Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử, yêu cầu về nội dung cần biết

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Như đã biết, hiện nay việc mua bán diễn ra sầm uất, việc minh bạch giữa người bán và người mua cần có một loại giấy tờ ghi nhận rõ ràng để là cơ sở dựa theo cho việc kiểm tra và trao đổi sau này. Hiện nay dù là đối với các loại mặt hàng có tính chất khác nhau, ngoài biên lai thu tiền thì hầu như cũng đều được sử dụng đến hóa đơn.

Nhưng tùy theo tính chất kinh doanh, mức đầu tư và số lượng hàng hóa mà nhà cung ứng sẽ sử dụng những bản hóa đơn cho phù hợp. Trên thị trường hiện nay có 2 hình thức kê khai hóa đơn chính là hóa đơn điện tử (Được thống kê và nhập liệu bằng phần mềm điện tử đã được lập trình từ trước), và hóa đơn giấy (được viết bằng tay và tính toán thủ công). 

Tải bản thu hồi hóa đơn dưới đây:

Biên bản thu hồi hóa đơn.doc

Hiện nay, loại hóa đơn điện tử được sử dụng rộng rãi vì tính tiện dụng và cả về độ chính xác cao đối với việc ghi nhận cũng như kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá. Vậy chính xác hóa đơn điện tử là gì? Theo định nghĩa chung, khái niệm hóa đơn điện tử được hiểu là loại giấy tờ được ghi nhận, khởi tạo, lưu trữ trên thiết bị hay phần mềm điện tử, những thông tin bán hàng và trao đổi sẽ được hệ thống dữ liệu mạng phân tích. Mỗi phần mềm của một hệ thống hay doanh nghiệp khi nhập liệu trên hóa đơn điện tử sẽ được ghi định những điều mà về mặt nội dung hóa đơn viết tay khó xử lí như mã số thuế của công ty, doanh nghiệp. 

Mỗi loại hóa đơn điện tử sẽ được sử dụng cho một mục đích và tạo lập bởi một loại hình kinh doanh nhằm đáp ứng cho việc sử dụng đối với ngành nghề đó khác nhau. Một số loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay là hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn chuyển khoản giao hàng,... nội dung và cách thức trình bày được thực hiện theo quy ước và yêu cầu quốc tế có sẵn. 

Xem thêm: Mẫu biên bản đối chiếu công nợ

Việc làm bán hàng

2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử

Nội dung và hình thức trình bày của mỗi bản hóa đơn điện tử đã được lập trình sẵn, nhưng khi nhập và xuất hiện những lỗi trong quá trình nhập liệu và việc xử lí cũng như hủy những nội dung trong hóa đơn cần có sự hiểu biết cụ thể và thực hiện đúng quy trình, đúng với những mẫu biên bản có sẵn. Việc làm này cần có sự chính xác vì nếu không thực hiện đúng sẽ tạo sơ hở cho những người xấu lợi dụng và sử dụng cho mục đích xấu. 

2.1. Hướng dẫn điền thông tin biên bản hủy hóa đơn

Tải biên bản hủy hóa đơn điện tử dưới đây:

Biên bản hủy hóa đơn.doc

Xem thêm: Mẫu biên bản vi phạm hành chính

2.1.1. Phần bắt buộc ở mở đầu biên bản hủy hóa đơn điện tử

Đây là một văn bản có tính pháp lý và được nhận định một cách cụ thể trong quá trình thực hiện từ việc tạo lập đến quá trình lập biên bản hủy hóa đơn. Nội dung trong biên bản hủy hóa đơn điện tử cũng cần có những nội dung về quốc hiệu nhưng những văn bản hành chính khác. Mở đầu biên bản là mục ta có thể dễ dàng bắt gặp ở đầu những văn bản như:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Tiếp đến là tên biên bản: BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Tiếp đến là phần mã số biên bản, tùy vào số lượng và cũng như số thứ tự của biên bản mà sẽ được đánh dấu khác nhau (Nội dung này cần tìm hiểu rõ, liên hệ cụ thể với bộ phận kê khai trước đó)

Khi điền thông tin cũng như tạo lập biên bản hủy hóa đơn điện tử, những nội dung về quy định đối với việc kinh doanh bán hàng và cả những nội dung có liên quan đến với việc pháp luật quy định sẽ được cụ thể sẵn ở phần mở đầu của biên bản. Những nội dung ấy đã được tạo lập sẵn nên người điền biên bản không cần tham gia điền những nội dung có sẵn như sau: 

Căn cứ Nghị định 51/2024/NĐCP ngày 14/05/2024 của Chính phủ quy định về việc in, phát hành, sử dụng, quản lí hóa đơn.

