Khi sự phổ biến cũng như thông dụng của các thiết bị điện tử được nâng cao thì các công cụ cũng như phương tiện hỗ trợ người dùng xử lý thông tin như Pivottable trong Excel cũng có vai trò quan trọng hơn. Nhưng Pivottable là gì? Đây vẫn còn là ẩn số đối với nhiều bạn, bởi không phải ai cũng thông thạo hay biết đến công cụ này. Đó là lý do vì sao hôm nay Thanh Hồng sẽ chia sẻ đến các bạn các thông tin từ cơ bản đến chuyên sâu về công cụ phân tích dữ liệu trang tính này nhé!
Mặc dù Pivottable được nhiều người hiểu là bảng xoay vòng, tuy nhiên các bạn nên hiểu rằng đây là một công cụ tiện ích của Excel - một trong những công cụ làm việc thông dụng trong tin học văn phòng gồm những gì như là phần mềm soạn thảo văn bản Word (hay Winword), Powerpoint, Outlook, Google Scholar, Google Slides, Google Mails,... - và nó hỗ trợ người dùng có thể xử lý được thông tin dữ liệu (tính toán, tóm tắt, phân tích…) một cách nhanh chóng, hiệu quả mà lại cực kỳ đơn giản. Và đã được Microsoft đăng ký nhãn hiệu PivotTable độc quyền tại Hoa Kỳ vào năm 1994. Đó chính là một dấu mốc vô cùng quan trọng đối với bảng Pivot cũng như Microsoft Excel.
Tìm hiểu về Pivottable là gì?
Là một loại bảng thống kê tóm tắt dữ liệu của một bảng rộng, “cồng kềnh” hơn (cơ sở dữ liệu, bảng tính, chương trình kinh doanh…). Nội dung thông tin dữ liệu có thể là các khoản tiền, trung bình hoặc thống kê khác mà chúng xoay vòng, lặp lại nhiều lần trong khi có cùng ý nghĩa. Và Bảng Pivot lúc này sẽ đóng vai trò như một kỹ thuật viên trong xử lý dữ liệu. Đồng thời cho phép người dùng có thể sắp xếp các số liệu thống kê (hoặc "trục"), tổng hợp hoặc thu gom các dữ liệu. Để dễ dàng quản lý thông tin và người dùng cũng nắm bắt được các thông tin quan trọng một cách nhanh nhất.
2. Sự hữu ích mà tính năng của pivottable mang lại cho người dùng
Như đã chia sẻ ở phần “PivotTable là gì?” thì sơ bộ các bạn cũng đã nhìn thấy được tính năng chính của bảng Pivot này rồi đúng không? Việc người dùng vừa có thể tóm tắt được nhiều dữ liệu thông tin vừa phân tích được nhanh chóng, đã mang lại khá nhiều sự tiện lợi. Đó cũng là một trong những lý do vì sao mà PivotChart cũng được mở rộng và phát triển hơn nó. Tính năng này cũng cho phép người dùng có thể đưa ra các quyết định quan trọng trong quá trình làm việc.
Quay lại chủ đề chính, dưới đây tôi sẽ đưa ra nội dung về những lợi ích mà PivotTable mang lại cho người dùng mà bạn nên biết.
Sự hữu ích mà tính năng của pivottable mang lại cho người dùng
• Các cách sử dụng luôn đảm bảo thân thiện với người dùng, dễ dàng thực hiện truy vấn lượng dữ liệu lớn.
• Thực hiện được tính năng tính tổng hợp dữ liệu số, tổng phụ và tóm tắt dữ liệu, tạo tính toán với theo nhu cầu của mình.
• Bung rộng/ thu gọn thông tin dữ liệu theo nhiều mức khác nhau, tùy vào nhu cầu để tập trung có được kết quả phân tích, tóm tắt cho vùng người dùng quan tâm.
• Cho phép người dùng chuyển cột thành hàng hoặc ngược lại, như vậy cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc tiếp nhận thông tin.
• Các tính năng như Lọc, nhóm, sắp xếp và định dạng mà PivotTable cung cấp cũng đã mang lại nhiều điều kiện thuận lợi cho người dùng trong việc tập trung vào thông tin mình muốn.
3. Mỗi trường trong danh sách có thể được kéo vào bố cục này, có bốn tùy chọn trong PivotTable …
Các trường sẽ được tạo sẽ hiển thị ở phía bên phải của bảng tính. Theo mặc định, thiết kế bố trí bảng trụ sẽ xuất hiện bên dưới danh sách này.
