Agenda là gì? Bí quyết tạo ra một Agenda nhanh chóng và hoàn hảo

1. Thật ra Agenda là gì?

Nếu ngữ pháp Việt Nam được so sánh với phong ba bão táp, thì từ vựng tiếng Anh cũng ngang ngửa vậy. Ngoài sự phong phú cũng như đa dạng về các mặt chữ thì mỗi từ tiếng Anh có thể có một hoặc nhiều nghĩa khi dịch sang tiếng Việt và nó được sử dụng với nhiều văn phong, ngữ cảnh khác nhau. Thuật ngữ Agenda cũng vậy, khi sử dụng từ điển Anh – Việt, thì nó có nghĩa là việc phải làm, chương trình nghị sự, nhật ký công tác, kế hoạch làm việc, chương trình làm việc.

Dễ hiểu hơn thì các bạn có thể hiểu Agenda – chương trình nghị sự là thuật ngữ thường được sử dụng phổ biến nhất chính là lĩnh vực kinh tế, cụ thể là những vấn đề cần phải giải quyết trong cuộc họp hoặc hội nghị. Dưới đây là một số ví dụ khi sử dụng thuật ngữ agenda đi kèm với từ khác, giúp các bạn hiểu rõ hơn nhé:

Environmental agenda – Nghĩa là chương trình nghị sự môi trường,

Feminist agenda – Nghĩa là chương trình nghị sự nữ quyền,

Meeting agenda' title – Nghĩa là tiêu đề cuộc họp,

My agenda – Nghĩa là nhật ký của tôi,

Event agenda – Nghĩa là chương trình sự kiện…

Và vô kể những cụm từ khác nữa.

>> Xem thêm: Payroll là gì

2. Phân biệt Agenda với một số từ có nghĩa tương đồng khác

Mặc dù cũng có nhiều bạn hiểu được ngữ nghĩa của Agenda là gì rồi, nhưng lại chưa thực sự phân biệt được chúng với một số từ đồng nghĩa khác nên không tự tin mỗi khi sử dụng chúng. Do vậy Thanh Hồng sẽ chia sẻ với bạn một vài từ có nghĩa tương đồng khác để sử dụng đúng với ngữ cảnh nhé.

- Schedule: Thường được hiểu là lịch trình, và có nghĩa “same” -  tương đương với Agenda, tuy nhiên Agenda lại được sử dụng rộng rãi hơn, thậm chí còn có thể dùng để mô tả một kế hoạch nào đó.

- Diary: Là danh từ mang nghĩa sổ nhật ký ghi chép hằng ngày, nội dung bên trong sẽ bao gồm cả ngày tháng năm cùng với một khoảng trống.

- Timetable: Thuật ngữ này cũng không khác Agenda là mấy, nhưng Timetable lại thường chỉ nói đến khoảng thời gian trên đó. Trong khi Agenda thì lại thường có nhiều nội dung hơn.

Ngoài ra còn một số từ đồng nghĩa khác với Agenda như: Program – chương trình, plan – kế hoạch, outline – đề cương, memo – ghi nhớ, schema – lược đồ, itinerary – hành trình, calendar – lịch.

>> Xem thêm: Remuneration là gì

3. Cách để tạo ra một bản Agenda – chương trình nghị sự cuộc họp hoàn hảo

Các bạn có biết rằng kỹ năng lập Agenda chuyên nghiệp đang dần trở thành lợi thế của ứng viên trong mắt nhà tuyển dụng không? Minh chứng thực tế là khi các bạn tham khảo những thông tin tuyển dụng trên timviec365.vn cũng có thể thấy có một vài vị trí nhân viên văn phòng đang có yêu cầu khá cao về phần công việc này, ví dụ như vị trí việc làm thư ký, trợ lý, công việc hành chính nhân sự, nhân viên tổng vụ, nhân viên C&B,… Do vậy để nâng cao được chỉ số năng lực của bản thân thì các bạn hãy bỏ túi cho mình một vài kinh nghiệm quý báu sau nhé.

