[Factsheet là gì?] Học cách tạo Factsheet cho doanh nghiệp của bạn

1. Có thể bạn chưa hiểu Factsheet là gì?

Vậy Factsheet là gì? Theo định nghĩa chính xác nhất, Factsheet là một tờ hay tệp thông tin liệt kê tất cả các thông tin chính, số liệu, sự kiện,... xung quanh một chủ đề cụ thể theo một cách trực quan với sự trợ giúp của các hình ảnh, biểu đồ,... Thường được làm bằng công cụ Microsoft Excel - một trong những công cụ làm việc tin học văn phòng tiếng anh thông dụng cũng như phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word (hay còn được gọi là Winword), Powerpoint, Outlook, Google Scholar, Google Slides,...

Các Factsheet thường chứa những thông tin tổng quan về công ty trách nhiệm hữu hạn, jsc, corporate, xí nhiệp, thông tin sản phẩm, số liệu thống kê, dữ liệu thứ cấp, dữ liệu kỹ thuật, câu hỏi thường gặp, danh sách, các trang hướng dẫn cách thức, các tài liệu giáo dục,... Factsheet thường được sử dụng ở hầu hết các lĩnh vực và ngành nghề, tuy nhiên nó được sử dụng thường xuyên và phổ biến nhất ở ngành Khách sạn - Nhà hàng.

Trong một Factsheet, thông tin bạn đưa vào có thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào chủ đề và đối tượng dự định của nó. Tuy nhiên, hầu hết các tờ Factsheet trên thực tế chứa những nội dung như sau: Tiêu đề, tóm tắt thông tin quan trọng nhất ở dạng đoạn văn, danh sách của các sự kiện hỗ trợ, kêu gọi hành động, nguồn hoặc phân bổ, đi đâu về biết thêm thông tin?,.... Ngoài nội dung, một Factsheet hiệu quả cũng cần có các yếu tố về mặt thiết kế nhằm thu hút khán giả và hỗ trợ tối đa việc trình bày các thông tin.

2. Tại sao các công ty thường sử dụng Factsheet?

Một câu hỏi được đặt ra tại thời điểm này đó chính là tính khả thi của Factsheet là gì đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động và cung cấp trong lĩnh vực dịch vụ. Theo tìm hiểu của Hạ Linh, các công ty thường sử dụng Factsheet vì một vài lý do sau:

• Factsheet có thể được lập cho nhóm bán hàng hoặc tiếp thị quảng cáo để phân phối cho khách hàng, đối tác hoặc các khách hàng tiềm năng
• Một Factsheet của các công ty khởi nghiệp sẽ được thực hiện với vai trò như một lời giới thiệu đến các nhà đầu tư.
• Factsheet có thể được thực hiện để báo cáo nội bộ. Ví dụ, bộ phận tài chính có thể tạo các Factsheet cho thu nhập từng quý của công ty và phân phát nội bộ hoặc cho các cổ đông.
• Factsheet là tổ chức thực tế cho nguồn nhân lực
• Factsheet là tài liệu tiếp thị và là nội dung hỗ trợ bán hàng.
• Các Factsheet về quan hệ công chúng PR và truyền thông có thể cung cấp cho các nhà báo tất cả thông tin họ cần để viết về bạn.

Tóm lại, Factsheet là cần thiết cho tất cả các công ty quy mô và có vô số trường hợp để sử dụng. Tuy nhiên, trước khi tạo ra một Factsheet, bạn phải luôn rõ ràng về mục đích tạo ra nó và đối tượng dự định hướng đến của nó. Chỉ sau đó mới có thể tạo một Factsheet mà độc giả của bạn sẽ chú ý và thưởng thức.

>> Xem thêm: PivotTable là gì

3. Tầm quan trọng của Factsheet đối với các doanh nghiệp

Bây giờ khi đã có một vài ý tưởng về một Factsheet, hiểu rõ Factsheet là gì. Đà đến lúc bạn nên biết về vai trò cũng như nhận thức được tầm quan trọng của một Factsheet đối với sự thành công của một doanh nghiệp.

