Hướng dẫn cụ thể cách lập phiếu nhập kho - cập nhật mới nhất

Việc làm kế toán - kiểm toán

1. Phiếu nhập kho được dùng để làm gì?

1.1. Phiếu nhập kho là gì?

Có lẽ nhiều người đã nghe tới phiếu nhập kho, nhất là những người có trách nhiệm chuyên nhận hàng hóa, kiểm tra chất lượng, số lượng và nhập kho đều đã từng tiếp xúc với văn bản này.

Phiếu nhập kho là văn bản được dùng để xác nhận số lượng hàng hóa được giao, thường là các vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa, từ bên cung ứng giao hàng.  Ngoài phiếu nhập kho ra thì trong quá trình làm việc của mình bạn cũng đã được biết đến nhiều các loại phiếu như Phiếu yêu cầu đào tạo, phiếu tiếp nhận nhân sự, phiếu ý kiến bổ nhiệm nhân sự, phiếu tự nhận xét cán bộ, viên chức, mẫu phiếu thăng chức, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, phiếu báo thay đổi hộ khẩu nhân khẩu,...

1.2. Công dụng của phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho là văn bản bắt buộc phải lập ở tất cả các nơi nhận giao hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp, các nhà hàng – khách sạn. Dưới đây là những công dụng của phiếu nhập kho mà các bạn có thể chưa biết.

Thứ nhất, phiếu nhập kho được dùng để làm căn cứ trong quá trình ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng hóa và xác định trách nhiệm giữa hai bên. Đó là bên giao hàng và bên nhận giao hàng.

Thứ hai, phiếu nhập kho được dùng để thu nhận, kiểm tra và xác nhận số lượng các loại hàng hóa được giao đã đủ hay chưa trước khi nhập kho. Những loại hàng hóa đó bao gồm:

• Vật tư
• Công cụ
• Dụng cụ
• Các loại sản phẩm hàng hóa

Vào ngày thứ ba, phiếu nhập kho được sử dụng để thông báo với các ban quản lý, điều hành và các ban lãnh đạo để hỗ trợ quá trình quản lý tài chính và ngân sách của công ty, doanh nghiệp và các tổ chức kinh doanh tương đương.

>> Xem thêm: Mẫu quyết định miễn nhiệm bí thư chi bộ

2. Phiếu nhập kho bao gồm các thành phần chi tiết nào

2.1. Thành phần cơ bản

• Mẫu số: 01 - VT
• Quyết số: dựa trên Thông tư số 133/2024/TT-BTC ngày 26/08/2024 của Bộ Tài chính
• Đơn vị tiếp quản, chịu trách nhiệm
• Bộ phận tiếp quản, chịu trách nhiệm
• Chữ ký: gồm người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng

>> Những thành phần cơ bản hầu hết được trình bày ở các phần mở đầu và phần kết của văn bản phiếu nhập kho.

2.2. Các mục lục chính

• Tên phiếu: phiếu nhập kho
• Ngày tháng năm
• Số
• Nợ và Có
• Họ tên người giao
• Căn cứ vào số/ngày thàng năm/thuộc bên cung ứng…
• Nhập tại kho nào? Địa điểm nhập kho (thuộc bên nhận hàng)
• Bảng chi tiết nhập kho hàng hóa
• Tổng tiền hàng
• Số chứng từ gốc kèm theo

>> Những thành phần chính phải được trình bày ở các phần thân của văn bản phiếu nhập kho.

Việc làm kế toán kho

3. Hướng dẫn chi tiết cách lập phiếu nhập kho

3.1. Phần mở bài

Phần mở bài bao gồm các nội dung sau: Mẫu số; Quyết số; Đơn vị tiếp quản, chịu trách nhiệm; Bộ phận tiếp quản, chịu trách nhiệm.

