Trello là gì? Làm cách nào để sử dụng trello cho doanh nghiệp

1. Tổng quan chung về Trello

Cuộc sống hiện đại với áp lực công việc bộn bề khiến người ta luôn trong tình trạng căng thẳng, mệt mỏi, đặc biệt khi bạn quản lý nhiều nhân viên việc quản lý deadline công việc của họ quả không phải điều đơn giản. Một trong những giải pháp được rất nhiều dân văn phòng nói chung và cấp quản lý nói riêng tìm đến đó chính là Trello. Vậy Trello là gì?

1.1. Trello là gì?

Trello là ứng dụng lập danh sách bảng Kanban kiểu định dạng các bản khi triển khai công việc nhóm hoặc công việc cá nhân. Các bảng Kanban mô tả trực quan công việc ở các giai đoạn khác nhau của quy trình bằng cách sử dụng thẻ để thể hiện các mục và cột công việc để thể hiện từng giai đoạn của quy trình. Thẻ được di chuyển từ trái sang phải để hiển thị tiến trình và để giúp điều phối các nhóm thực hiện công việc. Một bảng Kanban có thể được chia thành các cột dòng hoặc cột nằm ngang đại diện cho các loại công việc khác nhau hoặc các nhóm khác nhau thực hiện công việc. Trello là sản phẩm được sáng tạo ra bởi công ty con của Atlassian. Phần mềm quản lý này được chế tạo ra bởi Fog Creek Software vào năm 2011, khi ông thành thành lập công ty riêng vào năm 2014 và sau đó được bán cho Atlassian vào tháng 1 năm 2017.

Hiểu đơn giản Trello là ứng dụng, phần mềm, công cụ quản lý công việc khi hoạt động theo nhóm, công cụ này được nhắc và biết đến như công cụ hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả, đắc lực. Thông qua Trello người quản lý sẽ nắm được ai đang làm gì, giai đoạn thực hiện đến đâu. Đặc biệt, Trello là công cụ miễn phí, tuy nhiên một số tính năng đặc biệt thì phải trả tiền mới sử dụng được.

Được biết đến là một trong những ứng dụng cộng tác trong quản trị kinh doanh thông minh và được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Thông qua Trello, bạn sẽ được cung cấp một cái nhìn tổng thể về quá trình làm việc của các nhân viên cấp dưới mình. Vì lẽ, tính năng nổi bật nhất của Trello đó là hệ thống các thẻ với các dự án riêng biệt được đánh dấu bằng các bảng, trong đó, thẻ chứa các nhiệm vụ cho cấp dưới. Đồng thời, trong thẻ này lại chứa các danh sách theo dõi với những nhiệm vụ được ưu tiên cùng tình trạng giai đoạn làm việc của nhân viên. Nhìn chung, thông qua Trello, bạn dễ dàng quản lý điều hành các dự án và đảm bảo cấp dưới của mình có những kênh thông tin riêng biệt để liên lạc, theo dõi, cập nhật thông tin, thảo luận dự án trong thực tế.

Một trong những điểm cộng của công cụ quản lý dự án này được rất nhiều người yêu thích đó là thông báo về những thay đổi trong hệ thống, những thông báo này xuất hiện trên cả thiết bị quản lý và cả trên tài khoản email của họ, cùng với đó, cuộc trò chuyện được bật để những nhân viên có thể tham gia chỉ bằng cú nhấp chuột. Ngoài ra, Trello còn có chức năng bỏ phiếu, nghĩa là nhân viên có thể yêu cầu hỗ trợ, từ chối, đồng ý, … thực hiện dự án trong thời gian ngắn hơn.

Là người dùng, bạn có thể thay đổi tên danh sách của mình thành bất kỳ định dạng gì bạn muốn, linh động tùy thuộc vào công việc của bạn. Ngoài: việc phải làm, việc đang thực hiện, và việc thực hiện xong, một số người còn thêm các danh sách như thời hạn thực hiện , ... Đặc biệt, nếu sử dụng trello khi đưa lên nhân viên mới thì những danh sách này rất dễ hiểu và học hỏi.

