Quy trình đào tạo chung dành cho hoạt động của doanh nghiệp

Việc làm nhân sự

1. MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG QUY TRÌNH ĐÀO TẠO

Đào tạo nhân viên với mục đích đáp ứng các phiếu yêu cầu đào tạo của nhân viên hoặc đây là kế hoạch đào tạo định kỳ giúp tăng chuyên môn, năng lực của nhân viên.

+ Đào tạo nhằm:

- Giúp nhân viên cập nhật các luồng kiến thức mới để có thể áp dụng hiệu quả các thay đổi về mặt công nghệ thông tin ở trong doanh nghiệp.

- Chuẩn bị sẵn sàng đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý trực tiếp, giúp họ hình thành nên những kỹ năng cần thiết để nắm bắt lấy mọi cơ hội phát triển trong công việc.

- Luôn động viên nhân viên, giúp họ đáp ứng các nhu cầu phát triển bản thân.

- Cử nhân viên đi đào tạo để không ngừng giúp họ hoàn thiện, nâng cao trình độ về chuyên môn từ đó đáp ứng tất cả mọi nhu cầu ngày một cao của công việc, hướng đến thực hiện mục tiêu phát triển lâu dài của Công ty.

Bảng theo dõi những thay đổi trong quy trình đào tạo

>> Tải ngay bộ biểu mẫu quy trình đào tạo miễn phí tại đây!

Bieu mau quy trinh dao tao.rar

2. PHẠM VI ÁP DỤNG CỦA QUY TRÌNH ĐÀO TẠO

- Quy trình đào tạo chung sẽ được áp dụng trong toàn bộ các Công ty, doanh nghiệp đang hoạt động. Các doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một quy trình đào tạo riêng phù hợp với đặc điểm và tình hình phát triển của đơn vị doanh nghiệp đó. Đầu tiên có thể tham khảo qua phiếu xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên, sau đó thông báo về kế hoạch đào tạo cũng như danh sách công nhân viên được đào tạo

3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN PHỤC VỤ CHO QUY TRÌNH ĐÀO TẠO

Dù là đang thực hiện công việc đào tạo cho doanh nghiệp hay một tổ chức khác nào đó thì về cơ bản chúng ta cần phải dựa vào những dạng tài liệu quan trọng có liên quan bao đến việc đào tạo, bao gồm:

- Quy trình tuyển dụng

- Qui chế đào tạo

- Nội quy lớp học

Xem thêm: Tờ trình điều động nhân sự

4. TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI TRỰC TIẾP ĐẢM NHẬN QUY TRÌNH ĐÀO TẠO

-  Nếu đào tạo theo mẫu chương trình đào tạo nội bộ thì người cán bộ, quản lý hoặc nhân viên được giao phụ trách đào tạo sẽ thực hiện đào tạo đúng theo quy trình đào tạo đã được lên kế hoạch sẵn. 

-  Nếu tại các phòng ban, bộ phận việc làm có nhân viên tham gia vào các khóa đào tạo thì sẽ cần đảm bảo hoàn thiện các thủ tục theo  những gì mà quy trình đào tạo đã yêu cầu.

- Nếu doanh nghiệp hợp đồng liên kết đào tạo thì thường sẽ kèm theo bản cam kết sau đào tạo.

>> Tải ngay bộ biểu mẫu quy trình đào tạo miễn phí tại đây!

Bieu mau quy trinh dao tao.rar

5. GIẢI MÃ CÁC KỸ TỰ VIẾT TẮT TRONG QUY TRÌNH ĐÀO TẠO

- NCĐT: Nhu cầu đào tạo.

- KHĐT: Kế hoạch đào tạo.

