Mẫu bảng kê chứng từ thanh toán và cách xây dựng nội dung

1. Bạn biết gì về bảng kê chứng từ thanh toán?

Trong công tác kế toán, có vô vàn những mẫu giấy tờ, bảng biểu được lập ra phục vụ cho các giao dịch và đảm bảo sự lưu trữ thông tin giao dịch đúng quy định, tránh gây ra những tranh chấp về sau. Bảng kê chứng từ thanh toán là một trong vô số những giấy tờ đó.

Những kế toán viên đều biết bảng kê chứng từ thanh toán chính là loại văn bản kê khai tất cả chứng từ thuộc về nghiệp vụ kế toán đã được phê duyệt liệu đã ăn khớp với nội dung chi tiêu trong doanh nghiệp, đơn vị hay chưa. Bảng kê này đóng một vai trò hết sức quan trọng khi nó chính là minh chứng cho sự minh bạch về hoạt động kế toán, các vấn đề tài chính nói chung trong công ty.

Không phải do các doanh nghiệp tự phát lập nên bảng kê chứng từ thanh toán mà giấy tờ này đã được ban hành bởi hệ thống điều luật của Nhà nước, cụ thể là dựa theo Thông tư 161/2024/TT-BTC, đã được sửa đổi dựa trên mẫu ban hàng theo Thông tư số 39/2024/TT-BTC về nội dung Kiểm soát và thanh toán những khoản chi ngân sách thông qua Kho bạc.

Xem thêm: Thông tin tuyển dụng việc làm chứng từ xuất nhập khẩu, ngành xuất nhẩu khẩu phát triển rất mạnh, nhiều bạn trẻ theo học ngành này. 

2. Bảng kê chứng từ thanh toán được dùng trong trường hợp nào?

Bảng kê chứng từ thanh toán với vai trò quan trọng như đã nêu ở trên sẽ được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp cần lập hồ sơ phục vụ cho mục đích tạm ứng hoặc chi cho công tác theo đề nghị tạm ứng, tiến hành thông qua các hình thức phổ biến như chuyển khoản,…

Nếu như doanh nghiệp của bạn đang cần lập hồ sơ với các mục đích đó thì là một kế toán viên, bạn cần chủ động lập bảng kê chứng từ thanh toán. Hãy tải biểu mẫu bảng kê chứng từ thanh toán sau đây về máy để hình dung, làm quen với mẫu văn bản trước khi chính thức thực hiện hoàn thiện nội dung cho văn bản này.

Một số biểu mẫu dưới đây sẽ giúp bạn có đa dạng sự lựa chọn hơn. Vậy nên hãy chọn cho mình một mẫu phù hợp, dễ thực hiện nhé:

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THANH TOÁN MẪU 1.docx

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THANH TOÁN MẪU 2.docx

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THANH TOÁN MẪU 3.docx

3. Thông tin quan trọng liên quan tới bảng kê chứng từ thanh toán

 Mẫu bảng kê chứng từ thanh toán sẽ được lập nên bởi đơn vị sử dụng ngân sách của Kho bạc nhà nước. Khi lập, đơn vị cần lập thành 2 liên trong đó 1 liên sẽ được lưu giữ ngay tại doanh nghiệp có sử dụng đến ngân sách của Kho Bạc Nhà nước.

Với các khoản cần chi không được lập hợp đồng cụ thể, giá trị chi lớn hơn 20 triệu đồng thì phía doanh nghiệp sẽ phải kê khai thông tin, nội dung chi tiết vào trong cột số 8 và cột số 9 của bảng kê chứng từ thanh toán. Đây là quy định tiêu chuẩn được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền.

Còn trong trường hợp những khoản đã chi có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng thì doanh nghiệp sẽ tiến hành kê khai đầy đủ, chi tiết nội dung thông tin vào trong cột số 10 – cột tổng số mà không phải viết nội dung cho cột số 8 và cột số 9 như trên nữa.

Xem thêm: Nhu cầu tuyển dụng việc làm kế toán tổng hợp của các doanh nghiệp hiện nay. Với việc làm này cơ hội luôn rộng mở vì có nhu cầu tuyển dụng lớn

4. Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng kê chứng từ thanh toán theo thông tư số 39

4.1. Mục đích lập bảng kê chứng từ thanh toán theo Thông tư số 39

Với mục đích phục vụ cho các nhu cầu tạm ứng, bảng kê chứng từ thanh toán lập theo thông tư số 39 sẽ được lập bởi kế toán viên phụ trách. Việc lập bảng kê này hầu hết sẽ tiến hành trên máy tính vì thế mà chương trình đã được lập trình sẵn theo các bảng tính excel chứa các hàm hỗ trợ.