Trello được sử dụng tương đối rộng rãi, nó có thể được sử dụng cho quản lý các hỏa động cá nhân và các hoạt động trong kinh doanh. Ngoài ra, Trello còn được sử dụng nhiều công việc và sử dụng cá nhân bao gồm quản lý bất động sản, quản lý dự án phần mềm, bảng thông báo của trường, lập kế hoạch bài học, kế toán, thiết kế web, chơi game và quản lý hồ sơ luật, …

Việc làm quản lý điều hành tại Hà Nội

1.2. Lịch sử hình thành của Trello là gì?

Trello được phát hành lần đầu tiên tại sự kiện TechCrunch bởi người sáng lập Fog Creek Joel Spolsky vào tháng 9 năm 2011. Đến năm 2014, Trello đã huy động được hơn 10,3 triệu đô la tiền tài trợ từ Index Ventures và Spark Capital để phát triển sản phẩm. Và trong thực tế, trello đã phát triển nhanh chóng, được nhiều người đón nhận, tính đến tháng 5 năm 2016 có khoảng hơn 1,1 triệu người sử dụng ứng dụng này trong một ngày trên tổng số 14 triệu người đăng ký.

Ngày 9 tháng 1 năm 2017, Atlassian đã công bố ý định mua Trello với giá 425 triệu đô la. Giao dịch được thực hiện với 360 triệu đô la tiền mặt, trong khi 65 triệu đô la còn lại được thực hiện với cổ phiếu và quyền chọn lựa trong điều hành doanh nghiệp. Thực ra, trước đó, Trello đã bán 22% cổ phần cho các nhà đầu tư khác với phần lớn còn lại do các nhà sáng lập Michael Pryor và Joel Spolsky nắm giữ tính đến thời điểm Atlassian mua lại.

Tháng 12 năm 2018, Trello mua lại Butler, công ty đã phát triển Power-Up để tự động hóa các nhiệm vụ trong một hội đồng Trello. Tính đến tháng 3 năm 2019, đã có hơn 35 triệu người dùng Trello. Ngay sau đó, vào tháng 10 năm 2019, Trello đã công bố con số này lên tới 50 triệu người dùng biến trello trở thành ứng dụng quản lý dự án phổ biến, được nhiều người sử dụng nhất hiện nay.

Không chỉ các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp lớn như Google, hay các tổ chức thay đổi thế giới như Hội chữ thập đỏ đều đang sử dụng trello như công cụ quen thuộc cho mình.

1.3. Vậy trello làm việc như thế nào?

Dựa trên hệ thống quản lý dự án và nhiệm vụ Kanban, trello làm việc và hoạt động trên cơ cấu đó.

Kanban là một từ tiếng Nhật có nghĩa gần như là dịch sang thẻ, bảng quảng cáo, … Kanban được phát triển bởi các kỹ sư của Toyota khi hợp lý hóa quy trình sản xuất của họ nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục đich của quản trị chất lượng. Công nhân dây chuyền tại các nhà máy của Toyota sử dụng một kanban (một thẻ thực tế) để báo hiệu các bước trong quy trình sản xuất của họ. Điều này cho phép mọi nhân viên nhanh chóng liên lạc với nhau bằng các tín hiệu được tiêu chuẩn hóa mà mọi người đều hiểu ngay lập tức - hợp lý hóa quy trình làm việc của họ.

Việc làm chuyên viên quản lý dự án

Tương tự, trello sử dụng các bảng, danh sách và các thẻ để tạo ra một hệ thống quản lý dự án đơn giản hơn. Cấu trúc làm việc cơ bản của ứng dụng này là cung cấp cái nhìn cùng bố cục trực quan cho công việc để người thực hiện dễ dàng đưa ra quyết định quản lý cấp cao, quyết định tổng thể của mình để cấp dưới thực hiện. Trong trello sẽ bao gồm các:

1.3.1. Bảng

Bảng: Chứa các nhiệm vụ và thông tin liên quan đến một sản phẩm hay dự án cụ thể. Ví dụ, bạn tạo một bản ứng dụng để phát triển doanh nghiệp mới.