- Thứ nhất, Factsheet giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian: Factsheet thường dài một trang, do đó nó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho người đọc bằng cách cung cấp cho họ tất cả những thông tin chính (không bỏ lỡ những thông tin quan trọng) chỉ trong một trang giấy. Vì các Factsheet được tạo ra trên nền tảng mang tính trực quan, người đọc có thể nhanh chóng lướt qua rất nhiều thông tin và sự kiện một cách dễ dàng. Ví dụ: nếu bạn đang tạo ra một Factsheet cho các nhà đầu tư, họ sẽ đánh giá rất cao nỗ lực của bạn trong việc tóm tắt tất cả các thông tin chính trên một trang và giúp họ tiết kiệm thời gian một cách tối đa nhất có thể.

- Thứ hai, Factsheet dễ đọc. Như tôi đã giới thiệu ở trên, các Factsheet bao gồm rất nhiều ký tự, các gạch đầu dòng hay các bullet và các tiêu đề táo bạo. Trên hết, Factsheet cũng rất trực quan với các thông tin đều được trình bày bằng bảng, biểu đồ, hình ảnh,.. dễ đọc, dễ nắm bắt.

- Thứ ba, Factsheet rẻ và dễ sản xuất. Cuối cùng, vì các Factsheet chỉ dài không quá hai trang, nên chúng không chiếm nhiều tài nguyên của bạn. Chúng hoạt động như các tài liệu PR hiệu quả về chi phí hay các công cụ hỗ trợ bán hàng.

>> Xem thêm: Tin học văn phòng gồm những gì

4. Làm thế nào để tạo một Factsheet?

Khi bạn tạo ra một Factsheet, bạn chỉ có một trang để truyền đạt những thông tin quan trọng. Để thu hút sự chú ý của độc giả và giúp họ dễ dàng hiểu được thông điệp của bạn, các sự kiện của bạn cần được lựa chọn cẩn thận và trình bày theo thứ tự hợp lý. Vậy cách để tạo ra một Factsheet là gì? Trên thực tế, có hai thành phần chính tạo ra một Factsheet, một là nội dung và hai là thiết kế.

4.1. Các nội dung chính cần đưa vào Factsheet

Khi bạn bắt tay vào việc xây dựng một Factsheet, hãy nghĩ về loại thông tin liên quan mà bạn muốn đưa vào. Ví dụ: một tờ Factsheet được thực hiện nhằm mục đích bán hàng hoặc tiếp thị nên tập trung vào việc trình bày thông tin sản phẩm/dịch vụ đơn giản để khơi gợi sự quan tâm của khán giả. Một Factsheet được thực hiện cho báo cáo nội bộ nên bao gồm các phân tích về tốc độ tăng trưởng kinh doanh và các số liệu quan trọng khác. Dưới đây là những nội dung chính mà bạn nên đưa vào một Factsheet:

4.1.1. Những thông tin cơ bản

- Tiêu đề: Tiêu đề cung cấp cho Factsheet một hướng đi chung và nó cũng đóng vai trò như đúng tên gọi của nó. Bạn có thể thêm một tiêu đề táo bạo cùng với một hình ảnh nổi bật để thu hút sự chú ý của khán giả, hoặc cũng có thể thêm ngày và thông tin liên lạc trong phần này.

- Mô tả công ty: Bắt đầu với tờ Factsheet của bạn với tên công ty của bạn và một mô tả ngắn gọn về nội dung bên trong. Bao gồm các thông tin cần thiết như quy mô công ty, ngày thành lập, loại công ty, ngành và lĩnh vực, địa điểm, một vài từ khóa chính tóm tắt doanh nghiệp của bạn và logo công ty của bạn để củng cố việc nhận diện thương hiệu. Bên cạnh đó, bạn cũng hãy thoải mái thêm bất kỳ thông tin quan trọng nào khác về sản phẩm, dịch vụ hoặc công ty của bạn khi nó liên quan đến mục đích chung của tờ Factsheet.