- PĐGKH: Phiếu đánh giá khóa học 

- PĐNĐT: Phiếu đề nghị đào tạo

- CNV: Công nhân viên

- Ban TGĐ: Ban Tổng Giám Đốc

Xem thêm: Tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất

6. NỘI DUNG TRÌNH BÀY TRONG QUY TRÌNH ĐÀO TẠO LÀ GÌ?

Nội dung của Quy trình đào tạo được thiết kế dựa trên bảng biểu. Mẫu bảng biểu với 3 nội dung thông tin được trình bày như sau::

Việc xây dựng theo bảng như vậy sẽ giúp các chủ doanh nghiệp hoặc những người có chức trách quản lý dễ dàng tiến hành đào tạo nhân sự.

7. DIỄN GIẢI CÁC QUY TRÌNH ĐÀO TẠO

7.1. Phân tích các nhu cầu trong hoạt động đào tạo

- Việc lên kế hoạch đào tạo được thực hiện vào thời điểm cuối mỗi năm. Bộ phận đảm đương trách nhiệm Đào tạo sẽ phối hợp với tất cả các bộ phận để thực thi nhiệm vụ phân tích các nhu cầu đào tạo dựa vào những kế hoạch phát triển công ty đã được đưa ra từ các bộ phận.

Xem thêm: Mẫu tờ trình miễn nhiệm cán bộ

7.2. Tiến hành Lập kế hoạch đào tạo

Việc lập kế hoạch đào tạo sẽ được căn cứ vào bản phân tích những nhu cầu về đào tạo. Bộ phận Đào tạo đưa ra Kế hoạch đào tạo và Huấn luyện nhân viên cho năm tới. Trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ này, người thực hiện nếu như cảm thấy phải sủa đổi lại các kế hoạch đã đưa ra trong bản Kế hoạch đào tạo để đảm bảo tính hợp lý đối với tình hình thực tế thì có thể tiến hành sửa đổi. Việc sửa đổi này cần tiến hành khi có sự phối hợp cùng các trưởng bộ phận vì các trưởng bộ phận sẽ phải gửi đến cho Tổ đào tạo các yêu cầu về đào tạo nhân sự cho tổ mình như thế nào thì sẽ được xem xét trước khi tổ đào tạo tiến hành lập ra một bản kế hoạch chi tiết về quy trình đào tạo.

Xem thêm: Mẫu tờ trình cử cán bộ đi đào tạo

7.3. Phê duyệt bản Kế hoạch quy trình đào tạo

Sau khi Tổ Đào tạo đã lập ra bản kế hoạch đào tạo dự kiến cho cả năm thì sẽ phải trình lên Giám độc Nhân sự và Ban Tổng giám đốc công ty phê duyệt. Nếu như các bộ phận trong công ty có nhu cầu về việc đào tạo nhân sự đột xuất thì người Trưởng của bộ phận đó sẽ cần phải làm Phiếu đề nghị đào tạo cho phòng ban của mình, sau đó gửi đến cho Tổ đào tạo để người phụ trách tổ xem xét đề nghị đó. Nếu như nhu cầu được đào tạo phù hợp thì lời đề nghị sẽ được trình lên ban tổng giám đốc công ty phê duyệt, còn nếu như lời đề nghị đào tạo không phù hợp thì người phụ trách sẽ phải ghi rõ ràng các lý do tại sao không được tiếp nhận và trả lại cho phòng ban đó Phiếu đề nghị đào tạo. 

Trong trường hợp việc đào tạo được chấp thuận, những người trực tiếp tham gia vào quy trình đào tạo, nhận được sự đào tạo từ kế hoạch mà Tổ Đào tạo đưa ra thì sẽ phải viết Bản Cam kết đào tạo - Huấn luyện, yêu cầu viết bằng tay hoặc viết dựa vào mẫu bản cam kết sau đó sẽ gửi Phiếu đó về cho Tổ Đào tạo. Đối với những khóa học tổ chức nội bộ, người tham dự không nhất thiết phải làm Bản cam kết đào tạo mà căn cứ vào thông báo cụ thể của Tổ Đào tạo để thực hiện.