1.3.2. Danh sách đại diện trong  bảng

Danh sách: Danh sách các đại diện trong một bảng thường được sử dụng để thể hiện tiến độ làm việc bao gồm công việc phải làm, đang làm và xã xong. Thông qua đây bạn có thể theo dõi ý tưởng, thông tin và tiến trình liên quan đến dự án.

1.3.3. Thẻ trong bảng

Thẻ là thông tin đại diện cho một yếu tố duy nhất, cụ thể của một dự án như một nhiệm vụ ý tưởng. Thẻ rất linh động, chúng có thể được sắp xếp trong một danh sách nhưng cũng có thể được di chuyển từ danh sách này sang danh sách khác.

Thẻ rất đa di năng, bạn có thể chỉ cần viết văn bản đơn giản với những thông tin cơ bản trong đó hoặc cũng có thể điền các danh sách, các hình ảnh hay tệp đính kèm.

1.4. Các tính năng quản lý dự án của phần mềm trello là gì?

Ngoài các yếu tố cơ bản mà Timviec365.vn đã giới thiệu ở trên, phần mềm Trello cung cấp một loạt các tính năng cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn các dự án của mình và cho phép bạn tùy chỉnh quy trình làm việc của mình để phù hợp những yêu cầu cụ thể. Dưới đây là một vài tính năng quản lý dự án của trello được rất nhiều người yêu thích, ngoài ra còn một số tính năng cao cấp khác mà chỉ có trải nghiệm thực tế bạn mới hiểu hết được tính năng này.

Việc làm quản lý điều hành tại Hồ Chí Minh

1.4.1. Xem trang chủ - Trello home

Gần đây nhất, trello đã tung ra tính năng mới đó là xem trang chủ hay còn gọi là “xem nhà”.  “Live with perspective” đây là nguyên lý cốt lõi của trello với ý nghĩa mới nhờ tính năng này sẽ giúp bạn nhìn thấy Trello của mình đầy đủ hơn bao giờ hết. Chế độ “Trello home”  mới cung cấp cho bạn viễn cảnh cấp cao về những gì đang xảy ra bất cứ lúc nào trong các nhóm, bảng và hoạt động thẻ của bạn

Bằng việc truy cập vào trello bạn sẽ nắm bắt được nguồn thông tin các nhân hay thông tin làm việc của nhân viên cấp dưới ở những dạng hiển thị phù hợp, ở đó bạn có thể kết nối với các dự án, các thẻ hay các công việc mà bạn quan tâm. Bạn có thể sử dụng chế độ xem này để cập nhật các hoạt động của nhóm và trả lời trực tiếp các thẻ mà không cần đi sâu vào từng bảng. Hay nhấp vào “hiển thị nhiều” để xem hoạt động khác để và tải thêm phần nội dung nổi bật.

“Trello home” cho bạn thấy mọi thứ xảy ra trên bảng của bạn, bao gồm ngày đáo hạn, thông báo thẻ (từ các thành viên trong nhóm) và những hành động bạn có thể thực hiện tiếp theo dõi để đưa dự án của bạn tiến lên phía trước. Nó cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn cảnh về tất cả các dự án để bạn có thể dễ dàng định hướng lại bản thân với những gì bạn đang làm việc và làm việc bất cứ lúc nào.

1.4.2. Hợp tác, cộng tác nhóm - Team Collaboration

Team Collaboration: được hiểu là khả năng công tác nhóm với số lượng thành viên không giới hạn, đây được đánh giá là chức năng tuyệt vời nhất của trello. Một trong những tính năng ưu việt của trello là sự dễ dàng cộng tác hay làm việc nhóm. Thông qua trello, những đồng nghiệp, những người cùng làm việc trong nhóm sẽ có chung một tầm nhìn và người quản lý có thể xem tất cả mọi thứ, nắm bắt mọi thông tin họ cần và dễ dàng truy cập các thông tin khác ở đúng một nơi.