- Chân trang của công ty: Chèn thông tin liên lạc, trang web và các liên kết truyền thông xã hội có liên quan vào phần cuối cùng của tờ Factsheet.

- Lời kêu gọi hành động: Thêm một lời kêu gọi hành động rõ ràng phù hợp với mục đích của Factsheet.

4.1.2. “Bức tranh lớn” về công ty

- Tóm tắt tầm nhìn và sứ mệnh của công ty: Giải thích trong một đến hai dòng, công ty của bạn đại diện cho điều gì? Tại sao nó tồn tại? Và kế hoạch của nó cho tương lai là gì? Nội dung này cũng rất phù hợp nếu bạn cần thêm khẩu hiệu kinh doanh hoặc khẩu hiệu công ty bạn.

- Câu chuyện: Nếu có thể, hãy kể một câu chuyện về sự kiện sáng lập công ty, về cách khởi nghiệp, ai bắt đầu và lý do nào họ bắt đầu?

- Mô tả sản phẩm và dịch vụ: Làm thế nào để thương hiệu của bạn có lợi cho khách hàng của bạn? Những lợi thế nào bạn giữ được trước đối thủ cạnh tranh của bạn? Nếu bạn đang tạo một Factsheet cho mục đích bán hàng và tiếp thị, hãy xem xét việc liệt kê ra cũng như so sánh các sản phẩm và dịch vụ hàng đầu của bạn. Sử dụng các biểu đồ để hiển thị số liệu. Chèn hình ảnh hoặc biểu tượng để mô tả các tính năng,...

4.1.3. Hiểu biết kinh doanh

- Đánh dấu các sự kiện quan trọng: Liệt kê các cột mốc của bạn mang lại cho cả công ty và các bên liên quan của bạn về thành tích mà công ty đã đạt được. Chẳng hạn như viết về các bước ngoặt lớn của công ty như: ra mắt sản phẩm, gây quỹ, cột mốc về doanh thu, số liệu sử dụng. Điều này là cung cấp một cái nhìn tổng quan về sự tiến bộ của bạn, thêm uy tín cho doanh nghiệp và sản phẩm của bạn.

- Phác thảo số liệu kinh doanh của bạn: Đặt ra các số liệu chính đại diện cho sự tiến bộ của bạn. Hiển thị các số liệu có liên quan và bao quát dựa trên dữ liệu chuẩn hóa được ghi lại trong một khoảng thời gian đáng kể. Các số liệu này có thể giải quyết các phương pháp mà qua đó bạn sẽ đo lường sự thành công của công ty. Đối với các công ty khởi nghiệp, có thể không đủ dữ liệu để giải quyết. Hãy sử dụng các số liệu liên quan đến ngành để áp dụng thể hiện tiềm năng cũng như ý tưởng của bạn.

4.1.4. Thấu hiểu khách hàng

- Xác định khách hàng của bạn: Khách hàng của bạn là ai? Bạn chủ yếu giao dịch với các doanh nghiệp, cá nhân nào? Sắp xếp cơ sở khách hàng của bạn vào phân khúc khách hàng để cung cấp cho khán giả những hiểu biết sâu sắc về giá trị sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn cung cấp. Nếu có đối tác lớn nào, bạn cũng có thể nhấn mạnh và làm nổi bật họ bằng cách chèn hình ảnh về họ tại đây.

4.1.5. Cơ cấu tổ chức

- Giới thiệu những người đứng đầu: Bắt đầu với những cá nhân quan trọng như người sáng lập, đồng sáng lập hay giám đốc điều hành. Giới thiệu nhanh về các thành viên trong nhóm của bạn và liên kết đề hồ sơ cá nhân của họ nếu có thể.

- Hiển thị sơ đồ tổ chức: Đối với các công ty quy mô lớn, nơi mà bạn không thể liệt kê hết tất cả các thành viên trong công ty. Hãy tập trung vào việc trình bày tổng quan về tổ chức từng bộ phận, phòng ban,...