Căn cứ thông tư 32/2024/TT-BTC ngày 14/03/2024 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Căn cứ nghị định 119/2018NĐ-CP ngày 12/09/2024 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, căn cứ và thỏa thuận giữa các bên.

Xem thêm: Mẫu biên bản bầu ban cán sự lớp

2.1.2. Nội dung cần có ở biên bản hủy hóa đơn điện tử

Tải về tại đây: Biên bản điều chỉnh hóa đơn.docx

Ngoài những phần có sẵn ở mở đầu, những nội dung quan trọng và có tính xác thực cao sẽ được điền trong phần nội dung phía bên dưới, những mục cần điền là họ tên và thông tin liên hệ, sản phẩm được trao đổi, mua bán, cả 2 bên được đặt tên dưới hình thức là bên A và bên B, bên A được xem là bên nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm (bên bán), và bên B được xem là bên sử dụng, mua hoặc trả phí cho dịch vụ hay sản phẩm đó (bên mua).

Việc đầu tiên khi thực hiện nội dung của biên bản hủy hóa đơn điện tử là kê khai ngày thực hiện hủy biên bản hóa đơn điện tử (Ngày được ghi trong biên bản là thời gian văn bản được xác lập và bắt đầu kí kết)

Tiếp đến sẽ là những phần được cụ thể hóa như:

(Tên công ty, địa chỉ công ty, mã số thuế của công ty, số điện thoại, tên người đại diện kí kết, chức vụ của người kí kết). Đây là phần đều được trình bày rõ ở cả 2 phần đối với bên mua cũng như bên bán, cần phải được xác thực và trình bày một cách cụ thể. Và phần cuối cùng để xác định biên bản này có phù hợp để được thực hiện hủy hay không chính là dựa vào phần lí do được trình bày trong biên bản. Để thực hiện đúng các yêu cầu có trong phần nội dung cần thực hiện những mục trên, mọi thông tin có sẵn trên biên bản là điều bắt buộc để cho mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử có thể được công nhận và áp dụng, có yếu tố về pháp lý.

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao xe

Việc làm quản lý bán hàng

2.2. Thông tin chi tiết cần ghi trong biên bản hủy hóa đơn điện tử

Phần nội dung cụ thể có trong thông tin mỗi bên cần được nêu cụ thể như sau:

Bên bán: Là tên công ty hay doanh nghiệp thực hiện bán sản phẩm, dịch vụ, cần nêu rõ tên thành phần và hình thức kinh doanh đầy đủ có trong tên công ty, doanh nghiệp

Ví dụ: Công ty TNHH XYZ

Địa chỉ: Là phần quan trọng để xác định địa điểm công ty, doanh nghiệp ở đâu, chứng minh đây không phải là công ty ma, không có thực. Cần điền rõ thông tin, nơi đăng kí đặt công ty, địa chỉ phải chính xác còn được sử dụng dựa vào mặt địa lí. 

Ví dụ: 110 Trần Phú, Hà Đông

Mã số thuế: Mã được cơ quan có thẩm quyền cấp, được sử dụng trong việc buôn bán và kinh doanh. Mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ có một mã số thuế riêng, mã số thuế được sử dụng để kiểm soát thu chi của công ty, doanh nghiệp, là cơ sở để cho cơ quan thu thuế nhà nước tính hạn mức thuế mà công ty đó phải nộp. 

Ví dụ: 0102222222

Số điện thoại: Số điện thoại được sử dụng ở đây là số điện thoại công ty đăng kí để sử dụng mới mục đích liên lạc và kiểm soát thuộc về công ty

Người đại diện và chức vụ: người đại diện ở đây thường là những người thực hiện kí kết hoặc xuất hoá đơn điện tử với khách hàng. Đối với những đơn đặt hàng lớn hoặc mức thu chi đã được kiểm định và xét duyệt từ lâu thì người có chức vụ thực hiện biên bản huỷ mẫu hoá đơn là người được bổ nhiệm kế toán trưởng của công ty, doanh nghiệp hoặc cao cấp hơn có thể là giám đốc hoặc người được ủy quyền ký thay giám đốc.