Tại mỗi bảng, bạn có thể kiểm soát quá trình làm việc của các thành viên trong nhóm mình đồng thời có thể mời họ cộng tác, làm việc khi cần thiết. Thông qua đây, bạn cũng có thể ủy thác  nhiệm vụ, chỉ định các thành viên trong nhóm với từng công việc cụ thể trong các thẻ. Đồng thời bạn cũng có thể mời thảo luận ngay sau đó trong chính phần xác định nhiệm vụ trong các thẻ. Điều này giúp cho trello của bạn liền mạch và đơn giản.

Không chỉ tạo một môi trường làm việc chung cho các thành viên mà nó còn đề cao vai trò của người lãnh đạo. Một nhóm làm việc hiệu quả khi có nhà lãnh đạo tuyệt vời. Bởi vậy, nếu bạn là nhà lãnh đạo bạn là người tạo bản và có tầm nhìn. Hãy chia sẻ những quan điểm đó với nhóm hay các ông sự của mình trong trello để họ cùng hiểu và thực hiện.

1.4.3. Danh sách kiểm tra

Danh sách kiểm tra cho phép bạn tạo các nhiệm vụ và các bước nhỏ hơn trong thẻ. Chúng có thể được thêm, chỉnh sửa hoặc xóa theo ý muốn của người quản lý. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chuyển đổi danh sách kiểm tra thành thẻ nếu cần và chỉ định các thành viên trong nhóm cho các mục cụ thể trong danh sách kiểm tra.

Điều này làm cho nó rất dễ dàng để chia các dự án và nhiệm vụ lớn thành các bước hành động có thể quản lý được.

Việc làm chuyên viên phát triển dự án

1.4.4. Nhãn - Labels

Nhãn được hiểu như thẻ hay hashtag mà chúng ta vẫn thường sử dụng trên các mạng xã hội. Labels cho phép bạn phân loại và sắp xếp các thẻo theo những cách mà bạn  muốn, bạn cũng có thể áp dụng số lượng các nhãn không giới hạn cho mỗi thẻ.

Bạn cũng có thể sử dụng các màu của nhãn để sắp xếp thẻ của mình hoặc đặt tên cho mỗi nhãn đó để mô tả chúng. Sử dụng các Labels giúp bạn dễ dàng nhìn thấy các thẻ mình muốn xem khi bạn muốn cải thiện sự tập trung và năng suất làm việc hay đơn giản chỉ là để kiểm tra những thông tin trong đó.

1.4.5. Ngày đáo hạn

Thông tin này giúp bạn theo dõi thời gian thực hiện và không bỏ lỡ thời gian quy định đó. Khi tạo thẻ, bạn sẽ được cấp lời nhắc trước 24 giờ để giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Tuy nhiên, ngày đáo hạn rất trực quan. Chúng sẽ xuất hiện dưới dạng một huy hiệu nhỏ trên thẻ thay đổi màu sắc tùy theo mức độ gần đến ngày đáo hạn của bạn.

- Màu xám có nghĩa là bạn có hơn 24 giờ để hoàn thành

- Màu vàng có nghĩa là bạn còn 24 giờ để hoàn thành

- Màu đỏ có nghĩa là hiện tại

- Màu hồng nhạt có nghĩa là quá khứ

- Màu xanh lá cây có nghĩa là nó đã hoàn thành

Ngày đáo hạn rất hiệu quả vì nó ngay lập tức cho bạn biết nhiệm vụ quan trọng nhất bạn phải hoàn thành và điều gì có thể chờ đợi.