4.1.6. Hợp tác và chia sẻ

Điều cuối cùng bạn cần làm sau khi đã thực hiện xong các nội dung chính trong Factsheet là gì? Hãy xem xét các cách để phân phối nó cho đối tượng dự định mà bạn hướng đến. Bạn có muốn Factsheet tiếp cận càng nhiều càng tốt bằng cách làm cho nó có thể tìm kiếm ở khắp mọi nơi, chẳng hạn như trên website,... Hay bạn muốn nó chỉ tiếp cận với một vài nhà đầu tư tiềm năng? Tất cả bạn đều có thể thu nhỏ hoặc mở rộng phạm vi tiếp cận cho nhu cầu và mục đích của mình.

4.2. Cách bố trí và thiết kế Factsheet

Cả nội dung và thiết kế đều đóng vai trò rất lớn trong việc tạo ra một Factsheet hiệu quả. Vậy sau khi đã biết nên đưa những nội dung trong Factsheet là gì? Dưới đây là những lưu ý cho cách bố trí và thiết kế một Factsheet:

• Factsheet nên gói gọn trong một trang
• Sử dụng phông chữ từ 10 - 14
• Factsheet nên bắt đầu bằng dòng chữ lớn “Factsheet”, tiếp theo là một tiêu đề ngắn gọn giải thích về chủ đề của Factsheet
• Sử dụng những điểm bullet thay cho những gạch đầu dòng nhàm chán
• Để lại những khoản trắng
• Sử dụng đồ họa, màu sắc để nhấn mạnh những điểm quan trọng
• Các biểu đồ đơn giản có thể cung cấp cho người độc thông tin chỉ trong nháy mắt. Biểu đồ hình tròn là dễ hiểu nhất.
• Cung cấp tài liệu tham khảo để biết thêm thông tin. Trong Factsheet điện tử, bạn cũng có thể thêm liên kết.

5. Những lỗi phổ biến thường gặp khi tạo một Factsheet

Khi thực hiện làm một Factsheet, hãy tránh những sai lầm phổ biến sau đây:

- Phông chữ quá nhỏ: Một Factsheet phải dễ đọc. Nếu bạn không muốn độc giả của bạn phải vất vả để đọc tờ Factsheet của bạn vì ký tự quá nhỏ. Trong trường hợp nếu bạn gặp khó khăn khi quyết định kích thước phông chữ, tốt nhất là nên để cỡ lớn. Không sử dụng phông chữ nhỏ hơn nhé.

- Quá nhiều thông tin: Hãy tối ưu có thể nhất với thông tin trên tờ Factsheet của bạn, chỉ đề cập đến những thông tin cần thiết nhằm nêu bật quan điểm và mục đích ban đầu mà bạn đã xác định.

- Thông tin cũ: Thông tin bao gồm trên tờ Factsheet của bạn phải càng mới càng tốt. Đừng trích dẫn số liệu thống kê từ các nghiên cứu đã diễn ra cách đây nhiều năm trước khi có những nghiên cứu hiện tại.

- Tập trung vào doanh nghiệp của bạn: Tờ Factsheet của bạn nên là một yếu tố chính trong chiến lược tiếp thị của bạn. Và nó phải tuân theo các nguyên tắc giống như phần còn lại của hoạt động quảng cáo tiếp thị. Tránh liệt kê các sự kiện chỉ nói về doanh nghiệp hoặc sản phẩm của bạn. Thay vào đó, hãy gắn những sự thật đó với khán giả của bạn và cho thấy lý do tại sao thông tin bạn đang trình bày lại quan trọng đối với mối quan tâm, vấn đề và nhu cầu của họ.

Tìm việc làm

Bạn đã hiểu Factsheet là gì? Tạo các Factsheet tuyệt vời và các tài liệu tại nơi làm việc, bắt đầu gây ấn tượng với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng và các thành viên trong nhóm của bạn bằng việc tạo Factsheet ngay hôm nay!