Ví dụ: Người đại diện: Nguyễn Thị X

Chức vụ: Kế toán

Phần nội dung chi tiết cần điền đối với bên B (bên mua) cũng được thực hiện y như cách thức xác nhận thông tin đối với bên A (bên bán). Việc thực hiện mua bán cần được đối chiếu và được lập nên bởi người có quyền chức vụ đối với việc lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử. 

Để xác nhận thông tin sau khi cả 2 bên đã nêu chi tiết thông tin của người mua và người bán. Ở mỗi biên bản sẽ có nội dung được cài đặt sẵn: “Hai bên thống nhất lập biên bản này để thu hồi và xoá bỏ hoá đơn có mẫu số ….. ký hiệu…..số….ngày….. theo quy định”. Sau những thông tin trên cần nêu rõ sản phẩm được mua bán đối với hoá đơn trên, cần trình bày rõ ràng như thực hiện khi xuất hoá đơn về sản phẩm, dịch vụ đó.

Những nội dung để trống chính là những thông tin liên quan thuộc về hoá đơn, mẫu số, ký hiệu và số hoá đơn là những số được gán cho bởi tự động hoá hoặc là cơ quan có thẩm quyền chỉ định, hoặc được công ty, doanh nghiệp đặt để kiểm soát theo trình tự. Ngày được nêu ở đây chính là ngày xuất hoá đơn sản phẩm, dịch vụ. Những nội dung thuộc thông tin về hoá đơn yêu cầu độ chính xác cao, tránh sự nhầm lẫn, nếu có xuất hiện một lỗi nhỏ có thể sai quy trình hoặc biên bản huỷ hoá đơn điện tử sẽ trở nên vô hiệu hoá.

Cuối cuối cùng là phần trình bày lí do huỷ hoá đơn. Đối với phần này bên lập biên bản huỷ hoá đơn cần nêu rõ, lí do xác thực, chính đáng, lí do đó thuộc về ai, sai sót như thế nào. Trình bày ngắn gọn súc tích nhưng phải chính xác, vì như đã nói bên trên, biên bản huỷ hoá đơn điện tử có được thực hiện hay không phụ thuộc vào lí do của biên bản. 

Ở mỗi biên bản huỷ hoá đơn cũng sẽ có một phần được đặt sẵn đó chính là lời cảm kết về độ chính xác cũng như chịu trách nhiệm pháp lí của người làm đơn, người đại diện của 2 bên. Phần này có sẵn không cần điền: “Chúng tôi xin cam kết các thông tin khai ở trên là hoàn toàn chính xác. Nếu có bất kỳ sai sót nào chúng tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.” Đó là những gì cần được nêu ở phần nội dung, đây là phần quan trọng trong biên bản huỷ hoá đơn điện tử, những người thực hiện kê khai cần nắm rõ điều này.

Xem thêm: Mẫu biên bản họp gia đình

2.3. Phần ký kết xác nhận thực hiện biên bản

Bước cuối cùng trong biên bản huỷ hoá đơn điện tử chính là phần ký kết, xác nhận những nội dung đã được trình bày bên trên. Ở phần này, vì hầu như hiện nay biên bản huỷ hoá đơn điện tử điều được thực hiện bằng máy tính và sử dụng những phần mềm có sẵn nên việc ký tên xác nhận cũng được điền bằng mã số (mã số chữ ký của công ty), điều này sẽ được bên đại diện của cả 2 công ty ký xác nhận. Cũng giống như mã thuế, mã chữ ký cũng là do công ty tạo lập và cần được trình duyệt lên cơ quan có thẩm quyền để xem xét, tránh sự trùng lặp gây ảnh hưởng đến những giấy tờ có liên quan.

Tìm kiếm việc làm

Ví dụ: Đại diện bên A (chữ ký số, chữ ký điện tử)

Ký bởi: Cong ty co phan MISA

Chữ ký số: 0101243150-195

Ký ngày: 02/08/2024

Ký xác nhận của bên B được áp dụng tương tự. Đó là các quy trình cần thực hiện để điền một mẫu biên bản huỷ hoá đơn điện tử đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể thực hiện được. Nhưng để nắm rõ và điền đủ thông tin thì cần những kiến thức cụ thể được nêu trên bài viết.