Thư ký bếp là gì? và bản mô tả công việc thư ký bếp đấy đủ nhất!

1. Tìm hiểu về khái niệm thư ký bếp là gì?

Với những ai là đang làm việc trong ngành quản trị nhà hàng và dịch vụ ăn uống - quản lý khách sạn lâu năm, khái niệm thư ký bếp là gì chắc hẳn không còn xa lạ với bạn. Thư ký bếp còn có tên tiếng Anh là Kitchen Coordinator, đây là khái niệm chỉ một vị trí làm việc trong khối ngành nhà hàng khách sạn và đây đang là một trong những việc làm được nhiều người quan tâm hiện nay.

Thư ký bếp là khái niệm chỉ vị trí làm việc của nhân viên với công việc là hỗ trợ các công việc hành chính cho những người xin vào vị trí bếp trưởng bằng CV bếp trưởng trong các nhà hàng, khách sạn hay resort, thư ký bếp không phải vị trí đầu bếp nấu ăn như sous chef, chef de partie, demi chef, pastry chef, commis chef,... hay làm các công việc nội trợ trong nhà bếp mà thường liên quan tới các công việc hành chính. Vị trí thư ký bếp thường chỉ xuất hiện ở những nhà hàng, khách sạn hay resort cao cấp, khoảng 3-5 sao và có đẳng cấp, yêu cầu sự chuyên nghiệp cao trong bộ phận nhà bếp.

Thư ký bếp là vị trí được xem như chính là cánh tay phải đắc lực hỗ trợ cho bếp trưởng, thư ký bếp sẽ giúp đỡ bếp trưởng quản lý các công việc hành chính, điều hành cũng như quán xuyến các hoạt động của bộ phận nhà bếp sao cho các hoạt động xảy ra trôi chảy và thuận lợi nhất.

2. Thư ký bếp làm những công việc gì ? Bản mô tả công việc thư ký bếp chi tiết

Trong không gian bếp, thư ký bếp có nhiệm vụ hỗ trợ bếp trưởng các công việc hành chính, không liên quan tới việc nấu nướng. Ngay sau đây, timviec365.vn sẽ mang đến bạn bản mô tả công việc thư ký bếp. Hãy theo dõi thật kỹ để có thể  hình dung đầy đủ nhất về nội dung công việc cụ thể cũng như những nhiệm vụ chính của một thư ký bếp. Đó sẽ là những thông tin cực kỳ hữu ích cho bạn nếu bạn mong muốn chinh phục hấp dẫn này trong tương lai đấy. 

Việc làm đầu bếp, phụ bếp tại Hà Nội

2.1. Lên lịch trực cho nhân viên bộ phận bếp và thực hiện công tác chấm công cho nhân viên

Trong nhiệm vụ này, thư ký bếp có khá nhiều nội dung công việc cụ thể được vạch tên rõ ràng để thực hiện, những công việc cụ thể này bao gồm:

- Thư ký bếp sẽ thực hiện hỗ trợ bếp trưởng sắp xếp lịch làm việc thích hợp cho các nhân viên trong phòng bếp, các công việc được sắp xếp sao cho phải đảm bảo được đáp ứng các công việc của khách sạn.

- Thực hiện lên lịch, phân công và sắp xếp lịch trực và làm việc, thời gian làm việc cho mọi người trong phòng bếp theo lịch hàng tuần và hàng tháng. Lịch làm việc này thường sẽ có sự thay đổi liên tục theo tình hình cụ thể của bếp.

- Thư ký bếp sẽ tiến hành theo dõi và thực hiện chấm công cho nhân viên bộ phận bếp theo mẫu bảng chấm công như quy định của nhà hàng, khách sạn, không chỉ vậy thư ký bếp sẽ phải theo dõi giờ ra về và vào làm của nhân viên để đánh giá năng lực làm việc cũng như thái độ làm việc của mỗi nhân viên các vị trí như runner, sommelier, nhân viên order,...

- Theo dõi lịch làm việc đã sắp xếp và có những thay đổi kịp thời khi nhà hàng hay khách sạn có sự điều động đột xuất, báo cho các nhân viên, bếp trưởng và các bộ phận liên quan khi tiến hành điều động.

>> Xem thêm: Đơn xin việc phụ bếp

2.2. Theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa mỗi ngày của bộ phận bếp

Ở nhiệm vụ này thì thư ký bếp cần phải thực hiện những công việc cụ thể gồm:

- Kiểm soát số lượng hàng hóa nhập và xuất trong ngày theo định kỳ, tham gia vào quá trình kiểm kê và hỗ trợ các bộ phận liên quan để kiểm tra số lượng sản phẩm cũng như chất lượng nguồn nguyên liệu, thực phẩm được đưa vào. Đảm bảo rằng thực phẩm an toàn đưa vào đã qua kiểm tra đúng số lượng yêu cầu xuất hoặc nhập và được làm theo đúng quy trình và quy định của nhà hàng.