3.1. Bước 1 – Đặt tiêu đề Agenda

Các bạn đã từng đọc một bài văn hay câu chuyện nào chỉ vì tiêu đề của nó hay và thu hút bạn chưa? Tôi thì rồi, thậm chí là rất nhiều vì trên thực tế tiêu đề chính là yếu tố đầu tiên mà người đọc nhìn vào. Dù nội dung bài viết của bạn có hay và hấp dẫn đến mấy thì các bạn cũng cần phải biết rằng tiêu đề độc đáo, bám sát vào cái nội dung chính của bài viết – cái mà người đọc đang tìm kiếm thì sẽ mang lại hiệu quả cao hơn so với tiêu đề không liên quan.

Tiêu đề Agenda là gì? Là vô cùng quan trọng, nhưng không phải đặt tiêu đề quá hoa mỹ hay phức tạp. Các bạn chỉ cần cho người đọc thấy được hai vấn đề này trong phần tiêu đề: Một, đây là một chương trình nghị sự cuộc họp; hai; chủ đề hay mục đích chính diễn ra thảo luận của cuộc họp là gì?

Để nổi bật và giúp Agenda thân thiện với mọi người thì các bạn nên sử dụng cùng cỡ chữ với phần còn lại của chương trình nghị sự cuộc họp, hoặc chỉ để to nhỉnh hơn một chút vì không nên khiến họ phân tâm.

3.2. Bước 2 - Giải đáp câu hỏi "ai?", "ở đâu?" và "khi nào?" trong phần đầu

Thông thường trong Agenda - chương trình cuộc họp chuyên nghiệp sẽ được người tạo viết đầu đề có thể khác nhau về chi tiết, điều đó phụ thuộc khá nhiều vào văn hóa cũng như mức độ trọng mà công ty bạn khuyến khích. Sau khi đã hoàn thành việc đặt tiêu đề thì các bạn nên cách một dòng rồi viết tiếp nội dung phần đầu này.

Vai trò của phần nội dung này sẽ phải giúp cho người đọc biết được thời gian, địa điểm cùng với thành phần mời tham dự. Và tránh đưa những thông tin không liên quan đến chủ đề được thảo luận trong cuộc họp. Bởi nó khiến cho Agenda của bạn vừa dài dòng vừa không chuyên nghiệp. Dưới đây sẽ là nội dung chi tiết cho phần thông tin này, các bạn cũng có thể ưu ái mà tô đậm những mục này trong bản chương trình cuộc họp của mình, đó là:

- Đợi thời gian: Ngày và giờ có thể được tổ chức trong một ô thông tin duy nhất hoặc chia thành hai phần tùy theo sở thích trình bày của mỗi người.

- Địa điểm diễn ra cuộc họp: Các bạn điền đầy đủ, chính xác nơi sẽ diễn ra, tuy nhiên các bạn không nên viết chung chung như địa chỉ trụ sở, head office hay văn phòng của doanh nghiệp, cty tnhh, corporate, xí nghiệp, jsc, thay vào đó là tên cụ thể phòng sẽ được tổ chức cuộc họp đó, ví dụ là Phòng Họp AZ.

- Thành phần tham dự: Để thuận lợi cho việc phân biệt những người bạn chưa biết thì nên ghi cả tên kèm với chức danh của họ, mặc dù điều này cũng không bắt buộc trong mẫu Agenda.

- Cá nhân đặc biệt: Đối tượng này thì các bạn có thể hiểu đó là những người đặc biệt ( người diễn thuyết, nhà lãnh đạo, đối tác cao cấp,…).

>>> Xem thêm: Mẫu giấy mời họp chuẩn nhất hiện nay, có các mục nêu rõ thời gian, địa điểm, lý do cuộc họp được tổ chức...

3.3. Bước 3 - Đề cập mục đích chính của cuộc họp

Không có lý do gì mà cuộc họp được diễn ra mà không có mục đích, vậy nên các bạn cần phải dành từ 1 đến 4 câu để đề cập đến vấn đề này. Bởi thực tế nếu cuộc họp mà không có mục đích rõ ràng thì coi như rất lãng phí thời gian không chỉ của ban lãnh đạo mà cả người sẽ tham dự.