Bên cạnh vấn đề đào tạo theo kế hoạch đã đề ra và đào tạo các trường hợp đột xuất, tổ Đào tạo vẫn có thể đề xuất thêm lên Ban Giám đốc phê duyệt việc các bộ phận có thể cử nhân sự của mình đi tham gia đào tạo tại các khóa đào tạo ngoài công ty nếu các khóa đào tạo đó có những chương trình phù hợp đối với nghiệp vụ chuyên môn mà các bộ phận đang cần nâng cao. 

Xem thêm: Phiếu tiếp nhận nhân sự

7.4. Doanh nghiệp có thể áp dụng thực hiện những loại hình đào tạo nào?

7.4.1. Đào tạo nội bộ

Việc đào tạo theo phương thức nội bộ sẽ bao gồm nhiều loại hình đào tạo chi tiết hơn nữa. Chúng ta sẽ cùng nhau đào sâu hơn vào vấn đề này nhé.

a) Đào tạo hội nhập

- Với loại hình đầu tiên này, người phụ trách đào tạo có thể lên kế hoạch áp dụng đối với toàn bộ công nhân viên khi họ mới vào nhận việc làm tại Công ty. Nội dung chính của loại hình đào tạo hội nhập đó chính là giới thiệu một cách tổng quát nhất về Công ty, đưa cho nhân sự mới những bản tóm tắt về nội qui, cơ cấu tổ chức hay sơ đồ chung của toàn công ty,... Việc này được tổ chức thực hiện bởi phòng Nhân sự. Cụ thể về thời gian hay số Công nhân viên sẽ tham dự đào tạo hội nhập, thời gian tham dự,... sẽ được thông báo một cách rõ ràng với từng bộ phận trước khi buổi đào tạo được diễn ra. 

b) Đào tạo dựa trên công việc thực tế

Các trường hợp nhân sự mới vào hoặc các phòng ban có sự thuyên chuyển hay nâng cấp cho nhân viên thì người trưởng bộ phận sẽ đảm nhận nhiệm vụ đào tạo, hoặc là cử người có đủ khả năng đào tạo đảm đương trách nhiệm này. Kết quả đào tạo thực tế sẽ được đánh giá dựa trên khả năng đáp ứng công việc của Cán bộ nhân viên. Những hoạt động hay tài liệu có liên quan đến công việc đào tạo sẽ được lưu lại cẩn thận bằng văn bản và gửi cho Tổ đào tạo.

c) Tự tổ chức đào tạo

Ngoài những kế hoạch hay chương trình đào tạo thì những người công nhân viên trong công ty còn có thể tự đào tạo để nâng cao chuyên môn dựa vào các nguồn tài liệu, sách báo có ở thư viện của công tythông qua sách, tài liệu tại thư viện.

d) Đào tạo qua đội ngũ giảng viên, hoặc qua các cấp quản lý

Khi được chọn là giảng viên đào tạo cho các nhân sự tại Công ty thì người giảng viên đó cần có kiến thức chuyên môn cũng như trình độ sư phạm. Đồng thời phải biết cách truyền đạt thông tin, kiến thức một cách rõ ràng. Việc liên hệ và mời giảng viên về đào tạo tại Công ty sẽ do Tổ Đào tạo của Công ty đó phụ trách căn cứ vào những kế hoạch hoặc nhu cầu đào tạo của từng bộ phận trong công ty. 

Danh sách những chuyên viên, cán bộ trong nội bộ công ty đã đăng ký tham gia vào việc giảng dạy chuyên đề đào tạo tại Công ty đều sẽ được cập nhật một cách thường xuyên mỗi khi có bất kỳ sự thay đổi nào diễn ra hoặc không cũng sẽ được cập nhật mới lại theo định kỳ 6 tháng 1 lần. Khi các bộ phận tự tổ chức hoạt động đào tạo cho nhân viên của mình hoặc cho các nhân viên của bộ phận khác cùng tham gia việc tự đào tạo này thì sẽ cần phải gửi Phiếu đăng ký hướng dẫn và giảng dạy về cho Tổ Đào tạo trước 1 tuần khi khóa đào tạo đó được diễn ra.