- Rà soát các nguyên vật liệu còn thiếu sót để lên kế hoạch nhập thêm và order thêm các thiết bị, dụng cụ cũng như những trang thiết bị cần thiết theo yêu cầu của bếp trưởng và nhân viên bộ phận kho bếp.

- Theo dõi bảng thống kê để nắm được chi tiết lượng hàng tồn kho, lượng nguyên liệu thừa hay thiếu mỗi ngày để sửa đổi và cân đối bảng thu chi trong bộ phận bếp.

>> Xem thêm: CV phụ bếp

2.3. Nhiệm vụ quản lý tài sản, công cụ cho bộ phận bếp theo yêu cầu

Không chỉ làm các công việc tới nguyên liệu mà thư ký bếp còn liên quan tới những tài sản hiện hữu trong khu vực bếp như dụng cụ nhà bếp, thiết bị nấu nướng. Những công việc cụ thể của thư ký bếp trong nhiệm vụ này gồm:

- Kiểm kê số lượng hàng hóa nhập và xuất cùng các bộ phận liên quan, phối hợp và hỗ trợ họ để kiểm kê toàn bộ tài sản, máy móc, hàng hóa cũng như những công cụ trong phòng bếp và các phòng có liên quan chứa công cụ bếp.

- Người làm công việc thư ký bếp còn phải thực hiện công việc theo dõi việc sử dụng các thiết bị, việc sử lý nguyên vật liệu và quá trình bảo quản công cụ cũng nư dụng cụ khu vực bếp như dao, nồi niêu,..ngoài ra còn có các máy móc trong khu vực bếp của nhân viên nhà bếp.

- Theo dõi tình trạng thiết bị dụng cụ, lên kế hoạch mua mới thay thế hoặc sửa chữa và mang bảo trì các thiết bị. Tổng hợp và lập yêu cầu mua mới nếu có nhu cầu mua sắm thêm các trang thiết bị cũng như công cụ dụng cụ cần thiết cho công việc nấu nướng và những công việc cần thiết thực hiện trong khu vực bếp theo yêu cầu của bếp trưởng và theo ý kiến của nhân viên bộ phận bếp đề xuất để phục vụ công việc.

Việc làm nhân viên bếp

2.4. Đại diện bộ phận bếp thực hiện các công việc hành chính

- Thư ký bếp sẽ thay bếp trưởng tiến hành việc ghi chép cũng như thống kê các bảng số liệu, bảng biểu để lập báo cáo, lập các đơn trình, các yêu cầu mua hàng hay tuyển thêm nhân viên theo sự yêu cầu của bếp trưởng.

- Thư ký bếp sẽ là người tiếp nhận nhân viên mới sau bếp trưởng và đây sẽ là người lên kế hoạch đào tạo người mới giúp bếp trưởng. Thư ký bếp sẽ phối hợp cùng bếp trưởng và các vị trí khác trong bộ phận bếp và các bộ phận liên quan để lên kế hoạch giúp nhân viên mới làm quen với công việc, lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới và tạo các hoạt động gắn kết các nhân viên trong cùng một bộ phận.

- Thư ký bếp sẽ là người tiếp nhận các thông từ các bộ phận khác, là người sẽ tiếp nhận điện thoại hay email chung của bộ phận bếp. Thu ký sau khi tiếp nhận sẽ báo lại nội dung với bếp trưởng, phối hợp với bếp trưởng để sắp xếp công việc, điều phối nhân viên thích hợp với các yêu cầu. Ngoài ra các điện thoại, email của bộ phận bếp có thể là những phản ánh về đồ ăn, chất lượng nguyên liệu hay sự thay đổi về các nguyên vật liệu từ khách hàng và cấp trên.

- Công việc của một thư ký có nghiệp vụ cao còn kiêm luôn cả công việc hỗ trợ và phối hợp với các bộ phận và nhân viên liên quan để lên kế hoạch cũng như ý tưởng cho set menu, thực đơn của các sự kiện, bữa tiệc banquet hay ăn buffet. Thư ký bếp sẽ dựa trên yêu cầu và tình hình nguyên vật liệu trong nhà bếp để đề xuất chỉnh sửa menu theo tình hình thực tế.

