Wbs là gì? Hiểu rõ Work Breakdown Structure để quản lý tốt hơn

1. Giải thích dễ hiểu cho wbs là gì?

Wbs được viết đầy đủ là Work Breakdown Structure được hiểu là phân chia cấu trúc công việc trong các dự án. Dự án là một kế hoạch trước mắt, dịch vụ duy nhất, hoặc một sản phẩm hoặc dịch vụ đã biết trong một môi trường độc đáo. Một tập hợp các hoạt động có liên quan và được kiểm soát với nhau với ngày bắt đầu và ngày kết thúc, được thực hiện để đạt được một mục tiêu duy nhất phù hợp với các yêu cầu cụ thể, bao gồm các hạn chế về thời gian, chi phí và nguồn lực. Quản lý dự án là việc lập kế hoạch, tổ chức, giám sát và kiểm soát tất cả các khía cạnh của dự án trong một quá trình liên tục nhằm đạt được các mục tiêu của nó, cả bên trong và bên ngoài.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng không phải mọi tác phẩm đều là một dự án. Dự án là một nỗ lực tạm thời và một lần, với ngày bắt đầu và ngày kết thúc xác định, được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ độc đáo, mang lại thay đổi có lợi hoặc giá trị gia tăng.

- Tạm thời có nghĩa là bất kỳ dự án nào cũng sẽ có ngày bắt đầu và ngày kết thúc (nhưng nó không liên quan gì đến thời gian ngắn).

- Dự án tạo ra kết quả duy nhất: có nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ ở giai đoạn cuối của dự án phải khác biệt so với hiện tại (có thể là một phát minh hoặc một sự đổi mới.)

- Dự án được đặc trưng bởi sự xây dựng theo từng giai đoạn: do tính duy nhất và tính không chắc chắn lớn hơn, dự án không thể được hiểu hoàn toàn trước hoặc trước khi bắt đầu dự án, do đó việc lập kế hoạch và thực hiện dự án được thực hiện nhiều lần theo các bước hoặc giai đoạn riêng biệt. Khi dự án tiến triển, nhóm dự án hiểu các bước tiếp theo, phân phối và cách thực hiện tốt hơn nhiều. Dựa trên kiến ​​thức này, các thành viên trong nhóm xây dựng các kế hoạch dự thảo ban đầu và thực hiện giai đoạn tiếp theo của dự án dựa trên các kế hoạch chi tiết này.

Việc làm hoạch định - dự án

Việc làm quản lý dự án thành công phụ thuộc rất nhiều vào khả năng của người quản lý dự án trong việc xác định nội dung công việc của các dự án dưới dạng sản phẩm và hoạt động của nó. Một trong những công cụ chính để lập kế hoạch và kiểm soát nội dung công việc là WBS.

WBS thường được sử dụng khi bắt đầu dự án để xác định phạm vi dự án, tổ chức lịch trình Gantt và ước tính chi phí. Nó tồn tại, xuyên suốt dự án, trong lịch trình của dự án. WBS là một cây gia đình theo định hướng sản phẩm gồm các giai đoạn, hoạt động và nhiệm vụ tổ chức, xác định và hiển thị bằng đồ thị tổng số công việc cần hoàn thành để đạt được các mục tiêu cuối cùng của dự án. Đây là một kỹ thuật quản lý điều hành dự án cơ bản để xác định và tổ chức phạm vi tổng thể của một dự án, sử dụng cấu trúc cây phân cấp.

Mỗi cấp độ giảm dần thể hiện một định nghĩa ngày càng chi tiết về dự án. Đây là một hệ thống để chia nhỏ dự án thành các gói công việc, thành phần hoặc yếu tố có thể quản lý để cung cấp một khuôn khổ chung cho lịch trình phạm vi, chi phí, phân bổ trách nhiệm, trao quyền, thông tin liên lạc, giám sát và kiểm soát đánh giá rủi ro.

2. Mục đích của việc phân chia các cấp độ trong cấu trục công việc của dự án là gì?

WBS giúp chia hàng nghìn nhiệm vụ thành nhiều phần mà chúng ta có thể hiểu và đồng hóa. Nó là nền tảng của lịch trình dự án và ước tính nguồn lực của dự án, và được sử dụng để xây dựng kế hoạch dự án. Nghiên cứu, hiểu và chuẩn bị các WBS cho một dự án là một bước tiến lớn để quản lý và làm chủ sự phức tạp vốn có của nó.

Các nhà quản lý dự án thường xuyên gặp khó khăn khi mô tả rõ ràng các kết quả mong muốn của dự án cho tất cả những người liên quan, đồng thời họ cũng nắm bắt được trình tự và trình tự của công việc cần thiết để tạo ra các kết quả đó. Và WBS đã giúp xác định phạm vi tổng thể của một dự án cụ thể theo định dạng phân cấp. Nó phá vỡ một nỗ lực làm việc lớn thành các phần nhỏ hơn có thể dễ dàng hiểu, theo dõi và kiểm soát.

