Bí quyết viết Cover Letter Nhân sự hay nhất gục nhà tuyển dụng

1. Các bước viết cover letter Nhân sự

Một số nhà tuyển dụng đánh giá vai trò của Cover letter ngang bằng thậm chí là hơn cả CV xin việc. Nói như vậy để thấy được tầm quan trọng của cover letter không hề thua kém bất kỳ thành phần nào trong bộ hồ sơ xin việc. Vì vậy, khi viết cover letter bạn cần thật sự đầu tư thời gian và tâm huyết để có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Sau đây là bố cục và thứ tự sắp xếp các phần trong một cover letter Nhân sự chuẩn chỉnh:

- Liệt kê tin liên hệ của bạn trong tiêu đề Thư xin việc Nhân sự

Đây là “quy tắc vàng” cho tiêu đề thư xin việc Nhân sự của bạn. Hãy đảm bảo rằng tiêu đề của bạn có các thông tin cơ bản theo thứ tự: Họ tên_Chức danh_Thông tin liên hệ của bạn.

Nếu bạn viết cover letter bằng tiếng Anh thì bên dưới tiêu đề của thư xin việc hãy liệt kê thành phố, ngày tháng và địa chỉ của nhà tuyển dụng.

- Ghi rõ vị trí ứng tuyển và thông tin của nhà tuyển dụng

Nếu bạn không đề cập đến vị trí ứng tuyển, nhà tuyển dụng sẽ không biết bạn đang ứng tuyển cho vị trí nào, đặc biệt là trong trường hợp doanh nghiệp tuyển dụng nhiều vị trí. Đây là một lỗi cơ bản và cũng là lỗi nghiêm trọng nhất khi viết cover letter.

Hãy đề cập đến vị trí công việc mà bạn ứng tuyển ngay trong phần đầu của cover letter. Đồng thời cũng ghi tên của nhà tuyển dụng trong lời chào mở đầu. Hãy dành thời gian để tìm hiểu thông tin của nhà tuyển dụng. Xem kỹ bản tin tuyển dụng hoặc trang web của công ty để tìm kiếm những thông tin này. Nếu bạn không thể tìm được người quản lý phù hợp, hãy gọi lên quầy lễ tân và hỏi. Đó là một cách để chứng tỏ bạn thực sự quan tâm đến công việc này và khiến bạn trở nên khác biệt so với các ứng viên khác.

- Thể hiện thế mạnh cá nhân riêng biệt của bạn

Không phải tất cả các điểm mạnh đều có giá trị như nhau trong mắt của nhà tuyển dụng. Có những điểm mạnh nhất định mà nhà tuyển dụng mong muốn nhìn thấy ở một ứng viên tiềm năng.

Bên cạnh đó cũng cần nêu ra những kinh nghiệm làm việc của bạn. Trong đó hãy khéo léo đan cài vào những thành tích mà bạn cảm thấy có giá trị. Tuy vậy hãy cẩn thận để tránh bị lạc sang khoe khoang thành tích nhé.

- Chứng tỏ bạn là ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc ứng tuyển

Có rất nhiều ứng viên đều gửi hồ sơ cho nhà tuyển dụng, vì vậy nếu bạn không thể chứng tỏ bản thân là lựa chọn thích hợp nhất cho công việc đó thì bạn sẽ bị “lu mờ” bởi những ứng viên khác.

- Kết thúc bức thư bằng lời cảm ơn nhà tuyển dụng, nhắc lại nguyện vọng của bản thân và để lại thông tin liên hệ.

2. Bí quyết viết cover letter Nhân sự chuyên nghiệp và ấn tượng

Cover letter được không phải là một dạng văn bản cứng nhắc theo khuôn mẫu, mà được viết bằng chính lời văn chân thành của ứng viên. Bởi vậy, các nhà tuyển dụng thường xem rất kỹ cover letter của những ứng viên mà họ cảm thấy hứng thú.

Vậy bạn đã nắm được những bí quyết để viết cover letter Nhân sự chuyên nghiệp và ấn tượng chưa?

2.1. Làm nổi bật các kỹ năng chuyên môn của bạn

Một bức thư xin việc Nhân sự (cover letter Nhân sự) xuất sắc sẽ thể hiện được kinh nghiệm làm việc, khả năng hành văn, trình độ tin học và quan trọng nhất là niềm đam mê trong việc thấu hiểu và hiện thực hóa các mục tiêu tuyển dụng của công ty, cũng như cải thiện văn hóa làm việc của công ty.

Vì nhiệm vụ của bạn có thể khác nhau tùy thuộc vào vai trò của bạn, nên hãy tập trung vào việc làm nổi bật các kỹ năng cụ thể của công việc trong suốt nội dung thư xin việc của bạn.

Khi thảo luận về nền tảng nhân sự và quá trình làm việc của bạn trong phần nội dung chính của cover letter, hãy đảm bảo đưa vào đó những kỹ năng chuyên môn ngành Nhân sự chính để cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của họ.

