Đi tìm câu trả lời cho câu hỏi tin học văn phòng gồm những gì?

1. Tin học văn phòng là gì? Vai trò của tin học văn phòng 

1.1. Khái niệm tin học văn phòng 

Tin học văn phòng tiếng Anh được gọi là Office Information Technology cũng là một ngành công nghệ tin học, tuy nhiên nó mang tính phổ cập hơn nhằm mục đích để sử dụng cho môi trường công sở. Các thiết bị được sử dụng trong tin học văn phòng là máy tính PC, laptop, tablet hoặc mobile. Đúng như tên gọi, tin học văn phòng sẽ bao gồm các thao tác, chức năng để có thể hỗ trợ cho người sử dụng giải quyết được các công việc hành chính nhân sự và văn phòng như sổ sách, quản lý, văn bản, thuyết trình, thiết lập mối quan hệ hồ sơ, đối tác,… Có thể nói sự ra đời của tin học văn phòng chính là cột mốc đánh dấu sự tồn tại và vận hành trơn tru của các công việc văn phòng. 

1.2. Vai trò của tin học văn phòng 

Sự quan trọng và cần thiết của tin học văn phòng là thứ không ai có thể phủ nhận. Thậm chí hiện nay tất cả các công việc ( không chỉ công việc hành chính ) cũng đều yêu cầu ứng viên bắt buộc phải có kỹ năng tin học văn phòng. Thật khó để có thể chỉ ra được một nhánh công việc nào ngoại trừ công việc tay chân tay mà không cần đến tin học văn phòng. Sự phát triển của thời đại 4.0 có thể thay thế những chiếc máy vi tính cong, mờ tịt, cồng kềnh thành những chiếc màn hình LCD mỏng, to và dễ nhìn, hay nhỏ gọn là các laptop cá nhân. Thế nhưng không thể thay thế tin học văn phòng thành một kỹ năng khác. Bởi lẽ tin học văn phòng chính là huyết mạch của một công ty. 

>> Xem thêm: Cách lọc dữ liệu từ nhiều sheet trong excel

2. Tin học văn phòng gồm những gì 

Trong tin học văn phòng gồm có một số mục sau: Email, Microsoft Office, và các phần mềm liên lạc văn phòng khác. Đây đều là những yêu cầu cơ bản nhất trong tin học văn phòng, chỉ cần đảm bảo được thành tạo những mục này là bạn đã hoàn toàn đủ tự tin để đi ứng tuyển tại bất kỳ công ty nào. 

2.1. Email 

Ứng dụng đầu tiên trong tin học văn phòng đó chính là email. Email hay được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là Gmail và các tính năng khác về lưu giữ dữ liệu của google như: Google Drive, Google Doc. 

2.1.1. Gmail 

Gmail được sử dụng để gửi thư trao đổi hoặc dữ liệu giữa một với một hoặc nhiều người. Mỗi thư soạn ra trên gmail đều có thể đính kèm với với một clip hoặc một hình ảnh hay các tệp ở các dạng hiển thị khác. Khi nhân viên văn phòng sử dụng Gmail đồng nghĩa với việc bạn phải biết cách gửi thư, nhận thư, check thư, lọc thư một cách chuẩn chỉnh mà logic nhất, làm sao có thể dễ dàng tìm kiếm vào lần sau. Nhiều người nghĩ gửi thư gmail đơn thuần chỉ là nhập người nhận rồi gửi đi, tuy nhiên đối với kỹ năng tin học văn phòng bạn còn phải sắp xếp thư và thao tác gửi thư đúng chuẩn cho mục đích công sở. 

2.1.2. Google Drive

Google Drive thực chất giống như một bộ nhớ để lưu lại hết những tệp đã được thao tác sử dụng bằng tài khoản đăng nhập gmail, đặc biệt với những thư mail có tệp đính kèm nặng, Gmail không đủ sức chứa có thể tự động google drive. Hay các dữ liệu tạo bằng bản doc online, Google Scholar, Google Slides hay trang tính của google cũng được lưu tổng trong google drive. Tuy nhiên phổ biến nhất của người dùng đặc biệt dân công sở, đó là họ sẽ tạo các folder giống như một ổ cứng máy tính của mình đều phân loại và lưu dữ liệu. Việc này nhằm đảm bảo cho dữ liệu trong Google Drive luôn an toàn kể cả khi máy tính của bạn bị lỗi và tránh gây mất dữ liệu. 