Có bốn tùy chọn trong PivotTable …
3.1. Bộ lọc báo cáo/ Report filter
Bộ lọc báo cáo được áp dụng bộ lọc cho toàn bộ bảng PivotTable. Ví dụ: nếu trường "Màu của vật phẩm" thì lúc này bộ lọc báo cáo được chèn phía trên bảng, và các bạn cũng có thể lựa chọn theo các tùy chọn Đen, Đỏ và Trắng thả xuống.
3.2. Nhãn cột/ Column labels
Nhãn cột được sử dụng để áp dụng bộ lọc cho một hoặc nhiều cột phải được hiển thị trong bảng PivotTable. Ví dụ: Nếu trường "Nhân viên bán hàng" được kéo đến khu vực này, thì bảng được xây dựng sẽ có các giá trị từ cột "Nhân viên bán hàng", tức là, người dùng sẽ có số lượng "Nhân viên bán hàng" tương ứng. Ngoài ra còn có thêm một cột của Tổng. Trong ví dụ trên, hướng dẫn này sẽ tạo năm cột trong bảng - một cột cho mỗi nhân viên bán hàng và tổng. Kết hợp với bộ lọc phía trên dữ liệu - nhãn cột, người dùng có thể chọn hoặc bỏ chọn một cột nhân viên bán hàng cụ thể cho bảng PivotTable.
Bảng này sẽ không có bất kỳ giá trị số nào nếu không có trường số nào được người dùng chọn. Tuy nhiên khi được chọn, các giá trị sẽ tự động được cộng dồn lại và thể hiện trên cột "Tổng cộng".
3.3. Nhãn hàng/ Row labels
Nhãn hàng được áp dụng bộ lọc cho một hoặc nhiều hàng phải được hiển thị trong bảng PivotTable là gì? Chẳng hạn, nếu trường "Nhân viên bán hàng" được kéo trên khu vực này thì bảng đầu ra khác được xây dựng sẽ có các giá trị từ hàng "Nhân viên bán hàng", tức là người dùng sẽ có tổng số hàng bằng với số hàng "Nhân viên bán hàng" tương đương với thêm một hàng "Tổng cộng". Và lúc này cũng sẽ có một bộ lọc phía trên dữ liệu - nhãn hàng - từ đó người dùng cũng có thể thể chọn/ bỏ chọn một cột nhân viên người bán hàng trong bảng Pivot.
Tương tự như nhãn cột, Bảng này sẽ không có bất kỳ giá trị số nào nếu không có trường số nào được người dùng chọn. Tuy nhiên khi được chọn, các giá trị sẽ tự động được cộng dồn lại và thể hiện trên cột "Tổng cộng".
Nếu các bạn đã học Excel qua giáo trình tin học văn phòng tiếng anh hay để thi lấy chứng chỉ icdl thì có lẽ cũng đã biết trong bảng tính này có nhiều hàm khác nhau để hỗ trợ người dùng có thể tính toán trực tiếp trên bảng mà không mất thời gian tính toán bằng tay hoặc bằng máy tính khác. Điển hình như khi tính giá trị tổng thì các bạn cũng có thể sử dụng hàm Sum, nó sẽ ra được giá trị tổng của những con số mà bạn đã thực hiện trong công thức hàm sum. Và nếu trường "Đơn vị đã bán" được kéo đến khu vực này cùng với nhãn hàng của "Nhân viên bán hàng", thì sẽ thêm một cột mới, đó là "Tổng số đơn vị đã bán".
PivotTable có những tùy chọn…
4. Hướng dẫn dùng PivotTable trong Excel
PivotTable là một công cụ dùng để xử lý dữ liệu cho người dùng với nhiều góc độ khác nhau tương đương với những nhu cầu khác nhau của người dùng, đối với một danh sách hay một bảng của PivotTable. Và có thể các bạn cũng đã biết thì PivotTable còn giúp người dùng có thể tóm gọn một bảng dữ liệu khổng lồ lại, tổng hợp dữ liệu theo nhóm biểu hiện trên hàng và cột. Đồng thời các bạn cũng sẽ thu gọn các dữ liệu theo yêu cầu của người dùng. Đối với PivotTable mà nói thì đây cũng là tính năng vô cùng hữu ích mà tôi đã nhắc ở phần nội dung trên. Và để sử dụng thành thạo được tính năng này thì các bạn đừng bỏ lỡ những nội dung được chia sẻ dưới đây nhé.