Khi đó, nội dung sẽ được hiển thị đúng vào hai cột là Hóa đơn – Chứng từ, các nội dung hiển thị bao gồm số hóa đơn, ngày tháng lập hóa đơn đỏ, các chứng từ gốc trong nghiệp vụ phát sinh nhằm mục đích đáp ứng nghiệp vụ thực tế theo nhu cầu của khách hàng.

4.2. Xác định nội dung đầy đủ của một bảng kê chứng từ thanh toán đáp ứng quy định theo Thông tư 39/2024/TT-BTC

Trong một bảng kê chứng từ thanh toán tiêu chuẩn sẽ gồm có những nội dung cơ bản sau đây:

- Các thông tin liên quan đến đơn vị lập bảng kê chứng từ thanh toán: doanh nghiệp, đơn vị cần điền đầy đủ vào các trường nội dung sau đây:

+ Tên đơn vị

+ Mã đơn vị

+ Mã nguồn

+ Mã CTMTQG, Dự án ODA

- Tên của văn bản: yêu cầu viết hoa có dấu và đặt ở vị trí giữa trang giấy. Mẫu bảng kế có nội dung ghi như sau:

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THANH TOÁN/ TẠM ỨNG

- Tích chọn vào một trong 3 lựa chọn:

+ Thanh toán trực tiếp

+ Thanh toán tạm ứng

+ Tạm ứng

- Các cột trong bảng kê:

+ Số thứ tự

+ Cột hóa đơn: gồm cột số, cột ngày tháng

+ Cột chứng từ: gồm cột số, cột ngày tháng

+ Mã NDKT

+ Nội dung chi

+ Số tiền: Số tiền, Định mức, Thành tiền

- Nội dung thể hiện tổng số tiền: ghi bằng chữ

- Địa điểm, Thời gian

- Chữ ký của Kế toán trưởng và Thủ trường đơn vị.

Việc làm kế toán trưởng

4.3. Trường hợp có các thay đổi diễn ra trong bảng kê chứng từ thanh toán TT39

Khi bảng kê chứng từ thanh toán được tạo trước khi phiên bản R2 phát hành, chương trình nội dung trong bảng kê vẫn chưa đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu theo quy định của Kho bạc Nhà nước. Do đó, người kế toán viên sẽ cần phải chỉnh sửa trực tiếp bằng tay trong chương trình bảng kê hoặc tại Excel. Điều này khiến cho việc lập bảng kê chứng từ thành toán khá tốn kém thời gian.

Nhưng kể từ thời điểm phiên bản bảng kê chứng từ R2 trở đi thì các chương trình nội dung bên trong đã được hiển thị đúng nhờ có những can thiệp cải tiến bảng kê, nội dung thông tin về số hóa đơn, số của các chứng từ gốc trong bảng kê đều được hiển thị chính xác.

Ví dụ khi doanh nghiệp cần lập phiếu chi phục vụ cho nội dung thanh toán tạm ứng, để bảng kê thanh toán chứng từ được hoàn thiện thì kế toán viên sẽ phải tiến hành các thủ tục sau:

- Lập Phiếu chi tiền. Lúc này bạn sẽ thấy thông tin được hiển thị chi tiết gồm có cột Số hóa đơn và Ngày hóa đơn, TK Nợ, TK Có.

- Xử lý bảng kê thanh toán tạm ứng bằng thao tác:

+ Vào Dự toán ngân sách/ Lập bảng kê => lựa chọn loại bảng kê phù hợp => chọn Cất.

+ Chọn vào mục In/Bảng kê chứng từ thanh toán/ Tạm ứng

+ Các tham số báo cáo sẽ được hiển thị và người lập cần thực hiện việc cho tùy chọn hiển thị các cột: ngày, cột số chứng từ, click chuột vào mục “Hiển thị ngày, số chứng từ”.

+ Nhấn vào lệnh Đồng ý

Như vậy, có thể thấy được rõ giá trị của bảng kê chứng từ thanh toán và những trường hợp cần lập bảng kê. Điều quan trọng hơn cả đó chính là cách lập bảng kê chứng từ thanh toán đúng chuẩn theo quy định đã được bật mí nhằm hỗ trợ người lập dễ dàng hoàn thiện nhiệm vụ của mình. Mong rằng, qua bài viết này, bạn sẽ biết cách lập bảng kê chứng từ thanh toán trong nghiệp vụ của mình.

Xem thêm: Chiếu khấu thanh toán là gì? Thông tin đầy đủ cho bạn