Đối với phần nội dung này thì các bạn sẽ viết cách một dòng sau dòng nội dung của phần đầu, các bạn có thể biến tấu bằng cách sử dụng định dạng chữ in đậm hoặc gạch chân để làm bất cứ ai khi vừa nhìn vào cũng thấy rõ được "Mục tiêu" hay "Mục đích". Kết thúc phần nội dung này thì các bạn có thể sử dụng dấu hai chấm hoặc xuống hàng.

Nên lưu ý, không viết lan man phần mục đích mà cần phải đi thẳng vào vấn đề, bởi nó không phải là bài văn miêu tả cuộc họp. Ví dụ, cuộc họp diễn ra vì lý do thúc đẩy dự án đổi mới trang thiết bị, thì mục đích được tuyên bố trong Agenda là gì? Là Mục tiêu: Phác thảo mục tiêu dự án đổi mới, cải cách trang thiết bị dựa trên ngân sách đầu tư, ông Trịnh Văn A sẽ trình bày về những khoản đầu tư đã được ký duyệt gần đây”.

Và các bạn đừng quên mục đích của cuộc họp chính là một trong những cách khái quát lại chủ đề sẽ thảo luận trong cuộc họp chứ không đi vào chi tiết.

3.4. Bước 4 - Viết lịch trình, chỉ rõ những điểm chính của cuộc họp

Bản chất của cuộc họp luôn được diễn ra trong một thời gian dài vì có nhiều vấn đề cần phải thảo luận, do vậy mà vai trò của Agenda cũng vô cùng quan trọng, nó sẽ tránh được những sai sót trong quá trình diễn ra cuộc họp. Đừng quên cách một dòng trước khi viết nội dung này, và từng nội dung nên được viết trên một dòng riêng. Ngoài ra các bạn cũng có thể phân chia các mục nội dung dựa theo nguyên tắc ghi thời gian bắt đầu và kết thúc của từng phần phù hợp với từng nội dung. Để làm tốt được phần này thì các bạn phải xác định được thời gian dự tính của từng mục để chương trình nghị sự cuộc họp được diễn ra hiệu quả và thành công.

3.5. Bước 5 - Dành thời gian cuối cuộc họp cho phần hỏi đáp

Đối với phần nội dung này thì có lẽ các bạn có thể lựa theo tình hình hoặc khoảng thời gian còn lại sau khi đã phân bố khoảng thời gian để tránh được việc “cháy” Agenda. Nếu vẫn còn nhiều khoảng thời gian trống thì các bạn có thể để mọi người có thể câu hỏi liên quan đến chủ đề thảo luận của cuộc họp để giải đáp được hết những vấn đề còn vướng mắc. Ngoài ra cũng có thể đưa ra ý kiến bổ sung, đề xuất chủ đề để buổi họp được diễn ra thành công hơn.

Nếu cuộc họp không còn nhiều thời gian thì có thể hạn chế lại số lượng câu hỏi hoặc vấn đề thảo luận để cuộc họp, tuy nhiên cũng phải phụ thuộc khá nhiều vào việc mức độ quan trọng của từng cuộc họp. Nên các bạn cũng nên linh động nếu muốn tạo ra được Agenda hoàn hảo.

3.6. Bước 6 - Kiểm tra các sai sót trước khi phân phát Agenda - chương trình cuộc họp

Là một người chuyên nghiệp thì khi các bạn tạo ra một tài liệu, văn bản nào cũng nên dành thời gian kiểm tra để rà soát lại hết một lượt những nội dung được trình bày trong đó còn mắc lỗi nào không. Như vậy vừa chuyên nghiệp, vừa thể hiện được sự tôn trọng đối với người đọc. Và đặc biệt, những vấn đề liên quan đến cuộc họp không được diễn ra bất cứ một sai sót nào.

Như vậy, các bạn đã hiểu rõ về Agenda là gì chưa? Hy vọng với những nội dung chia sẻ ở trên đã giúp các bạn tạo ra được bản Agenda – chương trình cuộc họp thành công!