2.1.3. Google Doc

Bên cạnh Gmail và Google Drive thi Google Doc cũng hỗ trợ hết sức cho công việc văn phòng và là phần không thể thiếu của tin học văn học. Google Doc lại tiếp tục được chia nhỏ ra thành Google Doc văn bản và Google Doc Trang tính. Google Doc văn bản giao diện như Word Online để đánh các văn bản và chia sẻ trực tuyến nó với người khác, còn Google Doc trang tính giao diện như Excel Online để tạo các bảng dữ liệu và tương tự cũng để chia sẻ trực tuyến với người khác. Ưu điểm của Google Doc đó là cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa trên một bản chỉ cần chủ sở hữu chia sẻ quyền chỉnh sửa. 

2.2. Microsoft Office 

Có thể bạn không biết sử dụng Gmail chuyên nghiệp tuy nhiên để có thể đảm bảo kỹ năng tin học văn phòng cơ bản nhất thì bạn phải biết sử dụng bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office.  

2.2.1. Word

Microsoft Word là một trình xử lý, soạn thảo văn bản thương mại được sử dụng rộng rãi được thiết kế bởi Microsoft. Microsoft Word cung cấp một số tính năng để dễ dàng tạo và chỉnh sửa tài liệu, bao gồm:

Màn hình WYSIWYG (what-you-see-is-what-you-get) ( Những gì bạn thấy là những gì bạn có thể sử dụng ): Nó đảm bảo rằng mọi thứ hiển thị trên màn hình sẽ xuất hiện theo cùng một cách khi được in hoặc chuyển sang định dạng hoặc chương trình khác.

Kiểm tra chính tả: Word có một từ điển tích hợp để kiểm tra chính tả; từ sai chính tả được đánh dấu bằng một gạch dưới màu đỏ nguệch ngoạc. Đôi khi, Word tự động sửa một từ hoặc cụm từ sai chính tả rõ ràng.

Các tính năng ở cấp độ văn bản như in đậm, gạch chân, in nghiêng và gạch ngang

Các tính năng ở cấp độ trang như thụt lề, phân đoạn và biện minh

2.2.2. Excel 

Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính thương mại được sản xuất và phân phối bởi Microsoft cho Microsoft Windows và Mac OS. Nó có tính năng thực hiện các tính toán cơ bản, sử dụng các công cụ đồ họa, tạo các bảng trụ. Excel có các tính năng cơ bản giống như tất cả các ứng dụng bảng tính, sử dụng một tập hợp các ô được sắp xếp thành các hàng và cột để sắp xếp và thao tác dữ liệu. Họ cũng có thể hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ, biểu đồ và biểu đồ đường. Excel cho phép người dùng sắp xếp dữ liệu để xem các yếu tố khác nhau từ các quan điểm khác nhau. Không chỉ vậy nó còn cho phép người dùng tạo ra nhiều phương thức số phức tạp. 

2.2.3. Power Point 

Microsoft PowerPoint là một công cụ chuyên nghiệp để thực hiện các bài thuyết trình đã tồn tại trong nhiều thập kỷ. Nó có một số tính năng làm cho nó trở thành một công cụ trình bày mạnh mẽ. Một loại bản trình bày Microsoft PowerPoint phổ biến mà bạn có thể muốn xây dựng trong PowerPoint là một bản trình bày cao cấp, một bản trình bày đặc biệt mà nhiều người khởi nghiệp và doanh nhân sử dụng để thu hút hỗ trợ. Một loại trình bày Microsoft PowerPoint phổ biến khác là trình chiếu. Những nội dung này có thể trải rộng trên nhiều loại nội dung, nhưng nếu bạn đang lên kế hoạch cho một bài thuyết trình cho ngày trọng đại của mình, ví dụ dưới đây đáng để kiểm tra. Nhờ chuyển tiếp mượt mà và hình ảnh động, đó là một lựa chọn lý tưởng. Cuối cùng, một ví dụ quan trọng khác của bài thuyết trình Microsoft PowerPoint là giải thích các khái niệm phức tạp. Điều đó trở nên dễ dàng hơn nhiều nhờ vào infographics, điểm thú vị giữa hiển thị thông tin và sử dụng đồ họa để làm điều đó. Sử dụng ví dụ dưới đây để lấy cảm hứng.