Sau đây là danh sách một vài kỹ năng chuyên môn mà bạn có thể tham khảo và lựa chọn để đưa vào trong cover letter:

+ Phân tích dữ liệu (Data analysis)

+ Tuyển dụng (Recruiting)

+ Hiểu rõ Luật lao động (Labor laws)

+ Sàng lọc ứng viên (Applicant screening)

+ Quản lý hiệu suất (Performance management)

+ Thủ tục giấy tờ (Clerical procedures)

+ Quan hệ nhân viên (Employee relations)

+ Giới thiệu nhân viên (Employee onboarding)

+ Kiểm tra lý lịch ứng viên (Background checks)

+ Bảng lương (Payroll)

+ Kiến thức về các chính sách của công ty (phúc lợi cho nhân viên, lương thưởng, các quy định khác…) (Knowledge of company policies)

+ Phần mềm kế toán (Accounting software)

+ Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)

Bên cạnh kỹ năng chuyên môn, bạn cũng cần liệt kê những kỹ năng mềm để chứng minh bạn là một lựa chọn thích hợp nhất cho vị trí công việc đang tuyển dụng.

Một số kỹ năng mềm bạn nên đưa vào trong cover letter bao gồm:

+ Đồng cảm và thấu hiểu (Empathy)

+ Kỹ năng đàm phán (Negotiation)

+ Sự thận trọng (Discretion)

+ Kỹ năng liên kết con người (Interpersonal skills)

+ Lắng nghe tích cực (Active listening)

+ Khả năng tiếp cận vấn đề (Approachability)

+ Tư duy phản biện (Critical thinking)

+ Quản lý mâu thuẫn (Conflict management)

+ Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-solving skills)

2.2. Sử dụng định dạng thư xin việc phù hợp

Nếu bạn đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Nhân sự, bạn có thể hiểu rõ về mức độ cạnh tranh của thị trường việc làm. Để cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn là một ứng viên tiềm năng với kinh , điều quan trọng là phải phản ánh phong cách làm việc chuyên nghiệp qua những gì bạn viết trong thư xin việc. Sử dụng định dạng thư xin việc phù hợp để đảm bảo thư xin việc của bạn khoa học, trình bày bố cục rành mạch và được tối ưu hóa để dễ đọc.

Dưới đây là cách định dạng chuẩn chỉnh dành cho cover letter Nhân sự của bạn:

+ Bao gồm tiêu đề với tên đầy đủ, địa chỉ email và số điện thoại của bạn

+ Chọn font chữ thư xin việc dễ đọc (Arial, Times New Roman…) và đặt cỡ chữ của bạn ở 12 – 14 tùy theo từng font chữ

+ Điều chỉnh căn lề cover letter của bạn theo định dạng chuẩn

+ Kết thúc cover một cách chuyên nghiệp, chẳng hạn như “Trân trọng!”

Nếu bạn đang nộp đơn xin việc theo hình thức online, hãy gửi đơn xin việc của bạn ở định dạng PDF hoặc DOCX

2.3. Đảm bảo cover letter không quá dài hoặc quá ngắn

Là một ứng viên đN có kinh nghiệm làm công việc nhân sự, bạn chỉ nên xem xét đơn xin việc của mình từ góc độ nhân sự. Với vô số đơn xin việc cần sàng lọc, các nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ “thuận mắt” hơn với một lá thư xin việc không quá dài hoặc quá ngắn.

Tránh đi viết quá chi tiết hay quá lan man nội dung thư xin việc. Một lá thư xin việc giống như một bài luận có thể khiến nhà tuyển dụng mất hứng thú trước khi họ đọc xong. Tuy nhiên, một bức thư xin việc quá ngắn có thể gây ấn tượng rằng bạn không đầu tư nhiều thời gian hay suy nghĩ và nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn không thực sự tôn trọng họ và tôn trọng cơ hội làm việc.

Để viết một lá thư xin việc thu hút nhà tuyển dụng, hãy giữ cho nó đơn giản và ngắn gọn. Thư xin việc lý tưởng nhất thường có độ dài 250 – 400 từ.

Sau đây là những lưu ý bạn cần nhớ rõ để không viết quá chi tiết hay quá sơ sài nội dung thư xin việc:

+ Chỉ bao gồm thông tin có liên quan. Khi tuyển dụng một Nhân viên nhân sự, nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm những người có thể hiểu mục tiêu tuyển dụng của họ và giúp họ đạt được mục tiêu tuyển dụng. Để cho họ thấy bạn là một người phù hợp hoàn hảo, hãy thể hiện các kỹ năng và kinh nghiệm theo công việc cụ thể trong thư xin việc của bạn.

+ Khi trình bày về kinh nghiệm làm việc của bạn, hãy tập trung vào thành tích của bạn hơn là chỉ mô tả công việc

+ Sử dụng các gạch đầu dòng để liệt kê các ví dụ về các kỹ năng chuyên môn và thành tích của bạn

Trên đây là hướng dẫn cách viết cover letter Nhân sự sao cho ấn tượng và chuyên nghiệp nhất. Cover letter có vai trò quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà tuyển dụng, vì vậy hãy thực sự nghiêm túc và đầu tư thời gian để viết cover letter nhé!