Trong đó:

• Mẫu số và Quyết số được ghi giống y hệt form có sẵn của phiếu nhập kho
• Đơn vị tiếp quản: nơi nhận hàng hóa
• Bộ phận tiếp quản: chủ kho

3.2. Phần nội dung

Phần nội dung bao gồm các thành phần chính quan trọng được nêu ra ở phía trên.

Trong đó:

• Các thông tin về phía giao hàng cần được cung ứng đầy đủ và chính xác nhất
• Ghi nhận thời gian và địa điểm nhập kho
• Bảng thông tin nhập kho gồm:
• STT
• Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, công cụ, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa
• Mã số
• Đơn vị tính
• Số lượng: theo chứng từ và thực nhập
• Đơn giá
• Thành tiền
• Tổng số tiền: được ghi bằng chữ
• Số chừng từ gốc kèm theo

3.3. Phần kết

Phần kết bao gồm chữ ký của các bộ phận có liên quan và có trách nhiệm xác nhận phiếu nhập kho.

Lưu ý ký và ghi rõ họ tên, có dấu xác nhận kèm theo (nếu có).

4. Những lưu ý khi lập phiếu nhập kho

4.1. Nội dung phiếu nhập kho

Người lập phiếu nhập kho cần lưu tâm cụ thể về số phiếu nhập kho một cách rõ ràng và chính xác nhất có thể cũng như thời gian (ngày thàng năm) và địa điểm nhập kho và lập phiếu đồng thời.

Ghi rõ thông tin người giao, số ghi hóa đơn, tên kho và địa điểm nhập kho

4.2. Hình thức phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho chỉ nên trình bày trên 1 mặt giất A4

Thống nhất 1 font chữ (Times New Roman, cỡ chữ 14) và in đậm các mục lục quan trong

Thống nhất màu chữ đen cho toàn bộ phiếu nhập kho

Có kẻ bảng đối với phần thống kê hàng hóa nhập kho để đối chiếu, xác nhận và báo cáo rõ ràng

Ghi cẩn thận thông tin về đối tượng là cá nhân giao hàng

Nếu bảng kéo dài sang trang thứ hai phải có dấu giáp lai, cụ thể là dấu và chữ ký xác nhận không thêm bớt tờ sai quy định

Chú ý tên phiếu nhập kho phải được viết in hoa và in đậm, cũng như có cỡ chữ lớn hơn 14, thường là size 16-18.

Cần tìm việc làm

>> Xem thêm: Mẫu báo cáo đánh giá rủi ro

4.3. Quy trình xuất phiếu nhập kho

Khi xuất phiếu nhập kho, người lập phiếu (thường là chủ kho và người được ủy quyền) sẽ xuất số phiếu theo những trường hợp dưới đây:

• Lập thành 02 liên đối với trường hợp xuất phiếu là các vật tư, hàng hóa mua ngoài
• Lập thành 03 liên đối với trường hợp xuất phiếu là các vật tư sản xuất

Sau khi liệt kê tất cả các mặt hàng đã được giao và nhập kho, người tạo phiếu cần phải chịu trách nhiệm xin đầy đủ chữ ký xác nhận từ các bên/bộ phận liên quan. Sau đó, người giao hàng sẽ có nghĩa vụ mang phiếu này tới kho để nhập vật tư, công cụ, dụng cụ và sản phẩm hàng hóa,…

Nếu các bạn muốn tiết kiệm thời gian lập phiếu nhập kho có thể tìm kiếm mẫu Phiếu nhập kho – bản cập nhật mới nhất 2024 trên trang web Timviec365.vn của chúng tôi.

Mẫu số 01-VT: Phiếu nhập kho được sử dụng để xác nhận về số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá nhập kho. 

Phiếu nhập kho dùng để làm căn cứ khi ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm giữa bên giao và bên nhận khi giao nhận hàng hoá.

Timviec365.vn xin gửi đến các bạn Mẫu số 01-VT: Phiếu nhập kho để tham khảo và sử dụng dưới đây.

Biểu mẫu 01 - VT ban hành kèm theo thông tư 133/2024/TT-BTC