1.4.6. Tài liệu hay tệp đính kèm

Tệp đính kèm cho phép bạn giữ nguyên các tài liệu bạn cần để hoàn thành  nhiệm vụ. Tài liệu này có thể là các tệp từ máy tính, Google Drive, Dropbox, … Với tính năng này bạn gần như sẽ không bao giờ phải tìm kiếm thông tin qua tài liệu máy tính hay tìm kiếm các mục. Vì lẽ nó được sắp xếp thông minh và đầy đủ để bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình dễ dàng.

1.4.7. Đăng ký nhận thông báo

Đăng ký cho phép bạn nhận thông báo về bất kì điều gì diễn ra với thẻ của bạn, tất cả những gì bạn cần làm đó là nhấn nút đăng ký ở mặt sau các thẻ. Đăng ký nhận thông báo giúp bạn biết được ai đó đang thực hiện thao tác trên thẻ mình bao gồm nhận xét, di chuyển thẻ, thêm ngày đáo hạn hay bất kì điều gì quan trọng khác.

Đây là một tính năng đặc biệt hữu ích cho những người quản lý dự án, những người không tích cực làm việc trên thẻ nhưng muốn theo dõi tiến trình được thực hiện trên những thẻ đó trong thời gian thực hiện.

2. Tại sao bạn nên sử dụng trello trong quản trị doanh nghiệp?

Chắc hẳn tất cả những tính năng cụ thể trên đã đủ thuyết phục bạn nên học cách sử dụng trello trong công tác quản lý của mình. Tuy nhiên, Timviec365.vn vẫn muốn hệ thống lại những lý do bạn nên sử dụng trello như sau:

2.1. Hệ thống bảng và thẻ được tổ chức tốt

Các nhà phát triển của Trello họ đã tìm kiếm phương pháp xây dựng quy trình làm việc thân thiện và dễ sử dụng nhất đó chính là hệ thống các bảng và độc đáo, thông minh. Những thẻ và bảng này giúp nhà quản lý nắm được toàn bộ quá trình hoạt động. Với một bảng được chỉ định cho từng dự án và thẻ cho từng nhiệm vụ, sẽ có rủi ro nhầm lẫn tuy nhiên nó được giảm xuống mức tối thiểu vì tất cả các nhiệm vụ đều sắp xếp theo thứ tự và được theo dõi với danh sách hiệu suất làm việc cụ thể.

Tuyển dụng

2.2. Chỉnh sửa mượt mà và dễ dàng hoạt động nhóm

Công việc của Trello là giữ cho các quản lý dự án nắm được tổ chức và công việc cụ thể, đó là lý do tại sao nó đảm bảo bạn có thể chỉnh sửa danh sách nhiệm vụ theo dòng, sử dụng cơ chế kéo và thả đơn giản nhất có thể. Các danh sách có thể tùy chỉnh một cách khéo léo, có nghĩa là bạn có thể dễ dàng theo dõi các số mà bạn quan tâm và sử dụng các thông báo tự động để theo dõi tất cả các thay đổi trong đó.

Một trong những lợi ích được đánh giá cao nhất của Trello là trên hết hệ thống cộng tác. Sử dụng nó, bạn có thể kích hoạt toàn bộ nhóm tham gia vào các cuộc thảo luận quan trọng cả cuộc họp nhóm và cả việc tổ chức các phiên trò chuyện trực tiếp, gửi diatribes và ghi chú, chia sẻ tệp của tất cả các định dạng và nhận xét về các nhiệm vụ và bài tập cá nhân. Hệ thống cũng cho phép bạn tải lên các tệp trực tiếp từ tài khoản Dropbox, Box hoặc Google Drive của bạn.

Trello giúp đảm bảo tất cả các cuộc thảo luận có liên quan và dữ liệu của công ty sẽ được lưu trữ một cách trang nhã trong hệ thống để sử dụng thêm và được sao lưu trước sự vi phạm hoặc thất bại cuối cùng. Có một số nhãn và bộ lọc tìm kiếm có sẵn để giúp bạn xác định vị trí tệp mong muốn trong thời gian ngắn hơn.