Việc chia nhỏ tiếp tục cho đến khi phần tử công việc được mô tả đủ nhỏ để được lập lịch trình, nguồn lực, giám sát và quản lý đầy đủ. Sau khi hoàn thành, PM WBS trở thành một khối xây dựng thiết yếu và là điểm tham chiếu cho các thành phần kế hoạch dự án khác.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng WBS là một công cụ quản lý dự án. Khi công việc được xác định là một WBS có thể được sử dụng như một công cụ có giá trị cho các nhà quản trị dự án để phân chia dự án thành các thành phần nhỏ hơn.

Tiêu chuẩn WBS đã được phát triển cho Bộ phận, dựa trên Phương pháp Quản lý Dự án và các quy trình của Bộ phận đã thiết lập, cung cấp chỉ đạo và hướng dẫn để quản lý và phân phối hiệu quả các dự án.

PM WBS tiêu chuẩn đã được phát triển cho tất cả các loại dự án cơ sở hạ tầng và phi cơ sở hạ tầng và chứa tất cả các cấp wbs. Các mẫu PM WBS chuẩn phản ánh Phương pháp OnQ (chúng bao gồm các giai đoạn quản lý dự án, quy trình phê duyệt, … bao gồm các quy trình khác nhau do Bộ thiết lập liên quan đến việc thực hiện một dự án (ví dụ: môi trường phê duyệt, tham vấn cộng đồng, quy trình nối lại, v.v.) và dựa trên cách các dự án trước đó đã được phát triển và chuyển giao.

Nó không có nghĩa là mọi dự án sẽ sử dụng tất cả các yếu tố có trong mẫu WBS. Các phần tử trong mẫu có thể được để trống nếu không liên quan đến dự án. Ngoài ra, các mẫu sẽ cần được điều chỉnh cho các dự án nhỏ hơn để phù hợp với quy mô của dự án và chỉ phản ánh các yếu tố cần thiết cho công việc được tiến hành.

Xem thêm: Việc làm giám đốc dự án vị trí quản lý dự án cấp cao, lộ trình công danh đáng phấn đấu, nỗ lực, học hỏi không ngừng để vươn tới

3. Vai trò của các phân tích chia cấp độ cấu trúc – WBS là gì?

Các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm biết rằng có nhiều điều có thể xảy ra sai sót trong các dự án bất kể họ lập kế hoạch và thực hiện công việc thành công như thế nào. Khi chúng xảy ra các lỗi thành phần hoặc toàn bộ dự án, thường có thể bắt nguồn từ một WBS được phát triển kém hoặc không tồn tại. Một WBS được xây dựng kém có thể dẫn đến các kết quả bất lợi của dự án bao gồm các kế hoạch và mở rộng dự án đang diễn ra, lặp đi lặp lại, phân công công việc không rõ ràng, phạm vi sai lệch hoặc không thể quản lý, phạm vi thường xuyên thay đổi, vượt quá ngân sách, trễ thời hạn và các sản phẩm mới hoặc các tính năng đã giao không sử dụng được.

Bạn đọc có thể xem thêm: Các mẫu cv dự án mới nhất, liên tục cập nhật nội dung và hình thức ngày càng hoàn hảo hơn trên timviec365.vn

WBS là một khối xây dựng nền tảng để bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện và giám sát và kiểm soát các quy trình được sử dụng để quản lý các dự án. Các ví dụ điển hình về đóng góp của WBS đối với các quy trình khác được mô tả và chi tiết hóa thể hiện những tiêu chuẩn và những cấu trúc công việc quan trọng.

WBS được sử dụng như một điểm khởi đầu cho việc quản lý phạm vi và là một phần không thể thiếu đối với các quy trình PMI khác, và do đó, các tiêu chuẩn xác định các quy trình này dựa trên WBS một cách rõ ràng hoặc ngầm định. Các tiêu chuẩn tận dụng WBS hoặc sử dụng WBS làm đầu vào hoặc kết hợp WBS làm công cụ ưu tiên để phát triển định nghĩa phạm vi liên quan khác.

Với định nghĩa mà chúng ta đã nghiên cứu thì rõ ràng WBS cung cấp một tuyên bố rõ ràng về các mục tiêu và các công việc sẽ được thực hiện. Nó thể hiện một mô tả rõ ràng về phạm vi, khả năng đạt được và kết quả của dự án - những gì của dự án. WBS không phải là mô tả về các quy trình được tuân theo để thực hiện dự án ... cũng không đề cập đến lịch trình xác định cách thức hoặc thời điểm sản xuất các sản phẩm được giao mà chỉ giới hạn cụ thể trong việc mô tả và chi tiết các kết quả hoặc phạm vi của dự án. WBS là một thành phần quản lý dự án nền tảng và như vậy là đầu vào quan trọng cho các quy trình quản lý dự án khác và các phân phối như định nghĩa hoạt động, sơ đồ mạng lịch trình dự án và chương trình, báo cáo hiệu suất, phân tích - quản trị rủi ro và phản ứng, công cụ kiểm soát hoặc dự án cơ quan.

Trên đây là những giải thích rõ ràng và phù hợp nhất về wsb là gì? Hy vọng rằng qua bài viết này bạn đã nắm được những thông tin hữu ích nhất cho mình.