếp hồ sơ, tập thư riêng một cách có hệ thống, đơn giản, dễ nhớ để tiện sử dụng và quản lý. Đồng thời, các nhân viên cũng nên sử dụng các khay, kệ để đựng tài liệu, giấy tờ và văn phòng phẩm.

- Để tìm hồ sơ nhanh hơn, bạn có thể phân loại chúng bằng cách mã hóa màu sắc trên mỗi tập hồ sơ.

- Mỗi nhân viên cần có ý thức giữ gìn và lưu trữ văn phòng phẩm cẩn thận, vào cuối tuần hoặc cuối tháng, bạn cần sắp xếp gọn gàng văn phòng phẩm, giấy tờ để có thể quản lý được số lượng văn phòng phẩm mình sử dụng. Thao tác này sẽ giúp phòng Hành chính thống kê được số lượng văn phòng phẩm đang sử dụng trong công ty để lập kế hoạch mua sắm thật hợp lý.

Bài viết đã cung cấp thông tin liên quan đến biểu mẫu, biểu mẫu về quản lý và sử dụng văn phòng phẩm 2024 và những lưu ý trong. Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp ích cho bạn trong việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty. Cuối cùng, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết về chủ đề này. mẫu phiếu thăng chức, biểu mẫu về xây dựng kế hoạch đón tiếp khách, mẫu phiếu đánh giá khóa học nếu thấy hữu ích.

>> Xem ngay mẫu đề nghị tạm ứng mới nhất giúp bạn "ứng phó" trong những trường hợp sử dụng chi phí cần thiết cho việc bổ sung văn phòng phẩm trong công ty.

>> Trọn bộ biểu mẫu về quản lý văn phòng phẩm: Bieu mau ve quan ly va su dung van phong pham.rar