2.3. Khung thời gian hợp lý

Bạn có thể sử dụng lịch Power-Up của Trello để ưu tiên các tác vụ với thời hạn ngắn hơn, chỉ định các thao tác vào phút cuối và hiển thị chúng tùy thuộc vào trạng thái của chúng. Tuy nhiên, hệ thống không bắt buộc bạn phải sử dụng chức năng này - bạn có thể kích hoạt nguồn cấp iCal từ ứng dụng lịch hiện tại của mình và nhập các tác vụ đã được chỉ định.

2.4. Bảo mật nhưng cũng tích hợp trao đổi khi cần thiết

Chia sẻ dữ liệu nhạy cảm trong Trello hoàn toàn không liên quan đến bạn, vì hệ thống được thiết kế tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất và sử dụng cơ chế mã hóa cấp ngân hàng để đảm bảo dữ liệu của bạn sẽ không bao giờ rơi vào tay kẻ xấu. Là quản trị viên, bạn sẽ được phép đặt quyền và quyết định các bảng là riêng tư và chỉ được truy cập bởi những người tham gia được trao quyền.

Tuy nhiên, trello cũng tích hợp tính năng trao đổi. Trello hoạt động với API nhà phát triển công cộng, nghĩa là bạn có thể kết nối nó với mọi ứng dụng, hệ thống, tiện ích mở rộng hoặc của bên thứ ba.

2.5. Sử dụng được trên thiết bị di động cầm tay

Trello là một hệ thống cộng tác thân thiện với thiết bị di động, nơi dữ liệu có thể được truy cập từ mọi thiết bị, kể cả những thiết bị hoạt động với Android và IOS.

2.6. Miễn phí

Trello được sử dụng miễn phí với bảng không giới hạn danh sách, thẻ, thành viên, tệp đính kèm 10MB,… Bạn không phải mất phí khi tải trello hay cài đặt trello. Ngoài ra để mua thêm chức năng bạn phải chi trả 9,99 đô la là khoảng 230 nghìn đồng mỗi tháng hoặc 20,83 đô la cho doanh nghiệp trên 1 người dùng mỗi tháng.

3. Làm cách nào để sử dụng trello cho doanh nghiệp

Trello có thể cực kỳ hữu ích nếu bạn muốn tạo ra một phác thảo về các nhiệm vụ cho mục đích lập kế hoạch kinh doanh của bạn, và để phân công và theo dõi các nhiệm vụ để hoàn thành.

Sử dụng thẻ để phân công từng nhiệm vụ của thành viên trong nhóm của bạn và nhớ sắp xếp thời hạn và lời nhắc. Bạn cũng có thể chuyển thẻ thành viên của nhóm sang thành viên khác nếu họ quá lầy để hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian tốt. Kéo các biểu tượng thành viên từ thanh bên bên phải màn hình của bạn vào bất kỳ thẻ nào để phân công nhiệm vụ. Bạn cũng có thể sử dụng cách tiếp cận tương tự này để phân công một nhiệm vụ cho càng nhiều thành viên càng tốt. Kéo và thả các biểu tượng của chúng vào các thẻ mà bạn muốn chúng hoạt động.

Nhìn chung, trello có và tính năng của mình sẽ là công cụ vô cùng hữu ích cho quá trình quản trị doanh nghiệp của các nhà quản lý. Ngoài trello còn rất nhiều công cụ quản lý doanh nghiệp cũng như những kỹ năng quản trị doanh nghiệp khác mà bạn có thể tìm hiểu tại những bài viết trước đây của Timviec365.vn.

Người tìm việc

Trello là ứng dụng lập danh sách bẳng Kanban kiểu định dạng các bản khi triển khai công việc nhóm hoặc công việc cá nhân. Trello được sử dụng tương đối rộng rãi, nó có thể được sử dụng cho quản lý các hỏa động cá nhân và các hoạt động trong kinh doanh. Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ được trello là gì cùng cách thức sử dụng trello trong quản trị doanh nghiệp.