Việc làm nhân sự cấp cao

7.4.2. Nhiệm vụ đào tạo bên ngoài

a) Gửi Nhân viên đi tham gia các khóa đào tạo bên ngoài

Để có thể hoàn thiện mục tiêu giúp công nhân viên trong công ty nâng cao hơn nghiệp vụ chuyên môn thì tổ Đào tạo sẽ thường xuyên thực hiện các hoạt động liên hệ với các khóa học đào tạo chuyên môn ở bên ngoài công ty để gửi nhân viên của mình đi đào tạo. Những khóa đào tạo đó có thể bao gồm các khóa học, buổi tập huấn, buổi hội thảo, tọa đàm,... 

b) Mời giảng viên về tại Công ty giảng dạy hoặc tổ chức khóa học tại một địa điểm ngoài Công ty

Tùy vào nhu cầu đào tạo của các phòng ban và công ty cụ thể như thế nào thì Tổ đào tạo và ban giám đốc sẽ tổ chức các chương trình đào tạo cho phù hợp. Về phía tổ Đào tạo sẽ có trách nhiệm tìm hiểu và liên hệ đến các đơn vị đào tạo đáp ứng đúng các tiêu chuẩn mà kế hoạch đào tạo của công ty đã đưa ra. Trong đó bao gồm các tiêu chuẩn như sau:

+ Chương trình đào tạo bên ngoài cần đáp ứng được nhu cầu đào tạo của Công ty.

+ Địa chỉ được chọn đào tạo là nơi uy tín. Thông thường địa chỉ sẽ là các trung tâm đào tạo và các trường đào tạo có đội ngũ giảng viên lành nghề, chuyên nghiệp có tiếng.

+ Hiệu quả lớp học cần phải đáp ứng được theo các mong đợi của các học viên

+ Chi phí đào tạo và thời gian khóa đào tạo cần hợp lý

Về phía Công ty, Tổ Đào tạo và giám đốc nhân sự cần phải phối hợp chặt chẽ với các trưởng bộ phận nội bộ công ty để lựa chọn ra những chương trình học và người giảng viên phù hợp, có thể đáp ứng tốt những yêu cầu mà công ty đưa ra. .

Xem thêm: Mẫu thông báo tuyển dụng nhân sự

7.5. Phương pháp đào tạo

Tổ Đào tạo sẽ dựa vào các nội dung của từng khóa đào tạo để đưa ra những phương pháp đào tạo phù hợp và gửi yêu cầu đến các đơn vị đào tạo bên ngoài cần phải đáp ứng. Một số phương pháp đào tạo có thể kể ra đây như phương pháp đưa ra tình huống, phương pháp thảo luận nhóm, phương pháp giải quyết vấn đề, học lý thuyết, ngoại khóa, tổ chức các trò chơi,... hoặc có thể linh hoạt kết hợp các phương pháp sao cho khóa học đạt được hiệu quả cao nhất

Xem thêm: Biểu mẫu mẫu thông báo không trúng tuyển

7.6. Tổ chức thực hiện

Trách nhiệm của tổ đào tạo là tổ chức thực hiện việc đào tạo. Các chương trình này bao gồm: lên chương trình cho buổi đào tạo, mời giảng viên về phụ trách đào tạo, gửi thông báo đến cho những phòng ban có nhân sự tham gia đào tạo. Nếu như có bất cứ ý kiến phản hồi nào đó về khóa đào tạo thì cần phải thông báo lại ngay ít nhất là trước hai ngày khi khóa học đào tạo bắt đầu diễn ra. 

Đối với hoạt động đào tạo nội bộ, những người giảng viên cần phải chuẩn bị nguồn tài liệu giảng dạy, đồng thời gửi đến cho Tổ đào tạo một bộ tài liệu trước thời gian khóa đào tạo chính thức diễn ra, thời gian gửi chậm nhất là 5 ngày để Tổ đào tạo kịp thời trình lên Ban giám đốc phê duyệt. Ngoài ra bộ tài liệu còn phải được photo ra thành nhiều bản đảm bảo mỗi cá nhân nhân viên tham gia khóa đào tạo đuề có được một bản.