- Nhận yêu cầu từ bếp trưởng và gửi yêu cầu lên bộ phận nhân sự về việc tuyển dụng thêm các vị trí trong khu vực bếp khi cần thiết, lên kế hoạch tăng cường công việc khi được yêu cầu.

- Thư lý bếp còn là người lưu giữ các giấy tờ, hóa đơn, hồ sơ cũng như tài liệu liên quan đến bộ phận bếp, là người phân loại, lưu trữ cẩn thận các loại hồ sơ, tài liệu được các bộ phận khác giáo đến theo yêu cầu của bếp trưởng.

- Thư ký bếp là người thay mặt bếp trưởng nắm bắt tình hình công việc trong nội bộ khu vực bếp, vì vậy thư ký bếp sẽ dựa vào tình hình thực tế nắm bắt được mà đưa ra ý kiến đóng góp để xây dựng bộ phận cũng như cải thiện chất lượng, tốc độ công việc, giải quyết các vấn đề tồn đọng.

- Ngoài các công việc cụ thể trên thì thư ký bếp sẽ còn thực hiện các công việc cụ thể khác không được kể tên theo yêu cầu từ cấp trên, từ bếp trưởng. Ngoài ra thư ký bếp sẽ phải chịu trách nhiệm cập nhập thông tin trong khu vực bếp để báo cáo cho bếp trưởng nắm được công việc và đưa ra những quyết định điều hành nhà bếp chính xác.

Việc làm bếp trưởng

3. Tiêu chí tuyển dụng vị trí thư ký bếp như thế nào?

Hiện nay với mức độ sống tăng nên, vì vậy có vô số nhà hàng khách sạn cao cấp được mở ra cho nên nhu cầu tuyển dụng đối với vị trí này ngày càng được mở rộng. Tuy mở rộng nguồn tuyển dụng, tuy nhiên để đảm bảo được công việc của một thư ký bếp thì người ứng tuyển cần đạt một số yêu cầu tuyển dụng nhất định:

- Vị trí thư ký bếp cần người có các kỹ năng văn phòng cơ bản như tin học văn phòng, soạn thảo văn bản, excel,...

- Đầu vào vị trí này yêu cầu người ứng tuyển cần có kỹ năng phân tích cũng như khả năng tổng hợp tài liệu và quản lý hồ sơ, tài liệu để phục vụ các công việc trong quá trình làm việc.

- Người thư ký bếp vì là người thay bếp trưởng quản lý mọi việc của bộ phận bếp vì vậy cần phải là một người xử lý vấn đề tốt và là người có kỹ năng giao tiếp để trao đổi công việc với các bên, các bộ phận liên quan.

- Làm việc ở môi trường chuyên nghiệp và thường là các nhà hàng, khách sạn cao cấp nên cần có trình độ tiếng anh nhất định và có khả năng nói, truyền đạt và lời nói cần có sự thuyết phục.

- Các nhà hàng, khách sạn hiện nay khi tuyển dụng sẽ ưu tiên những người có kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc sẽ ưu tiên những người đã tốt nghiệp ngành quản trị du lịch, khách sạn hay những khoa về hành chính nhân sự.

Việc làm

4. Quyền lợi của vị trí thư ký bếp, bạn đã biết chưa?

Bên cạnh bản mô tả công việc đầy đủ, những tiêu chí tuyển dụng của vị trí này, quyền lợi của thư ký bếp ra sao cũng là một trong những thông tin hút được sự quan tâm đông đảo của tín đồ ngành này. Với vai trò quan trọng và nhu cầu tuyển dụng ngày lớn, mức lương hiện nay của vị trí này trung bình khoảng từ 6-8 triệu đồng và có thêm các khoản thưởng, tăng ca và tiền hỗ trợ, lên mức thu nhập đa số đều trên 10 triệu đồng.

Ngoài mức lương, thư bếp được các khách sạn nhà hàng hỗ trợ thêm những chính sách bảo hiểm như Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cũng như các chương trình du lịch, nghỉ dưỡng theo quy định của công ty. 

Chắc hẳn giờ bạn đã nắm được thư ký bếp là gì cũng như bản mô tả công việc thư ký bếp đầy đủ nhất rồi đúng không nào. Nếu bạn đang quan tâm tới vị trí này thì hãy ứng tuyển và tìm kiếm các thông tin tuyển dụng trên Timviec365.vn ngay nhé. Chúc bạn sớm tìm được công việc phù hợp qua những thông tin chúng tôi cung cấp. Đừng quên tải về bản mô tả công việc thư ký bếp đầy đủ ngay sau đây!

Mô tả chi tiết công việc thư ký bếp.docx