4.1. Sử dụng PivotTable để thống kê đơn giản
Giả dụ bạn đang là nhân viên văn phòng ở bộ phận kế toán của một công ty kinh doanh có nhiều hệ thống cửa hàng, và nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện lúc này là Sử dụng PivotTable để thống kê, tổng hợp được doanh thu của mặt hàng A đã được sử dụng tại mỗi Cửa hàng tương ứng. Thì các bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào trong vùng dữ liệu có thể bất kể là một điểm nào hoặc chọn tất cả vùng dữ liệu >> chọn thẻ Insert -> Tìm kiếm và chọn PivotTable.
Bước 2: Sau khi chọn PivotTable thì màn hình sẽ hiện hộp thoại CreatPivotTable lên, và địa chỉ vùng chứa dữ liệu sẽ được hiển thị trong phần Table/Range.
Bên cạnh đó, khi nhìn thấy dòng lệnh “Choose where you want the PivotTable report to be replaced” nghĩa là chọn điểm mà bạn muốn đặt PivotTable vào. Có một vài lựa chọn mà bạn có thể đặt như:
Trong sheet mới - New sheet;
Trong sheet hiện tại - Existing sheet; và đặt PivotTable trong phần Location.
Sau khi đã chọn và thao tác theo đúng với các bước trên thì chỉ cần nhấn OK để tạo PivotTable.
Hướng dẫn dùng PivotTable trong Excel
Bước 3: Hộp thoại “PivotTable Field List” sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình máy tính bạn. Khi này sẽ xảy ra hai trường hợp để bạn có thể chọn:
Choose fields to add to report – Nghĩa là chọn dữ liệu để thêm vào PivotTable;
Drag fields between areas below – 4 vùng để thả, đó là: column labels – tên cột, report filter – vùng lọc dữ liệu, row labels – tên dòng, values – giá trị muốn hiển thị.
Bước 4:. Các bạn tích chọn 2 ô Mặt hàng A và Cửa hàng tương ứng để thống kê doanh thu.
Lúc này ô ROWS được hiện lên màn hình thì các bạn giữ chuột ô đó và kéo sang ô VALUES. Và click chuột vào phần VALUES >> chọn Value Field Settings >> chọn hàm Sum (hàm tính tổng) để tính toán theo yêu cầu mà bạn cần thực hiện. Mặt khác, nếu nhiệm vụ của bạn cần thực hiện khác thì các bạn có thể sử dụng thêm nhiều hàm tính toán khác sao cho phù hợp với nhiệm vụ tương ứng.
Khi VALUES được hiển thị ở trên màn hình máy vi tính, thì lúc này bạn đã hoàn thành được nhiệm vụ thống kê của mình rồi.
4.2. Sử dụng PivotTable thống kê dữ liệu của nhiều cột
Sau khi các bạn đã thống kê được bảng đơn giản theo yêu cầu rồi, nhưng bạn còn phải làm sao để bảng tính đó hiện lên màn hình theo đúng với nhu cầu của mình. Ví dụ bạn đang cần cho sếp xem được số liệu của mặt hàng A trong tháng 4 tại cửa hàng tương ứng thì bạn sẽ phải làm thế nào?
Khi đó các bạn cũng sẽ Sử dụng PivotTable để hiển thị doanh thu trong bảng dữ liệu đó, và các thao tác cần thực hiện cũng không quá khó đối với các bạn.
Sử dụng PivotTable để thống kê đơn giản
Bước 1: Tạo PivotTable, theo đúng với hướng dẫn ở Bước 1 và Bước 2 của phần nội dung bên trên.
Bước 2: Trong phần “PivotTable Field List”, đánh dấu chọn ba mục liên quan đến doanh thu mà bạn cần xem được, đó là Cửa hàng/ Tháng/ Mặt hàng A.
Hoặc để nhanh hơn thì các bạn cũng có thể giữ con chuột và kéo ô “Cửa hàng và Tháng” và vùng ROWS, còn đối với Mặt hàng A thì sẽ kéo vào vùng VALUES.
Ngoài ra, nếu sếp bạn còn yêu cầu so sánh thì các bạn giữ chuột kéo ô Tháng trong vùng ROWS vào vùng COLUMNS.
Hoặc tại ô Tháng trong vùng ROWS các bạn ấn chuột trái >> chọn Move to Column Labels.
Trên đây là những nội dung chia sẻ về PivotTable là gì? Cùng với những thông tin chia sẻ về cách sử dụng bảng Pivot. Hy vọng đã giúp bạn làm việc hiệu quả hơn!