Xác định trách nhiệm với người giảng viên là không được thoái thác nhiệm vụ được giao phó. Khi người giảng viên không muốn tiếp thực thực hiện việc giảng dạy nữa thì người giảng viên đó cần phải báo lại ngay cho Tổ Đào tạo nắm được, thời gian thông báo là trước 2 ngày khi khóa học bắt đầu diễn ra, kèm theo đó là phải viết giải trình về lý do, được xác nhận bởi các cấp quản lý để gửi về Tổ Đào tạo.   

Nếu như có người giảng viên từ bên ngoài được mời về để phụ trách giảng dạy tại Công ty thì ngay sau khi thống nhất các chương trình giảng dạy, đào tạo với những bộ phận có nhu cầu gửi nhân sự tham gia khóa đào tạo thì Tổ Đào tạo sẽ phải tiến hành lập kế hoạch tổ chức thực hiện các chương trình đào tạo đó, báo lại cụ thể cho giám đốc nhân sự và tổng giám đốc duyệt thông báo đến các bộ phận đăng ký tham gia.

Nếu như buổi đào tạo đã diễn ra, vì bất kỳ lý do nào đó người học viên không đến lớp đào tạo được thì cần phải viết Đơn xin phép vắng mặt, được xác nhận bởi Trường bộ phận và lá đơn sẽ được gửi về Tổ đào tạo trước khi buổi học bắt đầu. Vào cuối mỗi khóa đào tạo thì học viên cũng cần làm nhiệm vụ đánh giá khóa học dựa vào mẫu Phiếu đánh giá khóa học. Tổ Đào tạo sẽ thu lại các phiếu này để làm căn cứ xem xét, rút ra kinh nghiệm trong việc tổ chức khóa học, mục đích là có thể tiến hành tổ chức các khóa đào tạo sau tốt hơn.

Còn trong trường hợp công ty gửi nhân viên đi tham gia các khóa đào tạo được tổ chức bởi những đơn vị bên ngoài thì Tổ Đào tạo sẽ cần phải chịu trách nhiệm liên hệ cho những đơn vị đó để thảo luận về chương trình đào tạo bao gồm nội dung, thời gian, học phí cùng mọi vấn đề liên quan sau đó trình lên giám đốc Nhân sự cũng như Ban Tổng giám đốc để họ xét duyệt và sau đó gửi thông báo tới từng phòng ban để các trưởng ban lên kế hoạch cử nhân viên tham dự. Đối với những nhân viên được cử đi tham gia vào các khóa đào tạo, dù là đạo tạo trong nội bộ hay đào tạo ngoài thì cũng đều sẽ phải chấp hành một cách nghiêm túc những quy định chung mà lớp học đào tạo đặt ra. 

Tổ Đào tạo cần chuẩn bị một cách đẩy đủ những phương tiện để nhằm phục vụ hiệu quả cho khóa đào tạo, đồng thời có trách nhiệm giám sát suốt thời gian khóa học diễn ra. Nếu  như phát hiện ra bất cứ vấn đề nào đó không hợp lý thì ngay lập tức người phụ trách giám sát cần phải đưa ra được ý kiến phản hồi với những người trưởng bộ phận hoặc phản hồi ngay với người giảng viên phụ trách giảng dạy để từ đó kịp thời có những điều chỉnh hợp lý nhất. Toàn bộ mọi kế hoạch trong công tác tổ chức lớp học, các chương trình nội dung đào tạo hay danh sách các nhân viên tham gia đào tạo,... cần được báo cáo chi tiết, cụ thể cho giám đốc Nhân sự nắm được trước khi triển khai thực hiện.