2.3. Các phần mềm liên lạc văn phòng 

Ngoài ra, để đầy đủ nhất cho kỹ năng tin học văn phòng đó là bạn còn phải biết sử dụng một số phần mềm chuyên biệt dành cho công sở, văn phòng ví dụ skypee, zalo, viber. Tùy vào mỗi môi trường công sở sẽ có một loại phần mềm được sử dụng. Những phần mềm này hay còn được gọi là ứng dụng liên lạc hay mạng xã hội doanh nghiệp để nhân viên và ban lãnh đạo công ty có thể trao đổi công việc trong giờ hành chính giữa các phòng hoặc khi về nhà. Sử dụng thành thạo các phần mềm liên lạc này sẽ giúp bạn nhanh nhất thích ứng với môi trường văn phòng mà bạn đang làm việc. 

>> Xem thêm: Check mail là gì

3. Các kỹ năng tin học văn phòng khác 

3.1. Kỹ năng gõ bàn phím 10 ngón 

Khi làm việc văn phòng bạn bắt buộc phải nhập bàn phím để viết văn bản rất nhiều, hay nhập dữ liệu thế nên kỹ năng gõ bàn phím 10 ngón khá là quan trọng. Nó ảnh hưởng đến tốc độ làm việc, đặc biệt trong môi trường áp lực lại càng cần thiết. Kỹ năng gõ bàn phím 10 ngón thường đạt được với những người đã quen gõ bàn phím lâu năm. Thế nhưng nếu bạn đang bắt đầu với tin học văn phòng có thể học cách để tạo thói quen gõ bàn phím này. Thao tác này được lặp đi lặp lại nhiều lần sẽ tạo thành thói quen. 

3.2. Sao lưu dữ liệu 

Kỹ năng mềm tiếp theo trong kỹ năng tin học văn phòng  đó chính là sao lưu dữ liệu và quản lý dữ liệu. Thao tác này sử dụng chính là trên bộ nhớ của máy tính ở các ổ C và ổ D. Bạn phải học cách sắp xếp và quản lý dữ liệu sao cho logic nhất để có thể dễ dàng cho việc tìm kiếm sau này, cũng như đảm bảo không bị mất bất kì dữ liệu nào. Nghe thì có vẻ đơn giản tuy nhiên để có thể biết cách sao lưu dữ liệu đúng cách, hiệu quả và nhanh chóng không phải ai cũng làm được ngay mà cần phải được rèn luyện bởi kinh nghiệm. Kỹ năng thực sự quan trọng với những nhân viên nhân sự hay trợ lý và thư ký. 

3.3. Bảo vệ máy tính khỏi vi rút

Chuyện máy tính “vô tình” bị vi rút là điều không thể tránh khỏi trong quá trình sử dụng. Thế nhưng trong môi trường văn phòng nếu chẳng may bị vi rút ăn tài liệu vô cùng nguy hiểm vì vậy trong kỹ năng tin học còn bao gồm cả việc bạn phải biết cách bảo vệ máy tính của mình. Ngoài được hỗ trợ phải phần mềm diệt vi rút thì bạn cũng cần hạn chế truy cập vào những trang web xấu có đường link nhiễm vi rút hay tải các các tệp không an toàn xuống máy tính làm việc của bạn. 

3.4. Kết nối máy tính với các thiết bị bên ngoài

Ngoài ra, một nhân viên văn phòng cũng cần phải biết cách kết nối máy tính với các thiết bị khác như máy in, máy fax, máy chiếu, loa, … để phục vụ cho công việc. Rất nhiều người cho rằng việc in ấn hay cài đặt thiết bị là của những nhân viên kỹ thuật thế nhưng đây là những gì rất cơ bản nhất trong kỹ năng tin học văn phòng. Bạn không muốn những loại văn bản quan trọng, gấp rút của bạn phải ngồi đấy để chờ đợi một người thực sự rảnh ra in hộ. Vì vậy bạn cần phải học ngay những thao tác kết nối này. 

Với những kỹ năng tin học văn phòng kể trên, hi vọng có thể giúp bạn hiểu hơn về những gì cần thiết của kỹ năng này. Thông qua đó có thể tự tin đi xin việc. Và nếu bạn còn đang phân vân về tìm một việc làm hợp lý cho mình để bản thân có thể “show” hết những kỹ năng tin học trên, hãy truy cập ngay vào website timviec365.vn để tìm việc cho mình nhé!