Xem thêm: Mẫu quyết định miễn nhiệm nhân sự

7.7. Đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo

7.7.1. Đánh giá hành chính của công tác đào tạo

Toàn bộ các cán bộ nhân viên được tham gia đào tạo dưới bất kỳ hình thức nào đều cần phải làm bài kiểm tra vào thời gian cuối khóa đào tạo, sau đó họ sẽ được cấp cho giấy chứng nhận nếu như đạt được yêu cầu về đào tạo. Còn nếu như nhân viên của công ty được gửi đi tham gia vào các khóa đào tạo được tổ chức bởi các đơn vị khác (bên ngoài) thì toàn bộ người học viên đều cần phải nộp đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho tổ Đào tạo trong thời gian chậm nhất là 1 tuần sau khi được khóa đào tạo nhận vào học.

Tuyển dụng

7.7.2. Đánh giá kết quả đào tạo dựa vào kế hoạch thực hiện và kết quả đạt được

Khi khóa đào tạo đã kết thúc được khoảng 1 tuần thì những người đảm đương trách nhiệm đào tạo cần hoàn tất bảng Kế hoạch ứng dụng có sự đồng ý của Trưởng bộ phận có học viên tham gia đào tạo hoặc là của cấc cấp quản lý trực tiếp. Bản Kế hoạch ứng dụng này sẽ được photo thành một bản cho Tổ Đào tạo để tổ tiện theo dõi. . Sau khi nhân viên tham gia đào tạo đã thực hiện nhiệm vụ đó thì người trưởng bộ phận, các cấp quản lý cần đưa ra những đánh giá về kết quả đạt được, gửi lại bản đánh giá chính thức về cho Tổ Đào tạo có gửi kèm theo các số liệu, hồ sơ liên quan đến việc chứng minh kết quả thực hiện đó là đúng. Nếu như kết quả đào tạo không đạt hoặc là người học viên không gửi lại bản chính Kế hoạch ứng dụng về cho Tổ Đào tạo thì cũng coi như học viên đó không hoàn thành khóa đào tạo. Hậu quả của việc này là người học viên sẽ phải bồi thường lại học phí mà Công ty đã bỏ ra để hỗ trợ cho học viên tham gia đào tạo.

Với những khóa đào tạo như hội nghị, tập huấn, hội thảo, các buổi hướng dẫn triển khai thực hiện thông tư, các khóa học có thời gian thực hiện ngắn, từ 1 buổi trở xuống thì học viên sẽ không cần phải làm Kế hoạch ứng dụng. Thay vào đó là làm Báo cáo thu hoạch sau đào tạo. Nội dung được trình bày trong bản báo cáo này sẽ phải đưa ra được các chương trình nội dung chính của khóa học cũng như khả năng có thể áp dụng các kiến thức đã được đào tạo và trong thực tiễn, Ngoài ra, trong báo cáo thi hoạch còn phải nêu ra cả lời đánh giá về người giảng viên phụ trách như về trình độ chuyên môn, phương pháp dạy hay kinh nghiệm của họ, tính chuyên nghiệp trong đào tạo nghiệp vụ,... hoặc đánh giá về cách tổ chức khóa đào tạo của đơn vị thực hiện việc đào tạo.

Xem thêm: Mẫu quyết định bổ nhiệm nhân sự, cán bộ

7.8. Cập nhật và lưu trữ hồ sơ

Tổ Đào tạo sẽ phải tiến hành cập nhật cũng như lưu trữ những tài liệu, chứng từ liên quan tới khóa đào tạo. Đồng thời phải cung cấp danh sách nhân viên được tham gia vào việc đào tạo, các hố sơ đào tạo của học viên, giấy chứng nhận để bộ phận phụ trách lưu trữ lại. .

Trong hồ sơ lưu trữ cần có những nội dung thông tin sau:

Bảng cập nhật và lưu trữ hồ sơ

>> Tải ngay bộ biểu mẫu quy trình đào tạo miễn phí tại đây!

Bieu mau quy trinh dao tao.rar